В структуру затрат рабочего времени не включается время активного отдыха
Нормирование труда — одна из основных функций управления производством, которая включает установление затрат времени на выполнение работ конкретными работниками и установление норм труда, то есть норм времени, выработки, нормативов численности и др., устанавливаемых в соответствии с достигнутым уровнем техники, технологии, организации производства и труда.
Важнейшими задачами нормирования труда являются:
- улучшение организации и производительности труда;
- снижение трудоемкости продукции;
- увеличение объемов производства;
- эффективное использование трудового потенциала работников и пр.
Нормирование труда также позволяет определять размеры индивидуальной оплаты труда каждого работника с учетом качества выполняемой им работы и оценивать потери рабочего времени и их влияние на выполнение основных задач работника.
Прежде чем перейти к изучению методики расчета норм времени на выполнение той или иной работы, необходимо разобраться в структуре рабочего времени.
Рабочее время — это время, в течение которого работник должен выполнять свои трудовые обязанности в соответствии с трудовым распорядком и своей должностной инструкцией (структура рабочего времени представлена на рисунке).
Структура рабочего времени
Рабочее время состоит из времени работы и времени перерывов.
Время работы — это часть рабочего времени, в течение которого работник выполняет определенную работу в соответствии с распоряжением руководства или согласно должностной инструкции.
3 составляющие времени работы:
1) подготовительно-заключительное время;
2) оперативное время;
3) время обслуживания рабочего места.
Подготовительно-заключительное время — это время, затрачиваемое рабочим на подготовку к выполнению заданной работы и действия, связанные с ее окончанием. Особенность подготовительно-заключительного времени — то, что его величина не зависит от объема работы, поэтому, когда длительное время выполняется одна и та же работа, подготовительно-заключительное время в расчете на единицу работы будет незначительным.
Оперативное время — это время, затрачиваемое непосредственно на выполнение заданной работы. Оно подразделяется на основное и вспомогательное время.
Основное время — это время, затрачиваемое рабочим на выполнение своей основной работы. Причем этот процесс может выполняться непосредственно рабочим или под его наблюдением (например, время на подъем, перемещение и опускание груза; время на активное наблюдение за ходом аппаратурного процесса и на его регулировку).
Вспомогательное время — это время, затрачиваемое рабочим на действия, обеспечивающие выполнение основной работы. Оно повторяется с определенным объемом работ. Вспомогательными являются также затраты времени на передвижения рабочего, необходимые для выполнения операций и другие аналогичные работы.
Время обслуживания рабочего места — это время, затрачиваемое рабочим на уход за рабочим местом и поддержание его в состоянии, обеспечивающем производительную работу в течение смены.
Время перерывов — время, включающее в себя регламентированные (время на отдых и личные надобности) и нерегламентированные перерывы (нарушения трудовой дисциплины, нарушения последовательности производственного процесса и пр.).
Организовать учет рабочего времени можно с помощью методики, которая предназначена для расчета трудоемкости выполняемых работ на предприятиях, основана на изучении затрат рабочего времени путем наблюдений и включает в себя хронометражные наблюдения и фотонаблюдения (фотография рабочего времени).
К сведению
Обеденный перерыв не включается в состав рабочего времени.
Хронометражные наблюдения — это изучение операции путем наблюдения и изучения затрат рабочего времени на выполнение отдельных составляющих элементов операции, которые многократно повторяются при проведении работы.
Обратите внимание!
Цель хронометража — получить исходные данные для разработки нормативов времени, установления норм времени на отдельные операции.
Фотонаблюдение (фотография рабочего времени) — наблюдение и замеры всех без исключений затрат рабочего времени в течение смены в порядке фактической последовательности этих затрат. Фотография рабочего времени позволяет накопить необходимый материал для нормирования подготовительно-заключительного времени, времени обслуживания рабочего места, времени отдыха.
Учет рабочего времени: методы и этапы
Учет рабочего времени с помощью фотографии рабочего дня
Рассмотрим особенности использования фотографии рабочего дня для нормирования труда основных производственных рабочих промышленных предприятий.
Этап 1. Определяем цель проведения фотонаблюдения
Цель фотонаблюдения — установить нормы подготовительно-заключительного времени, времени обслуживания рабочего места и времени на отдых и личные надобности.
К сведению
Фотография рабочего времени не применяется для нормирования оперативного времени — для этого используются хронометражные наблюдения.
Этап 2. Выбираем объект наблюдений
Важно правильно выбрать сотрудников при проведении наблюдений, на основе которых будут устанавливаться нормы, разрабатываться нормативы. Интенсивность труда у разных сотрудников в силу психофизических особенностей разная, а норма должна предусматривать среднюю интенсивность труда.
Мы рекомендуем
Наблюдения следует проводить за сотрудниками, квалификация которых соответствует разряду работы и которые имеют стаж работы от 2-х лет.
Этап 3. Определяем количество наблюдений
Чтобы обеспечить достаточную точность результатов, в зависимости от типа производства рекомендуется проводить от 5 (для единичного и мелкосерийного) до 20 (для массового) фотонаблюдений, обобщая полученные результаты.
Этап 4. Проводим фотонаблюдения
Проведение фотонаблюдений заключается в подробном и последовательном декларировании всех операций, выполняемых работником на рабочем месте. Фотографирование проводится с момента начала рабочей смены, при этом фиксируется время начала и время окончания наблюдаемых операций. Запись может производиться в том числе с применением системы видеонаблюдения.
Мы рекомендуем
Чтобы получить результаты с высокой степенью достоверности, наблюдения рекомендуется проводить за разными исполнителями.
Этап 5. Обрабатываем результаты фотографии рабочего времени
Обработка результатов фотографии рабочего времени предполагает анализ материала, а также занесение результатов проведенного наблюдения в наблюдательный лист (табл. 1).
Мониторинг выполнения плановых работ
Когда определены планы работ, необходимо обеспечить своевременное их выполнение. Решение этой задачи сводится с использованием «1С:Документооборот» к выдаче поручений и контроля их выполнения по срокам и трудозатратам.
Выдача поручений сотрудникам. Для этого можно воспользоваться механизмом ввод на основании, который позволяет упростить работу и избавить от повторного ввода данных, которые уже хранятся в информационной базе (рис. 7).
Рис. 7. Выдача поручений сотрудникам
При этом на рабочем месте сотрудника в перечне задач единого информационного пространства появляется новая, которую необходимо выполнить к указанной дате с определенными трудозатратами.
Выдерживать сроки выполнения и трудозатраты работ важно, поскольку:
- выполненная в срок задача позволяет своевременно завершить текущий проект;
- выполненная в срок задача с затратами времени, меньшими или равными плановым, позволяет выполнить в срок другие проекты компании.
Принятие работ к исполнению. Задачи могут поступать к сотруднику и от его непосредственного руководителя, и из смежных подразделений (в зависимости от организационной структуры и специфики деятельности предприятия).
Отметки выполнения задач и указание фактических трудозатрат. Это необходимо для анализа причин невыполнения задач, а также для расчета компенсационной составляющей затрат рабочего времени сотрудника, т.е. вознаграждения за труд. Отметки о выполнении позволяют руководителю проекта и непосредственному руководителю видеть, как выполняется проект и решается та или иная задача, что необходимо для оперативного контроля процессов и принятия, если потребуется, корректирующих решений.
Тест с ответами на тему организация и нормирование труда
1. Определенный порядок осуществления трудового процесса называется:
2. Элементами организации труда являются:
+ разделение и кооперация труда
использование наиболее рациональных материалов
+ организация рабочих мест
+ организация обслуживания рабочих мест
3. Работоспособност ь человека при внутрисменном режиме труда и отдыха проходит следующие фазы:
низкой работоспособност и
+ устойчивой высокой работоспособност и
средней работоспособност и
4. Система производственной взаимосвязи и взаимодействия образует:
5. Основателем науки об организации труда является:
6. Центральный институт труда (ЦИТ) был создан в 1920 году по инициативе:
7. Научная организация труда призвана решать задачи:
8. Организация труда является частью (подсистемой) организации:
9. Виды разделения труда:
механизированный и ручной труд
автоматизированн ый труд
10. Формы единичного разделения труда:
+ разделение труда в организации
+ разделение труда в подразделениях
разделение труда на заготовке сена
разделение труда на выпасе скота
11. Функциональное разделение труда предполагает деление рабочих на:
сдельщиков и повременщиков
обслуживающих и ремонтных
+ основных и вспомогательных
прямых и косвенных
12. Технологическое разделение труда предполагает деление трудовых ресурсов:
по уровню механизации
по уровню профессиональной подготовки
13. Квалификационное разделение труда предполагает деление рабочих по:
14. Усиление специализации труда приводит к тому, что его производительнос ть:
сначала падает, потом растет
+ сначала растет, потом падает
15. Организация рабочего места предполагает:
установление должностных обязанностей работника
установление рациональных приемов труда
16. Наиболее рациональное рабочее положение работника во время выполнения им своих производственных обязанностей:
стоя с наклоном
17. При оснащении рабочих мест к вспомогательному оборудованию относятся:
18. Аттестация рабочего места не включает оценку:
его технического уровня
его организационного уровня
+его квалификационног о уровня
условий труда и техники безопасности на рабочем месте
19. Формы трудовых коллективов в сельскохозяйстве нных предприятиях:
операторы машинного доения
20. В структуру затрат рабочего времени не включается:
время регламентированн ых перерывов
подготовительно- заключительное время
время обслуживания рабочего места
+ время активного отдыха
21. Рабочее время – это время, в течение которого работник должен:
находиться на территории предприятия
находится на обеденном перерыве
+ исполнять трудовые обязанности
быть на своем рабочем месте
22. Совокупность факторов внешней среды, оказывающих влияние на работоспособност ь и здоровье работника называют:
метеорологически ми условиями
23. Внутрипроизводст венные факторы, определяющие условия труда, включают в свой состав:
+ санитарно-гигиен ические факторы
24. Наибольшая работоспособност ь в течение рабочей недели наблюдается:
25. Цветовое оформление интерьера определяет следующие факторы условий труда:
26. Основные функции заработной платы:
простота, логичность, доступность
учет минимального размера оплаты труда, установленного государством
27. Порядок чередования работы и перерывов на отдых образует режим . . .
28. К основным принципам формирования оплаты труда не относятся:
повышение уровня оплаты труда по мере роста эффективности труда
равная оплата за равный труд
+ формирование платежеспособног о спроса населения
обеспечение опережающих темпов роста производительнос ти труда над темпами роста оплаты труда
29.Процесс установления обоснованных затрат рабочего времени на выполнение различных работ называется:
30.Количество труда, которое необходимо затратить на качественное выполнение работы называется:
Построение системы управления рабочим временем сотрудников
Построение системы управления рабочим временем сотрудников
Независимый эксперт в области построения систем управления. Имеет успешный опыт постановки процессного подхода и стандартизации процессов по стандартам ISO, проектного управления и стратегического планирования, а также опыт автоматизации процессов на базе систем «1С:ERP Управление предприятием 2.0» и «1C:Документооборот». Выпускник Высшей бизнес-школы менеджмента при ВШЭ.
Управление рабочим временем сотрудников позволяет контролировать ход выполнения работ, поручений, проектов и, в целом, деятельность компании, вовремя принимать, если потребуется, корректирующие решения и адекватно оценить труд работников. В статье рассказано, как решить эти задачи, используя систему «1С:Документооборот».Планирование рабочего времени сотрудников можно условно разделить на краткосрочное и долгосрочное. Долгосрочное планирование — это планирование работ, например, в проектах, которые требуют для своего выполнения строго отведенного времени. Ограничением служат сроки самого проекта и сроки решения проектных задач. У каждой проектной задачи, кроме срока выполнения, имеется ещё трудоемкость, выражаемая обычно в человекочасах, и ответственные. Помимо этого, долгосрочное планирование предполагает инвестиции временного ресурса сотрудника и материального ресурса компании в будущее. Обычно проектные задачи имеют наивысший приоритет.
Краткосрочное планирование — это планирование ежедневного выполнения работ, поручений, которые необходимо сделать в ближайшее время, часто срочно или даже «вчера». На выполнение этих работ тоже необходимо время сотрудника, но следует находить баланс между стратегическими задачами и оперативными/тактическими задачами.
При планировании рабочего времени сотрудников среднестатистический руководитель сталкивается с рядом проблем:
- Как не забыть, какие задачи я кому поставил?
- До какого числа кто и что должен был сделать?
- На каком этапе находится выполнение той или иной работы?
- Как узнать, будет ли порученная работа сдана в срок или нет?
- Чем занимаются подчиненные, если работа не выполняется?
- Могу ли я привлечь сотрудника к выполнению других работ, например, в проектах, есть ли у него на это время?
При этом и сотрудникам, которые выполняют те или иные работы и поручения, приходится постоянно искать ответы на не менее важные вопросы:
- Кому, что и к какой дате я должен сделать?
- Есть несколько дел, с чего начать?
- Если вижу, что не успеваю, что делать?
- Успею ли я сделать работу в срок, есть ли у меня на это время? К какому сроку смогу выполнить работу?
Казалось бы, довольно простые вопросы, однако часто они «отдаются на откуп» руководителям и подчиненным, и каждый решает их автономно и по-своему, поскольку единой системы управления рабочим временем, поручениями и контролем их выполнения у большинства компаний нет. Её отсутствие влечет за собой невыполнение обязательств сначала между внутренними поставщиками и клиентам (например, закупками и продажами), а затем и между компанией и ее клиентами. Компания недополучает выручку, прибыль, повышаются репутационные риски, снижается имиджевая составляющая компании.
При построении системы управления рабочим временем руководителю необходимо ответить на вопросы:
- Как запланировать работы/поручения сотрудникам так, чтобы выполнить их в срок?
- Что делать, если что-то не успеваем, и при этом минимизировать потери?
- Как оценить правильность использования рабочего времени и заплатить сотруднику компенсацию за потраченное время?
Планирование затрат рабочего времени и контроль исполнимости планов
Для построения системы управления рабочим временем можно и целесообразно использовать информационную систему «1С:Документооборот». Начинать следует с внесения нормативно-справочной информации и проверки исполнимости планов до начала выполнения работ.
Шаг 1. Определение, сколько валового времени имеется у компании. Для этого необходимо в ДО заполнить производственный календарь, указав в нём рабочие и выходные дни (рис.1).
Рис. 1. Производственный календарь
Шаг 2. Ввод в базу «1С:Документооборот» перечня сотрудников, чьим рабочим временем планируется управлять, и назначение графиков работы (рис. 2). Это стандартный функционал системы, необходимо только корректно заполнить справочники. Для этого можно использовать, например, данные из информационной системы «1С:Зарплата и управление персоналом» , если в ней ведётся расчет заработной платы.
Рис. 2. График работы сотрудника
Шаг 3. Инвентаризация будущих расходов времени на проекты по сотрудникам. Хотя компании и отдельные руководители могут использовать в своей деятельности различные инструменты планирования, однако для управления рабочим временем сотрудников важно определить единую среду создания календарно-сетевых графиков. Поэтому каждому руководителю проекта созданные в других средах проекты и графики их выполнения нужно загрузить в «1С:Документооборот». То есть, всю информацию по планируемым затратам времени нужно собрать воедино (рис. 3).
Рис. 3. Информация по планируемым затратам времени
При этом, создавая графики проектов, нужно обязательно указывать начало и окончание выполнения проектной задачи, исполнителей и плановые трудозатраты, которые обычно согласовываются с сотрудниками на этапе планирования проекта. Обязательно следует указывать и последовательность выполнения проектных задач, т.е. строить диаграмму Ганта (рис. 4).
Рис. 4. Диаграмма Ганта
Очень важно перевести в «1С:Документооборот» все планируемые работы, не только проекты уровня компании, но и функциональные проекты (проекты одного исполнителя), т.е. те, которые непосредственные руководители формируют для своих подчиненных на месяц, квартал.
Шаг 4. Получение сводного отчета по плановым затратам рабочего времени. Обычно он имеет форму таблицы, в которой все затраты времени сгруппированы по сотрудникам, периодам, видам проектов и самим проектам. Отчет показывает, сколько запланировано времени на проекты, а сколько на функции, сколько времени не запланировано, т.е. свободно у каждого исполнителя (рис. 5).
Рис. 5. Сводный отчёт по затратам рабочего времени
Оценка на уровне квартала/месяца важна для того, чтобы однозначно определить, можно ли указанным человеческим ресурсом выполнить запланированный объем работ. Дополнительный плюс отчета в том, что можно посмотреть, насколько загружены (перегружены или недогружены) сотрудники в тот или иной период времени, например, на следующей неделе (рис. 6).
Рис. 6. Загрузка исполнителей
Необходимо регулярное проведение такого анализа, поскольку перегрузка сотрудника недопустима, и придётся в установленном законодательством порядке выводить сотрудника на сверхурочную работу, либо быть готовым, что проектные задачи не будут выполнены в срок.
Отчет позволяет провести такой анализ до начала реализации проекта и решения проектной задачи. По результатам анализа можно выявить несоответствия и своевременно их устранить, другими словами, выровнять нагрузку на сотрудников в анализируемом периоде. Например, перенести некоторые проектные задачи на более поздний срок.
Мониторинг и анализ исполнимости планов необходимо производить ещё и потому, что сотрудник может быть занят не только в проектах, но и ежедневно выполнять другие работы и поручения, которые не были запланированы ранее. Необходимо резервировать время под выполнение рутинных процессов, затраты на которые определяются на этапе описания бизнес-процессов компании.
Когда плановые затраты определены, исполнимость планов проверена, можно приступать к их реализации, выдавая поручения и контролируя их выполнение с учётом трудозатрат, и производить расчет мотивационной составляющей.
Какие существуют способы исследования рабочего времени
На практике чаще всего используются три метода определения временных затрат на выполнение трудовых процессов:
- хронометраж;
- фотография рабочего времени (рабочего дня);
- фотохронометраж.
Хронометраж используется на повторяющихся ручных операциях, которые могут быть поделены на отдельные элементы. Он фиксирует длительность каждого элемента, после чего полученные значения складываются, и получается общее время, затрачиваемое сотрудником на конкретную операцию, либо выводится средняя длительность одного трудового приема.
Фотография рабочего времени предполагает фиксацию продолжительности всех проводимых работником действий в течение рабочего дня, с отнесением их к основному, вспомогательному, подготовительно заключительному времени, регламентированным и нерегламентированным периодам отдыха. После завершения замеров данные сводятся вместе и определяется общая продолжительность непосредственно работы, подготовки и уборки рабочего места, перерывов для отдыха и питания, а также непредусмотренного локальными актами расходования времени.
Фотохронометраж, как можно понять из названия, предполагает более детальную фиксацию времени всех операций в течение смены с одновременным указанием объемов выполненных работ.
Указанные методы также классифицируются в зависимости от различных организационных, производственных факторов:
3. Что из ниже перечисленного является элементами организации труда
а) разделение и кооперация труда+
б) использование наиболее рациональных материалов
в) управление производством
г) организация рабочих мест+
д) организация обслуживания рабочих мест+
4. Какие методы нормирования труда используют для установления норм труда?
а) монографический
б) суммарный+
в) директивный
г) аналитический+
д) отраслевой
5. В какой день наблюдается наибольшая работоспособность в течение рабочей недели?
а) в понедельник
б) в пятницу
в) в среду+
г) во вторник
д) в четверг
6. Какие факторы условий труда определяет цветовое оформление интерьера?
а) эстетические+
б)психофизиологические
в) социально-психологические
г) организационно-технические
7. Что не включается в структуру оплаты труда работников сельского хозяйства?
а) тарифная оплата
б) доплата за классность
в) премия за производство сверх плановой продукции
г) дивиденды+
8. Каким образом происходит оплата труда работникам животноводства?
а) по индивидуальным расценкам за продукцию+
б) по коллективной расценке за продукцию+
в) за обслуживаемое поголовье
г) по часовой оплате
9. По какой из данных формул рассчитывается норматив отчислений на оплату труда от валового дохода?
а) Н = ФО : (ВП — МЗ)*100,+
б) Н = ФО : ВП*100,
в) Н = ФО : (МЗ — ВП)*100,
10. Что необходимо знать для расчета дневной тарифной ставки?
а) ставку первого разряда+
б) тарифный коэффициент+
в) стаж работы работника
г) отраслевой коэффициент+
11. Какой бывает планировка рабочего места?
а) индивидуальной и коллективной
б) внешней и внутренней+
в) нормируемой и ненормируемой
г) с благоприятными условиями труда
12. Что вызывает нарушение дисциплины труда?
а) прямые потери рабочего времени+
б) содержание дополнительной численности персонала
в) снижение коллективных результатов труда
г) снижение качества продукции
13. При помощи чего не осуществляется изучение затрат рабочего времени?
а) хронометража
б) построения графиков+
в) фотографии
г) фотохронометража
14. Что такое фиксажная точка?
а) время начала трудовой операции
б) время начала и окончания элемента трудовой операции+
в) время начала и окончания движения рабочего
г) время продолжительность технического обслуживания машины
15.Как называется необходимое количество работников определенных профессий для выполнения работ в течение заданного времени?
а) норма численности+
б) норма управляемости
в) норма выработки
г) норма обслуживания
16. Какие существуют формы трудовых коллективов в сельскохозяйственных предприятиях?
а) производственная бригада+
б) рабочие группы+
в) операторы машинного доения
г) комплектование агрегата
17. Что не включается в структуру затрат рабочего времени?
а) время регламентированных перерывов
б) оперативное время
в) подготовительно-заключительное время
г) время обслуживания рабочего места
д) время активного отдыха+
18. Что такое рабочее время?
а) это время, в течение которого работник должен находиться на территории предприятия
б) это время, в течение которого работник должен находится на обеденном перерыве
в) это время, в течение которого работник должен исполнять трудовые обязанности+
г) это время, в течение которого работник должен быть на своем рабочем месте
19. Какие элементы включает в себя тарифная система?
а) тарифные сетки+
б) отраслевые коэффициенты+
в) оплата за стаж работы
г) присвоение классности
д) график отпусков
20. Как можно охарактеризовать коллективные трудовые процессы?
а) взаимодействием и взаимозаменяемостью участников производства;+
б) ростом заработной платы;
в) увеличением затрат рабочего времени;
г) коллективной материальной ответственностью за показатели работы;+
д) увеличением трудоемкости продукции.
Планирование и распределение рабочего времени руководителя
В настоящее время эффективность работы организации во многом определяется эффективностью повседневной работы персонала управления. Очевиден тот факт, что в коллективе трудно наладить работу, когда руководитель и его подчиненные не обладают современными приемами и методами работы, не совершенствуют свой индивидуальный рабочий стиль.
Безусловно, готовность руководителя к успешной деятельности определяется знаниями, умениями, навыками и качествами личности. Однако немаловажную роль играет изучение причинно-следственного механизма имеющих место недостатков и проблем, а также поиск путей совершенствования своей работы.
Решающее значение для устранения недостатков в практике повседневной деятельности имеет рациональное использование руководителем рабочего времени.
Важным шагом при создании эффективной системы управления собственным временем для руководителя является определение целей деятельности как на короткий, так и на длительный период. Управление на основе целей не связано с дополнительными усилиями, так как базируется на процессе планирования с определением предельных сроков выполнения намеченных действий или мероприятий.
Цели, намеченные руководителем, не только определяют те действия, которые следует осуществить, но и стимулируют их исполнение. Постановка целей означает для руководителя сознательное осуществление своих действий. Целеполагание для руководителя действует как движущая сила, энергия которой исчезает лишь тогда, когда цель достигнута. Цели, определяемые руководителем, должны быть:
- реалистичными и конкретными;
- ориентированными не на осуществление деятельности, а на достижение конкретного результата;
- измеримыми и ограниченными по времени конкретными сроками.
Предпосылкой достижения целей руководителем является использование его рабочего времени на реализацию мероприятий, которые ведут к этим целям. Многими руководителями «управляют» случайности. У них нет ясной базы для принятия решений при планировании времени. Последовательность их действий часто управляется внешними факторами. Причинами этого является недостаток хорошо организованной базы для принятия решений, а также выработанная привычка планировать время в недостаточной связи с желанием достичь поставленных целей.
Готовность руководителя к эффективной работе во многом определяется практикой его повседневной деятельности, а решающее значение для формирования стиля руководства имеет рациональное использование рабочего времени.
Введение периодов планирования способствует более точной оценке обстановки в целом, облегчает выделение главного, повышает уровень исполнения и помогает руководителю принять правильное решение, как наиболее целесообразно использовать рабочее время.
Чтобы получить как можно лучшие результаты при планировании рабочего времени, руководителю необходимо использовать такое понятие, как «периоды планирования»: день, неделя, месяц, год. Каждый период планирования должен рассматриваться отдельно. В этой связи рекомендуется иметь отдельный план для каждого периода.
Главное преимущество планирования работы состоит в том, что планирование рабочего времени приносит выигрыш во времени. У руководителя появляется возможность использовать имеющееся у него рабочее время для плодотворной и успешной деятельности и достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени. Планирование как важнейшая составная часть организации личного труда означает подготовку к реализации намеченных целей и структурирование (упорядочение) рабочего времени.
При разработке плана каждого периода руководитель должен ответить на следующие вопросы:
- Какова основная цель данного периода?
- Каким количеством времени он располагает?
- В какой очередности должны быть выполнены основные задачи периода?
- Какие подготовительные мероприятия должны быть выполнены?
При разработке плана конкретного периода рекомендуется использовать основные принципы и правила планирования рабочего времени:
- правило основного соотношения (правило 60 : 40). Рекомендуется составлять план только на определенную часть рабочего времени. Практика показывает, что планируемая часть не должна превышать 60% общего планового бюджета времени руководителя; она носит название период запланированной активности. Оставшиеся 40% планируемого периода времени условно следует разделить на два блока по 20% каждый. Первый блок представляет собой резерв рабочего времени, отводимый на выполнение действий и работ, не включенных в формируемый план, и носит название период непредвиденной активности. Второй блок резервного времени отводится на управленческую деятельность и творческую активность — это период спонтанной активности;
- анализ ранее выполненных работ и структуры затрат рабочего времени прошлых периодов;
- регулярность и системность планирования;
- реалистичность планирования;
- письменная форма формируемого плана;
- перенос несделанного. Невыполненные рабочие действия и мероприятия текущего планового периода должны быть перенесены в рабочий план следующего планового периода в том случае, если они не потеряли своей актуальности;
- установление временных норм и планируемых сроков исполнения работ, включенных в план рабочего периода. В плане следует задавать точные временные нормы на планируемые действия;
- установление приоритета (степени важности) для каждой из работ, включенных в план;
- делегирование (перепоручение) работ. В плане должны найти отражение и те работы, которые делегируются для исполнения другим сотрудникам. Применительно к данной категории работ должно быть запланировано время для осуществления руководителем контроля сроков, качества решения и т. д.
План на день должен создать обзор всех дел дня и помочь руководителю наиболее эффективно использовать рабочее время. План на день определяет конечные цели работы в порядке их значимости. Формируется план преимущественно в конце предыдущего дня или в начале планируемого дня.
Для разработки плана рабочего дня можно воспользоваться методом «Альпы», который предполагает реализацию следующих пяти стадий, базирующихся на использовании основных принципов и правил планирования рабочего времени (данный метод может быть использован и для разработки плана рабочей недели):
- Составление полного перечня планируемых работ на текущий день. Этот перечень должен быть составлен с учетом предварительного распределения работ по приоритетности их выполнения.
- Определение планируемой продолжительности каждой из намеченных к выполнению работ и общего бюджета рабочего времени.
- Резервирование рабочего времени с учетом соотношения 60 : 40.
- Принятие решений по делегированию работ, намеченных руководителем к исполнению.
- Контроль и перенос несделанного. Контроль выполнения заданий и использования рабочего времени является последним пунктом в системе индивидуального планирования. Осуществление контрольных мероприятий позволяет руководителю получить необходимую информацию для проведения анализа структуры фактических затрат рабочего времени и приступить к поиску возможных путей совершенствования своей работы.
Важной составляющей эффективной деятельности руководителя является его умение принять решение о том, каким из задач, стоящих перед ним, следует придавать первостепенное, второстепенное и т. д. значение в практике повседневной работы. Каждый день руководителю приходится принимать решение об установлении приоритетоврешаемых задач и проблем.
В этой связи актуальным для любого руководителя является умение сознательно устанавливать однозначные приоритеты, последовательно и системно выполнять задачи, включенные в план, с соответствующей очередностью выполнения.
В практике повседневной работы руководителю не рекомендуется первоначально браться за решение самых простых и легких задач, которые требуют минимальных затрат рабочего времени. Следует приступать к решению задач, сообразуясь с их значением и важностью.
Это положение подтверждается известным принципом Парето или принципом 80 : 20. В общем виде данный принцип свидетельствует о том, что внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе.
Перенесение содержания принципа на рабочую ситуацию означает, что в процессе работы за первые 20% расходуемого времени руководителем достигается 80% итогового результата. Остальные 80% затраченного времени приносят ему лишь 20% общего итога работы. Следовательно, руководителю рекомендуется первоначально решать немногочисленные «жизненно важные» проблемы, а затем — многочисленные «второстепенные».
Принцип Парето лежит в основе так называемого анализа АБВ, согласно которому доли в процентах более важных и менее важных дел в их общем количестве остаются в целом неизменными. Это положение позволяет условно разделить весь объем работы руководителя на три группы задач: А, Б и В — в соответствии с их значимостью с точки зрения достижения поставленных целей.
- Группа задач А составляет приблизительно 15% общего количества задач и дел, намеченных руководителем к выполнению. Значимость задач данной группы в достижении поставленных целей составляет, в свою очередь, 65%. Таким образом, в эту группу должны входить только важнейшие задачи и мероприятия руководителя.
- Группа задач Б составляет 20% общего количествами также 20% составляет их итоговая значимость. В данную группу входят, как правило, задачи важные.
- Группа задач В составляет 65% общего числа задач, но они имеют незначительную долю — 15% в общей значимости дел руководителя. В данную группу входят задачи менее важные и несущественные.
На следующем этапе работы внимание руководителя должно быть сосредоточено на группе задач Б, решение которых также обеспечивает существенную часть совокупного итога. По данной группе руководителю рекомендуется определить возможность частичного делегирования задач другим исполнителям. В этом случае руководитель оставляет за собой контроль сроков и качества решения делегируемых задач.
Делегируя решение задач данной группы, руководитель разгружает свое рабочее время, освобождая его для решения более важных дел. С другой стороны, он способствует повышению мотивации в работе своих подчиненных и росту их квалификации, доверяя им ответственные дела. Если задача не может быть делегирована другому исполнителю, то руководитель должен взяться за ее решение сам.
Основная опасность задач группы Б для руководителя состоит в том, что рано или поздно они переходят в состав задач группы А и должны решаться им лично в кратчайшие сроки.
Задачи группы В должны быть делегированы другим исполнителям. Необходимость их делегирования объясняется тем, что успешное решение задач группы В не требует наличия у исполнителей специальных знаний и особых качеств. Руководитель при этом оставляет за собой только контроль сроков решения задач данной группы.
Принятие руководителем правильного решения по приоритетности выполнения намеченных мероприятий обеспечивает:
- работу только над действительно важными и необходимыми задачами;
- решение задач в соответствии с их неотложностью;
- достижение поставленных целей наилучшим образом (с наименьшими ресурсными потерями) с учетом складывающихся обстоятельств;
- исключение работ, которые могут быть выполнены другими исполнителями.
- Группа задач А — срочные/важные;
- Группа задач Б — срочные/менее важные;
- Группа задач В — менее срочные/важные;
- Группа задач Г — менее срочные/менее важные.
Задачи группы Б должны быть делегированы другим исполнителям. Основная опасность задач данной группы для руководителя состоит в том, что если они не будут делегированы, то руководитель рискует попасть под «тиранию» их срочности. Необходимость делегирования этих задач вытекает и из того, что для их успешного решения не требуется наличия у исполнителя специальных знаний. За руководителем остается только контроль сроков решения задач данной группы.
Задачи группы В следует делегировать другим исполнителям, разгружая свое рабочее время и заботясь о повышении мотивации труда сотрудников. Однако следует помнить о том, что руководитель обязан проконтролировать сроки и качество решения делегированных задач. При невозможности делегирования руководитель должен сам взяться за решение задач данной группы.
Задачи группы Г представляют собой задачи несущественные и несрочные. От их решения в текущий момент времени должны воздерживаться как руководитель, так и другие сотрудники.
Последовательно применяя в практике работы метод АБВ и принцип Эйзенхауэра, руководитель может значительно повысить производительность, продуктивность и результативность своей повседневной деятельности.
Исследование рабочего времени - образцы документов
Под исследованием рабочего времени понимается процесс, в ходе которого фиксируется весь комплекс выполняемых сотрудником в течение смены основных и вспомогательных операций, перерывов в работе, а также их длительность.
Изучение рабочего времени сотрудника предоставляет компании большой объем информации, который используется для решения разных управленческих задач.
Основные цели проведения исследования:
- изучение применяемых трудовых приемов и проектирование наиболее рациональных трудовых процессов;
- определение уровня производительности труда и выполнения имеющихся в организации нормативов;
- выявление неиспользованных резервов рабочего времени;
- определение структуры времени рабочей смены;
- выявление уровня трудовой нагрузки, а также возможностей для перераспределения работ.
Исследование трудового процесса сотрудника — это, по сути, инвентаризация рабочего времени: выявление его количественных показателей применительно к локальным бизнес-процессам (производственным, управленческим).
Оценкой использования рабочего времени может быть заинтересован также и сам сотрудник — в целях повышения продуктивности работы. Следствием станет более интенсивное выполнение рабочих планов и получение более высокой зарплаты и премий.
Инициаторами проведения исследования рабочего времени на предприятии могут быть разные субъекты: собственники бизнеса, которых интересует рост производительности труда; топ-менеджеры, также заинтересованные в достижении высоких производственных показателей; руководители подразделений; рядовые сотрудники.
Компенсация за потраченное рабочее время
Когда задачи выполнены, необходимо произвести расчет вознаграждения за труд (или компенсации за потраченное рабочее время). В различных компаниях и их подразделениях расчёт может проводиться по различным, часто не систематизированным, правилам. Важно выстроить такую систему, которая позволяет мотивировать сотрудника на своевременное выполнение задач с трудозатратами, не превышающими плановые значения.
Оценить деятельность сотрудника за определённый период можно, сформировав отчет по принятым к исполнению задачам (рис. 8).
Рис. 8. Отчет по принятым к исполнению задачам
Если сотрудник выполнил задачи своевременно и уложился в планируемые трудозатраты, ему необходимо начислить компенсацию за рабочее время (вознаграждение за выполненную работу) в установленном в компании порядке. Если же задача выполнена с отставанием, то необходимо мотивировать сотрудника на выполнение задач в срок.
Читайте также: