Совмещение деловой поездки и отдыха
Путешествия — это не всегда безмятежный отдых. Иногда это встречи, переговоры и очень плотный график. Но как бы насыщенной ни была поездка, стоит находить время на две вещи: новые впечатления и уход за собой.
По работе я часто летаю в Японию, где участвую в разработке новых продуктов корпорации ENHEL. Я очень люблю эту страну, ведь в ней живут самые счастливые люди на земле. Сотрудничество с ними — сплошное удовольствие! За месяц я провожу в самолете около 30 часов. К сожалению, пребывание в замкнутом пространстве высоко в небе не лучшим образом сказывается на здоровье кожи, поэтому при длительных перелетах — не важно, по работе или на отдых — я советую не пренебрегать уходом за собой.
Одно из отличий деловой поездки от путешествия в свободном режиме в том, что по прилету далеко не всегда есть возможность поехать в отель и поспать несколько часов. Браться за дело нужно сразу же, как шасси самолета коснуться взлетно-посадочной полосы. На борту старайтесь употреблять больше воды: у меня всегда с собой бутылочка ENHEL, которая превращает любую питьевую воду в обогащенную водородом. Кроме того, с собой в самолет можно взять водородную маску для идеальной кожи и патчи: тогда с трапа в аэропорту назначения вы гарантированно спуститесь абсолютно свежей и без следов усталости.
У нас в Enhel Wellness Spa Dome есть специальные программы по восстановлению после перелетов. Это очень эффективный метод расслабления и очищения организма, в чем я регулярно убеждаюсь на собственном опыте.
У бизнес-путешествия всегда довольно четкий и жесткий тайминг: корректировать свой расписание во время личных поездок гораздо проще. Впрочем, каждую минуту в любом путешествии я стараюсь проводить с пользой, чтобы узнать как можно больше о стране, ее культуре и жителях. Даже если у вас всего один свободный вечер в новом городе, не спешите возвращаться в отель: лучше немного погулять и почувствовать ритм того места, куда вы приехали. Идеальный вариант — перенести обратный вылет на пару дней, если есть такая возможность: это позволит вам идеально совместить деловую поездку с короткой передышкой.
Я путешествую по всему миру в поисках лучших технологий для омоложения и оздоровления организма. Недавно в Enhel Wellness Spa Dome приезжали врачи косметологи из Франции, обучили наших специалистов эффективным методам коррекции фигуры. Также у нас в гостях бывают гуру из Японии и Индии. Кроме того, к нашей команде присоединился доктор — физиотерапевт и реабилитолог; SPA-мастер высшего разряда из Египта. Пожалуй, он проводит лучшие спа-ритуалы в хамаме! Общение с этими интересными людьми из разных уголков мира, каждый из которых — профессионал своего дела, — дарит мне радость и наполняет энергией. Кстати, оставить приятные впечатления от деловой поездки тоже помогают именно люди: например, те, кто стремится показать свой город, приобщить к своим обычаям и культуре.
Очень важно наслаждаться каждым моментом и проживать жизнь в абсолютной гармонии с собой и окружающим миром. Ведь счастье — означает жить с благодарностью, радоваться каждому мгновению и настоящему моменту, наслаждаться красотой, которая окружает, и искать ее источник внутри себя. И именно этому нас во многом учат именно путешествия. И неважно, деловые они или личные, главное, чтобы с душой!
Командировка во время отпуска
Отзываем сотрудника из отпуска
Сотрудник может отказаться и с чистой совестью отдыхать дальше. Это его право, поэтому штрафовать или грозить увольнением ни в коем случае нельзя.
Но даже если обстоятельства экстренные, а сотрудник согласен, прервать отпуск можно не всегда. Нельзя отзывать из отпуска работников:
- несовершеннолетних;
- работников вредных или опасных производств;
- беременных.
Чтобы прервать отпуск, руководитель составляет приказ об отзыве сотрудника и запрашивает его согласие на это.
Пересчитываем отпускные
Отпускные сотруднику выплачивают за 3 дня до начала отпуска. Если он прерван, сотрудник часть отпускных возвращает. Вернуть их можно одним из трёх способов:
- Принять наличными через кассу.
- Вычесть из зарплаты.
- Учесть в командировочных расходах.
Работник сам решает, какой вариант ему больше подходит.
Решаем, как быть с неизрасходованными днями отпуска
Остаток отпуска сотрудник может использовать в любое время в течение рабочего года: хоть сразу после командировки, хоть присоединить к отпуску в следующем году. Информацию о переносе отпуска зафиксируйте в графике отпусков.
Дополнительно корректируется личная карточка и табель рабочего времени.
Далее оформляйте командировку по классическому сценарию: составьте приказ и выплатите суточные, деньги на дорогу и проживание.
Компенсируем расходы на проезд
Если в отпуске сотрудник находился в другом городе, то при отправке в командировку в его пути будет не два пункта, а больше. Заглянем в письмо Минфина от 17.01.2017 № 03-04-06/1546, чтобы решить, как оплачивать проезд в каждом случае.
Вариант 1. Работник решил отгулять оставшийся отпуск сразу после командировки
Его путь выглядит как «Прага — Москва — Прага — Екатеринбург». Работодатель обязан оплатить перелет из Праги в Москву, а дальше работник платит за себя сам. Конечно, компания может оплатить сотруднику дорогу в Прагу как обратный билет, но нельзя учесть это в расходах для расчёта прибыли. Кроме того, с выплаты придётся удержать НДФЛ и страховые взносы.
В этом случае желательно не оформлять перелет «Прага — Москва — Прага» одним билетом. Чтобы учесть перелет «Прага — Москва» в расходах, понадобится выделить его стоимость и обосновать её налоговой. С этим поможет компания, в которой покупали билеты.
Вариант 2. Сотрудник из места командировки возвращается в место работы
Его путь выглядит как «Прага — Москва — Екатеринбург». Все расходы на проезд работодатель может возместить и учесть в расходах. Выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
Выплачиваем суточные и принимаем авансовый отчёт
Когда после командировки сотрудник не возвращается на работу, а отправляется в отпуск, днём завершения командировки считается последний день перед отпуском. Суточные выплачиваются по этот день, а дни в дальнейших переездах не оплачиваются.
Авансовый отчет можно сдать после возвращения из отпуска. На его сдачу дается три рабочих дня сотрудника. Отсчет начинается с дня, в который он возвращается на работу (п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
После отпуска в командировку
Эта ситуация самая простая: нет никаких нюансов оформления документов. Отпуск заканчивается стандартно, а затем работник отправляется в командировку.
Проблема состоит в том, что билет приобретается по месту отпуска сотрудника, а не по месту работы. К тому же, оплатив работнику путь «Прага — Берлин — Екатеринбург», работодатель оплачивает его возвращение из отпуска. Можно ли учитывать это в расходах?
Когда сразу после окончания отпуска сотрудник отправляется в командировку, её первым днём считается день, следующий за последним днём в приказе об отпуске. Работодатель должен заранее перечислить сотруднику аванс на оплату проезда, жилья и суточные.
Билеты на проезд от места отдыха до места командировки и обратно до работы не облагаются НДФЛ и взносами и учитываются в расходах как компенсация командировочных расходов (письмо Минфина от 09.11.2018 № 03-04-06/80946).
Совмещение командировки и отпуска — частая ситуация. Чтобы не запутаться и в будущем не переплачивать по налогу на прибыль, следуйте нормам НК РФ. Для удобства — схема.
Елизавета Кобрина, экономист, редактор-эксперт
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Как оформить командировку, если она совмещается с отпуском
Работодатель не всегда имеет право учесть в расходах компенсацию затрат на проезд сотрудника в командировку и обратно. Как компенсировать билеты и дни в пути, законно учесть их в расходах по налогу на прибыль и не получить штраф?
Работодатель обязан возмещать сотруднику расходы на проезд к месту командировки и обратно до работы. Но путь работника не всегда выглядит как «Екатеринбург — Москва — Екатеринбург». Случается, что появляется промежуточное звено — отпуск в Праге. В статье обсудим 4 ситуации, в которых отпуск совпадает с командировкой. Расскажем, как грамотно оформить документы и компенсировать затраты на проезд, чтобы не попасть под санкции.
Как управляющие активами заманивают поколение next в инвесторы
Фонды для миллениалов зачастую обыгрывают рынокМолодые люди должны иметь возможность влиять на параметры поездки – от перелета до размещения, пользоваться удобными инструментами бронирования. Возможность совмещать приятное с полезным и оставаться в интересном городе на пару выходных дней станет мощным дополнительным преимуществом. В то же время у компаний имеются свои ограничения и требования к оформлению документов для командировок, не допускающие самотека и полной свободы действий. Как найти компромисс? Работодателю следует разработать политику деловых поездок и описать все важные ограничения. Обычно это:
сроки подачи заявок на поездки;
правила отчетности после поездки;
ограничения по стоимости и типу билетов.
Процесс выработки этой политики следует сделать открытым, привлечь к ее разработке юристов, бухгалтеров, руководителей отделов. Перед введением политики деловых поездок следует провести опрос сотрудников, чтобы выслушать их предложения и в случае необходимости внести изменения.
Командировки, сочетающиеся с отдыхом, могут стать одним из инструментов продвижения HR-бренда работодателя среди молодежи. Однако современное трудовое законодательство не готово к совмещению деловых поездок с днями отдыха. Например, компания не сможет оплатить сотруднику суточные за те дни, что он находился в поездке после окончания ее обязательной части: это противоречит правилам оформления командировок. В принципе, компания имеет право не оплачивать и обратный билет. Время в самолете считается частью командировки, а по факту она уже давно завершена. Оплатить обратный билет и проживание работника после фактического завершения командировки можно приказом руководителя компании. Но бухгалтерии придется поломать голову над тем, как проводить время в пути в табеле. Проще заплатить сотруднику премию, из которой он сам оплатит проживание и дорогу домой. Но нужно заранее установить время выплаты премии (до или после командировки) и ее обоснование (например, за профессиональные достижения, а не просто «на билеты»).
Командировка или разъездной характер работы: как не нарушить трудовое законодательство?
Рекомендуем онлайн-курс Заработная плата. Средний заработок . В программе обучения: расчет зарплаты; все виды компенсационных и стимулирующих выплат, в том числе сверхурочные; работа в выходной день, ночные. Премии, командировки, больничные, иные пособия – лектор приведет все случаи расчета среднего заработка.
Две командировки подряд: как верно оформить
Если компания активно работает с другими городами или странами, командировки могут стать частым явлением в жизни сотрудников. Иногда нужно сделать несколько служебных поездок подряд и тогда там, где кончается одна командировка, начинается другая. Например, сотрудник направляется в командировку в Великобританию с 10 по 15 июня, затем с 15 по 26 июня — в Данию.
Как правильно оформлять такую поездку: нужен ли второй приказ или можно ехать по одному? Как сотруднику получить компенсацию расходов, если он не успевает подготовить авансовый отчёт и сразу уезжает в новую командировку? Как в документах квалифицировать день, который оказывается одновременно началом одной командировки и концом другой? Будем разбираться.
Законное основание
При этом командированный не может рассчитывать на двойную выплату суточных за день, когда пересекаются две командировки. Если работодатель оплатил расходы за последний день одной поездки, но в тот же день началась вторая командировка — больше ничего не компенсировать не нужно. Суточные рассчитываются на каждый день нахождения в поездке в одном экземпляре, даже если формально это две командировки. Так что, чтобы понять, сколько суточных полагается сотруднику, можно просто посчитать количество дней вне дома.
Оформить такие командировки можно по-разному: как две поездки или как одну объединённую.
Оформление двух командировок
Чтобы оформить две разные командировки, работодатель должен издать два приказа о направлении в поездку. Сотрудник получает аванс на обе командировки перед отъездом. После возвращения из второй поездки работник также составляет и сдаёт два авансовых отчёта.
Объединение двух командировок в одну
Если работодатель заранее знает, что служебные задачи потребуют нескольких поездок подряд, он может объединить их. Командировка может быть оформлена на основании одного приказа, но командированный направится в несколько пунктов назначения. В приказе нужно обязательно указать все эти пункты назначения и прописать обязанности сотрудника на каждом из них.
Аванс выдаётся также перед началом поездки, но после возвращения из второго пункта назначения командированный готовит один общий авансовый отчёт.
Похожие статьи
Как получить бонусы в отеле, если вы часто ездите в командировки
Какие бывают программы лояльности, как получить отельные баллы и сколько нужно возмещать сотруднику, если в командировке он расплатился бонусами
Аренда жилья для работника за границей
Как оформить аренду жилья за границей для командировочного
Учёт и оплата дополнительных услуг, предлагаемых отелем помимо проживания
Какие услуги отеля можно компенсировать в командировке и как правильно всё оформить
Новый вид туризма совмещает работу и отдых
В России набирает популярность новый вид туризма – bleisure-путешествия, совмещающие деловую поездку с отдыхом, рассказали «Российской газете» в агентстве делового туризма «Аэроклуба». За последние пять лет в нашей стране он вырос более чем на 40%, а вскоре, по прогнозам экспертов, достигнет 60%.
Термин bleisure-путешествия образован от слов business (бизнес) и leisure (досуг). Отправляющийся в командировку сотрудник по своей инициативе продлевает пребывание в городе, который посетил по работе, на выходные. Специалисты объясняют рост популярности этого вида отдыха тем, что на рынке труда сейчас много людей, родившихся после 1981 года, которые склонны объединять личную жизнь и работу.
Многие зарубежные компании уже взяли на вооружение эту тенденцию и внедряют такой формат командировок-путешествий как средство поощрения и мотивации работников.
Согласно исследованию «Аэроклуба», наиболее часто продлевают свои командировки представители добывающей, обрабатывающей промышленности и энергетики. Деловые поездки совмещают с отдыхом и сотрудники фармацевтических и торговых компаний. Среди самых популярных направлений bleisure-туризма в России на первом месте Москва, за год на 17% чаще там стали задерживаться деловые путешественники, на втором – Санкт-Петербург. Среди других городов отмечают Владивосток, Хабаровск, Омск, Красноярск, Нижний Новгород. Из зарубежных городов в топе – Алматы, Мадрид, Париж, Шанхай и Вена.
Свыше 60% бизнес-туристов стремятся совместить командировку с отдыхом
В 2016 году 17% путешественников совмещали деловые поездки с отпуском (bleisure), выяснили эксперты интернет-портала Travel Weekly. Для сравнения, в 2012 году таких командировок от общего числа было 11%, в 2014-м — 13%.
Опрос показал, что для 67% бизнес-туристов очень важна возможность прибавить к путешествию несколько дней, чтобы отдохнуть и расслабиться. Свыше 35% респондентов указали, что в этом году у них была как минимум одна поездка в формате bleisure, причем около половины брали с собой супругов.
Тревел-агенты отмечают, что комбинированные поездки, как правило, стоят дороже обычного отдыха или командировки ($1,5 тыс. и $1,3 тыс. соответственно).
Служебная поездка. В чем отличие от командировки
Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ч.2 ст.166 ТК РФ). Например, разъездной характер работы можно установить курьерам, а характер работы в пути — машинисту или проводнику.
То есть, не все служебные поездки работников являются командировками.
Почему же важно разграничивать понятия «служебная командировка», «разъездной характер работы» и «работа в пути»? Во-первых, это влияет на уровень гарантий и компенсаций, а во-вторых, — на порядок документального оформления.
Юлия Бусыгина, эксперт по бухгалтерскому учету Контур.Школы:
Итак, разграничивать рассматриваемые понятия требуется по следующим причинам:
Бизнес + отдых: как совместить приятное с полезным
По мнению экспертов, стресс работников в деловых поездках отрицательно сказывается на производительности труда и влечет серьезные скрытые издержки для корпораций. В связи с этим тревел-менеджеры стараются проявлять большую заботу о здоровье и самочувствии своих бизнес-путешественников и уравновешивать их «выездную» рабочую нагрузку отдыхом.
Растущая популярность концепции бизнес-отдыха (bleisure, business + leisure) подтверждает тенденцию размывания границы между деловыми поездками и обычными путешествиями. В настоящее время сами путешественники, вынужденные часто ездить по работе и разлучаться с семьей и друзьями, стремятся компенсировать упущенное в деловой поездке время для личного отдыха.
Многие ТМС и тревел-менеджеры предлагают бизнес-туристам больше опций для расслабления и развлечений, например, походы в театр и оперу, посещение спа-центра и тренажерного зала и даже возможность взять в поездку члена семьи или друга. В ряде тревел-агентств bleisure-поездками занимаются сотрудники VIP-департаментов, организующие для важных клиентов эксклюзивные мероприятия, например, путешествие на яхте в Монако или посещение этапа гонок Формулы-1 в Абу-Даби.
Зачастую бизнес-отдых выглядит так: сотрудник отправляется в двухдневное деловое путешествие, а затем сразу берет отгул и добавляет к поездке еще два дня — но уже исключительно для отдыха. При этом, если компания оплатила своему бизнес-путешественнику проживание в номере категории double, то его родственник или друг, желающий к нему присоединиться, может сэкономить на гостинице, оплачивая только проезд/перелет.
По данным исследовательской компании OnePoll, почти треть деловых путешественников Великобритании уже реализовали идею бизнес-отдыха на практике, еще 27% планируют продлевать командировки до каникул с семьей или друзьями в будущем.
Джулиан Манси, руководитель отдела стратегического развития бизнеса крупнейшей в Великобритании независимой ТМС Hillgate Travel, отмечает рост числа bleisure-поездок с 2010 года. «Несмотря на то, что спрос нельзя охарактеризовать как особенно высокий, мы определенно наблюдаем некоторое увеличение числа подобных путешествий среди сотрудников тех компаний, в которых это разрешено корпоративной тревел-политикой», — говорит он.
Сеть отелей Jurys Inn в прошлом году провела опрос среди 1 тыс. бизнес-путешественников: выяснилось, что 35% рассматривают деловые поездки на несколько дней как отдых от офисной рутины, а 19% всегда с нетерпением ждут возможности осмотреть новый город.
В США тенденция bleisure проявляется еще более явно. Это объясняется тем, что у сотрудников американских компаний отпуск, как правило, короче, чем в России или Великобритании, — одна-две недели. Соответственно, в США работники предпочитают прибавлять к деловой поездке еще пару дней отпуска.
Как показывают результаты исследования, проведенного интернет-компанией Orbitz в прошлом году, 72% американских деловых путешественников уже продлевали свои командировки и дополняли их элементами каникул, и 81% намерены делать так в будущем.
Стоит отметить, что на фоне постоянно расширяющегося спектра услуг гостиниц и авиакомпаний уровень ожиданий деловых путешественников в отношении комфорта и качества сервиса вдали от дома постоянно растет. Особую привлекательность представляют бутик-отели, сочетающие в себе роскошь, возможности для отдыха и бизнес-услуги.
Некоторые гостиничные компании используют понятие bleisure в маркетинговой стратегии: так, в мае этого года французский оператор отелей и ресторанов Accor Group объявил о своих планах позиционировать роскошный бренд Pullman Hotels специально для деловых путешественников, желающих продлить поездку и задержаться в отеле еще и для отдыха.
«Для того, чтобы выделиться на рынке, мы хотим сделать так, чтобы каждая бизнес-поездка обогащала и позволяла не только продуктивно работать, но и наслаждаться социальными и культурными аспектами путешествия», — подчеркивает директор по маркетингу Accor Грегуар Шампетье.
Многие отели начали вводить дополнительные сервисы, направленные на удовлетворение потребностей бизнес-путешественников, желающих после встречи или мероприятия отдохнуть с близкими людьми. В частности, в Hyatt Resorts особо подчеркивают наличие инфраструктуры для отдыха и спорта (спа-центров, гольф-площадок, горнолыжного комплекса), а лондонская гостиница Athenaeum предлагает набор услуг, ориентированный на семейный отдых деловых людей — бесплатные обеды для детей младше 12 лет, круглосуточный консьерж-сервис для детей.
Новый консьерж-сервис предлагает и Intercontinental Hotels Group: клиенты могут воспользоваться услугами профессиональных гидов, если в их распоряжении всего несколько часов, которые можно потратить на изучение достопримечательностей города.
Ключевое «препятствие» на пути bleisure — тревел-политика: далеко не все специалисты по управлению деловыми поездками приветствуют идею использования работниками корпоративных кредитных карт в личных целях, например, чтобы провести несколько дней на море с близкими людьми. ТМС и тревел-менеджеры сталкиваются с рядом сложностей, поскольку им необходимо все обосновать и согласовать, удостоверившись, что бронирования совершены в соответствии с требованиями корпоративной политики.
Тем не менее, bleisure сулит выгоду и самим компаниям. Во-первых, деловые путешественники после таких поездок — отдохнувшие и исполненные энергии, что, безусловно, положительно сказывается на производительности труда, во-вторых, финансово это также выгодно: например, по многим классам авиабилетов бронировать их дешевле, если захватывается ночь субботы. «Таким образом, можно снизить цену билетов на 50%, — а это существенно превосходит стоимость проживания в отеле несколько дополнительных суток», — подчеркивает Пол Гарднер, владелец и директор агентства Amity World Business Travel.
В целом, можно отметить, что бизнес-отдых стал новой формой делового туризма, и, учитывая общемировые экономические, технологические и социальные тенденции, можно утверждать, что эта форма продолжит набирать популярность в будущем.
Каждый пятый командированный сотрудник совмещает в поездке бизнес и отдых
Каждый пятый сотрудник в течение года совершает bleisure-командировки, что составляет 7% от всех деловых путешествий. Причем цифры остаются неизменными на протяжении последних пяти лет — таковы результаты исследования Carlson Wagonlit Travel, охватившего данные по 29 млн бизнес-поездок.
Почти в половине случаев путешественники берут дополнительные дни в конце командировки, после решения рабочих вопросов. Треть — перед деловыми встречами. И оставшиеся 20% отдыхают и до, и после.
«Концепция bleisure как будто стала очень популярной, поэтому было удивительным обнаружить то, что никакого реального увеличения подобных путешествий за последнее время не было, — сказала Каталин Чобану из CWT. — Получается, что сотрудники, как правило, совершают одну или две такие поездки в течение года, и на это не влияют ни демографические изменения, ни частота командировок».
При этом женщины совмещают бизнес и отдых охотнее, нежели их коллеги-мужчины. Не прочь задержаться в командировке также молодые сотрудники. Обе эти тенденции объясняются тем, что и те, и другие путешествуют по делам гораздо реже мужчин.
Расстояние тоже играет роль: чем дольше длится перелет, тем выше вероятность того, что деловой путешественник захочет взять пару дней к командировке в счет отпуска. Важен сам маршрут, привлекательность города назначения для посещения.
Как организовать командировки для молодежи
В ближайшие годы подавляющее большинство работников в мире составят люди, родившиеся в период с середины 1980-х до середины 1990-х гг. У представителей этого поколения другое представление о путешествиях и командировках, нежели у старших поколений. Какие требования к командировкам предъявляют миллениалы и как сделать командировки молодежи максимально эффективными?
1. Совмещение работы и отдыха (bleisure). Работнику предоставляют возможность совместить командировку с коротким отдыхом. Например, компания разрешает командированному сотруднику остаться в новом городе на выходные, взять на время поездки с собой детей или супруга. Возможность совершать такие поездки играет все более важную роль для специалистов-миллениалов.
2. Гибкий выбор условий командировки. Если работодатель отправляет молодого сотрудника в командировку, тот хочет влиять на параметры поездки, например выбрать отель из списка предложенных вариантов – изучить отзывы в интернете и остановиться на лучшем для себя.
3. Гибкий рабочий график в командировке. Молодому специалисту может быть удобнее работать из коворкинга рядом с отелем, а не ездить в местный офис компании каждый день.
4. Использование сервисов совместного потребления. Миллениалы, как никто, вовлечены в экономику совместного потребления (sharing economy). Они не любят уравниловку и стремятся получить уникальный опыт как в туристической, так и в деловой поездке. Поэтому возможности остановиться в апартаментах, а не в гостинице, использовать не такси, а приложения райдшеринга ценятся миллениалами.
5. Применение технологий. Процесс организации командировок раньше выглядел так: у работодателя были договоры с одним или несколькими туристическими агентствами. Компания посылала им запросы на бронирование авиа- и железнодорожных билетов, гостиниц и т. п. Агентство предлагало варианты, руководство компании делало выбор, затем давало распоряжение об оплате. Бронирование завершалось, когда деньги от компании поступали на расчетный счет туристического агентства. Эта схема не учитывает предпочтения миллениалов. Они привыкли самостоятельно бронировать билеты и гостиницы на время отпуска онлайн и хотят, чтобы процедуры бронирования для командировок были такими же.
После командировки в отпуск
Работник может остаться в отпуске сразу после командировки, не возвращаясь на рабочее место. Это не запрещено законом. Но, как и в предыдущем случае, не стоит забывать выплачивать отпускные за три дня до начала отдыха.
Возможны два варианта отпуска после командировки: отпуск в другом городе или стране и отпуск в городе командировки. Разница кажется существенной, ведь во втором случае работник возвращается на работу из города, в котором выполнял трудовые обязанности. Но давайте посмотрим, что по этому поводу говорит Минфин (письмо от 25.06.2019 № 03-04-06/46418).
Вариант 1. Работник отправляется из места командировки в другой город или страну, а уже оттуда возвращается на место работы
Его маршрут выглядит как «Екатеринбург — Москва — Прага — Екатеринбург» и включает три переезда.
Работодатель обязан оплатить только один билет — от Екатеринбурга до Москвы. Его стоимость можно включить в расходы. Он не признается выгодой сотрудника, поэтому НДФЛ и взносы с него не удерживаются.
Следующие два билета — до места отпуска и обратно к месту работу — оплачивает сотрудник. Если работодатель захочет их компенсировать, то сформирует работнику экономическую выгоду. С неё придётся удержать НДФЛ и взносы. Такую компенсацию нельзя учесть в расходах организации.
Последним днём командировки считается последний день перед отпуском. Со следующего дня оплачивать и компенсировать расходы сотрудника не нужно.
Вариант 2. Работник проводит отпуск в месте командировки и оттуда же возвращается на работу
Его маршрут выглядит как «Екатеринбург — Москва — Екатеринбург».
День окончания командировки — это последний день перед отпуском, поэтому платить суточные и компенсировать дальнейшие расходы работодатель не обязан. Из этого следует и то, что сотрудник возвращается домой из отпуска, а не из командировки. Дополнительно это подтверждается приказом об отпуске и тем, что дата окончания командировки и обратного билета не совпадают.
Работодатель не должен оплачивать обратный проезд работника. А если всё-таки компенсирует, то не сможет учесть это как компенсацию командировочных расходов сотрудника. Дополнительно со стоимости билета придется удержать НДФЛ и доначислить страховые взносы, так как он признаётся экономической выгодой работника.
Чтобы не возникло проблем с налоговой, рекомендуем не оформлять переезд одним билетом, даже если вы решили компенсировать сотруднику затраты. Выделить путь до командировки из общей стоимости будет проблематично: придётся обращаться в компанию, которая продала билет.
Отпуск во время командировки
Оформляем отпуск
Случается, что отпуск совмещается с командировкой. Это нормальная ситуация: даже за неделю может случиться что-то, что заставит сотрудника отлучиться.
Оформлять внезапный оплачиваемый отпуск опасно. Работодатель обязан выплатить отпускные за три дня до начала отпуска. Исключений из этого правила нет, а за нарушение положен штраф. Поэтому, если сотрудник просится в оплачиваемый отпуск, а трёх дней на выплату отпускных нет, лучше оформить отпуск без сохранения зарплаты (ст. 136 ТК РФ).
Работник не может уйти в отпуск самовольно, работодатель должен дать на это согласие. Но отказать в отпуске за свой счёт нельзя, если работник:
- участник ВОВ;
- пенсионер;
- инвалид;
- супруг или родитель военнослужащего, пожарника, работника СИЗО и т.п.
- отбывает по предусмотренным ТК РФ или коллективному договору обстоятельствам: свадьба, рождение ребенка, смерть родственника (ст. 128 ТК РФ).
Отпуск оформляется как обычно, а командировку прерывают приказом, в котором прописаны конкретные сроки прерывания. После отпуска командировка возобновляется.
Считаем, что можно учесть в расходах
Бухгалтер рассчитывает суточные за фактические дни командировки до и после отпуска. Если отпуск оплачиваемый, дополнительно считает отпускные. Платить суточные и компенсировать расходы на время пути в отпуск, отпуска и возвращения в командировку не нужно, так как сотрудник в этот период не занят работой.
Путь работника в этой ситуации включает сразу четыре переезда (четыре билета): «Екатеринбург — Москва — Прага — Москва — Екатеринбург». Работодателю не обязательно компенсировать все. Нужно возместить переезд из Екатеринбурга в Москву и обратно — эти затраты можно учесть в расходах по прибыли и не удерживать с выплаты НДФЛ и страховые взносы.
За поездку в Прагу работник платит сам. Можно компенсировать, но тогда нельзя учесть в расходах: придется платить все налоги. Об этом говорится в том же письме Минфина от 17.01.2017 № 03-04-06/1546.
Что такое командировка работника
Итак, трудовое законодательство определяет командировку как служебную поездку. При этом следует понимать, что не все служебные поездки работников являются командировками. «В соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации, служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы» (ч.1 ст.166 ТК РФ). То есть, для того, чтобы считать поездку командировкой, должны быть выполнены определенные действия и соблюдены ряд условий:
Читайте также: