Распределение рабочей нагрузки правила организации эффективного отдыха
Умение управлять своим временем позволяет в разы повысить личную эффективность. Если вы пока не обладаете этим полезным навыком, его вполне можно приобрести.
Один из ценнейших навыков для любого руководителя — умение грамотно распределить время и максимально эффективно работать в условиях многозадачности. Как и любой другой навык, его можно развить и укрепить, что однозначно идет на пользу бизнесу и способствует личностному росту. Например, мы помогаем своим франчайзи правильно настроить тайм-менеджмент, чтобы всегда хватало времени на работу, семью и хобби и не приходилось вязнуть в болоте из нерешенных задач.
Конечно, наши рекомендации — это не тайна за семью печатями: обо всем этом можно прочитать в сотнях книг, узнать из множества курсов и вебинаров по теме тайм-менеджмента. Главное же новшество — это подход к управлению временем. Мы считаем, что эти методики и рецепты необходимо применять не от случая к случаю, а постоянно, и только тогда они дадут эффект.
Топ самых популярных методов планирования
Матрица Эйзенхауэра
Метод приоритизации, который придумал Дуайт Эйзенхауэр — 34-й президент США.
В основе метода лежит распределение дел по четырем категориям:
- Важно и срочно — сделать.
Сюда относятся задачи, которые необходимо выполнить в кратчайшие сроки. Например, сдать проект, от которого зависят дальнейшие действия компании или курсовую работу, дедлайн которой сгорит на неделе.
- Важно и несрочно — эта категория скорее о саморазвитии, которое необходимо для личностного роста.
Изучение иностранных языков, занятия спортом, чтение полезной литературы — все, что не имеет четких сроков, но очень важно для человека.
- Неважно и срочно — здесь речь идет о ежедневных, рутинных задачах, которые носят по большей части бытовой характер.
Готовка, стирка, уборка, ежедневная рассылка — все это можно делегировать, чтобы освободить время для более важных и срочных задач.
- Неважно и несрочно — на первый взгляд кажется, что эта категория в принципе не нужна.
Однако здесь речь идет о досуге, который в свою очередь тоже нуждается в планировании, поскольку зачастую свободное время может быть сильно ограничено, а списки фильмов, книг и песен нужно не только пополнять, но и реализовывать.
Метод Парето
Или «правило 80 на 20». Суть принципа, сформулированного итальянским социологом и экономистом Вильфредо Парето, состоит в том, что 20% усилий приносят 80% результата и, соответственно, 80% усилий тратится на 20% результата. Все зависит от того, насколько эффективно то или иное действие для достижения поставленной цели.
Особенно хорошо этот метод работает в повседневной жизни. Если грамотно распределить свое время на 20% необходимых задач, то это на 80% приблизит вас к цели. Метод Парето лучше применять в комплексе с матрицей Эйзенхауэра, начиная день с важных и срочных дел и постепенно двигаясь к менее важным, но более объемным.
Метод OKR
OKR расшифровывается как Objectives and Key Results — «цели и ключевые результаты». Эта методология больше относится к бизнес-планированию. В ее основе лежит эффективный контроль задач при реализации целей компании. Кроме того, методология подразумевает управление проектами для синхронизации индивидуальных и командных целей. Была разработана в компании Intel в 1960-х годах. Сейчас систему используют в таких компаниях как Google, Spotify, Twitter, LinkedIn, Airbnb и другие.
Джон Дорр, известный венчурный инвестор, партнер фонда Kleiner Perkins, стоявший у истоков внедрения OKR в Google, предложил такую формулу для постановки целей: «Я достигну ___________, что можно оценить с помощью ___________», где нужно вписать цель и ключевые результаты. Как пишет Фелипе Кастро в книге The Beginners Guide to OKR, последние должны быть количественными и измеримыми.
Фикс-тайм методы
Сюда относятся техники, при которых работа идет по таймеру. Одним из самых распространенных является метод Pomodoro, придуманный в 1980-х владельцем Cirillo Consulting (а в то время — студентом) Франческо Чирилло. Суть методики в том, что вы работаете 30 минут, после чего делаете пятиминутный перерыв. После четырех таких рабочих подходов, следует «большая перемена» в 30 минут.
Метод декомпозиции
Если задача слишком объемная, можно застопориться еще на начальных этапах ее выполнения. Чтобы этого не допустить, следует поделить ее на более мелкие шаги, таким образом станет ясно, с чего начинать и как достичь цели. Этот метод еще называют «поедание салями или слона по кусочкам». Поэтапное выполнение задач и конкретизация намного эффективнее при достижении глобальной цели.
Простые советы по планированию
1. Определитесь с методом
Описанные выше виды подходят не всем, поэтому стоит учитывать особенности своего организма и ритма жизни, а также уровень усидчивости и концентрации на задачах.
2. Введите планирование в привычку
Вне зависимости от метода постарайтесь довести сам процесс до привычки. Это помогает упорядочить не только повседневную жизнь, но и процесс достижения глобальных целей. Также планирование развивает стратегическое мышление и дальновидность.
3. Формулируйте цели четко
Распространенная ошибка — построение размытых планов. Выучить французский, достичь успеха на работе, много путешествовать, — все это относится скорее к желаниям, а цели необходимо конкретизировать как можно детальнее. «Записаться на курсы французского языка в следующем месяце», «спланировать поездку в страну N в следующем году», «разработать стратегию продвижения продукта» и так далее.
Личный опыт
Анна Мельянцова ─ руководитель корпоративных акселерационных программ бизнес-инкубатора НИУ ВШЭ:
«В своем ежедневном планировании мы используем комбинацию из методов:
Правильная последовательность
Говоря о тайм-менеджменте, мы не имеем в виду, что теперь надо работать в режиме 24/7. Скорее, речь идет о возможности так распланировать время и распределить усилия, чтобы жизнь в целом стала более комфортной и насыщенной, а работа — максимально эффективной.
Вот один из примеров. Руководитель должен встретиться с родителями — потенциальными клиентами, которые хотели бы познакомиться с работой детского сада. Есть выбор, когда назначить эту встречу. Оптимальнее всего организовать такую экскурсию в первой половине дня, когда дети играют и занимаются с педагогами до обеда и сна. Решать деловые вопросы, такие как обсуждение контрактов с поставщиками или рекламные заказы, напротив, лучше во время тихого часа, когда у руководителя минимум других задач. Во второй половине дня удобнее контролировать работу персонала и общаться с родителями, которым комфортнее встречаться с директором после работы, чтобы обсудить те или иные нюансы, связанные с пребыванием ребенка в детском саду.
Таким образом, тайм-менеджмент вместе с планированием, использованием органайзера и делегированием полномочий — это действенная система, которая позволяет организовать рабочее и личное время наиболее рационально. Одно из ключевых условий успеха здесь, как показывает опыт, — регулярность. Необходимо не просто попробовать раз или два, а придерживаться этой системы постоянно, и тогда увидите, как вырастет эффективность вашей жизни во всех направлениях.
Распределение рабочей нагрузки. Правила организации эффективного отдыха (Грамотное распределение рабочей нагрузки как основа успеха и эффективной работы)
Основные виды планирования
Поскольку метод планирования имеет широкий спектр применения, к каждой жизненной сфере подходит свой вид.
Планирование по необходимости
Этот вид в свою очередь делится на:
- Директивное, при котором выполнение поставленных задач является обязательным. Подразумеваются детализация и лицо, которому направляется готовый план. Чаще применяется в государственном планировании или на предприятии.
- Индикативное, не подразумевающее обязательного исполнения сроков и задач. Является скорее рекомендательным и применяется в микроэкономических процессах.
По времени исполнения задач
Здесь важны сроки, в рамках которых строится план.
- Краткосрочноепланирование — рассчитывается на период до года.
Может содержать план на день, неделю, месяц, квартал. Самый распространенный вид, так как применяется и в повседневной жизни, и на предприятии.
- Среднесрочноепланирование — применяется в государственных учреждениях, на предприятии и в фирмах.
Обычно рассчитывается на срок от одного года до пяти лет.
- Долгосрочноепланирование — здесь расчет идет на срок от пяти лет и больше.
Часто применяется в науке и экономике для решения стратегических задач.
По содержанию плана
Под этим подразумеваются тактическое, стратегическое и процессное планирование.
- Стратегия — это долгосрочный план, который определяет основной вектор действий фирмы. Сюда входит изучение рынка, целевой аудитории, оптимизация рабочего процесса и так далее.
- Тактика — это планирование, при котором создаются условия для решения задач, поставленных при стратегическом планировании.
- Календарное планирование — подразумевает распределение стратегических и тактических шагов по конкретным датам и другим показателям.
- Бизнес-планирование — как один из видов, необходим для оценки эффективности планируемых мероприятий. Это детально проработанный план, куда включены все основные показатели организации и бизнеса.
Тайм-менеджмент для руководителя: 10 ключевых правил
Тайм-менеджмент критически важен для каждого руководителя, нацеленного на достижение корпоративных и личных целей. Прокрастинация, лень и апатия способны выбить из колеи даже самого ответственного человека. Чтобы такого не было, следует взять на вооружение ключевые правила тайм-менеджмента для руководителя.
Тайм-менеджмент – это технология правильной организации личного и рабочего времени с целью его эффективного использования. Грамотное управление временем приводит к более быстрому и продуктивному достижению целей, что важно для каждого руководителя. Тайм-менеджмент включает в себя массу процессов от планирования и распределения до делегирования и анализа. Узнаем об этом подробно.
Грамотное распределение рабочей нагрузки как основа успеха и эффективной работы
Современный мир развивается непрерывно и динамично, постоянно диктуя нам все новые и новые условия, и мы, стремясь быть успешными, пытаемся вписаться в постоянно изменяющийся и ускоряющийся темп жизни. Если раньше считалось, что прогресс и развитие технологий высвободят больше свободного времени, облегчат человеку его труд, то практика показала совершенно иной результат. Рабочие нагрузки растут, количество задач увеличивается с каждым днем, частые переработки и ненормированный рабочий график становятся привычным делом. Это всеобщая проблема, от которой в первую очередь страдают самые передовые, технологически развитые страны. Например, в конце XX в. в японском языке даже появился термин «кароси» – смерть от переутомления на рабочем месте.
Во всех случаях «кароси» люди с энтузиазмом относились к своей работе и получали от нее удовлетворение. Трудясь без перерывов, выходных и отпусков, игнорируя собственную потребность в регулярном отдыхе, они настолько погружались в работу, что даже необходимость заботиться о своем здоровье отходила на второй план.
В последние годы в группу риска синдрома «кароси» все чаще попадают совсем молодые люди: студенты, учащиеся. Связано это в первую очередь с повальным увлечением Интернетом, компьютерными играми или программированием. Уже известны случаи смерти совсем молодых людей, когда, не в силах оторваться от захватывающей компьютерной игры или увлекательного путешествия по виртуальным мирам Интернета, они настолько выходили за пределы реальности, что переставали чувствовать даже тревожные сигналы собственного организма. Эта страсть оказывается разрушительной. Любое чрезмерное напряжение сил приводит к возникновению стрессовых состояний, которые в свою очередь ведут к истощению организма. И если не уметь правильно распределять нагрузку и не учитывать свои потребности в отдыхе и восстановлении сил, то длительное пребывание в стрессовой ситуации может привести к печальным последствиям.
Английские специалисты составили «шкалу стресса» для более чем 150 различных профессий (таблица 6.1).
В группу риска попали и представители таких профессий, как адвокаты, страховые агенты, бухгалтеры, сотрудники высокотехнологичных компаний, владельцы страховых компаний, брокеры, руководители различных уровней, менеджеры по работе с клиентами, менеджеры по продажам, психологи, педагоги и преподаватели, продавцы, инженеры и консультанты. А завершают список библиотекари и музейные работники с самым низким баллом подверженности риску – 2,9.
Гораздо чаще стрессовые заболевания настигают наемных работников, у которых существует постоянный риск быть уволенными. Более того, владельцы компаний нередко позволяют себе срывать раздражение на подчиненных, что также не способствует укреплению их здоровья.
Стресс, связанный с работой, очень часто возникает в тех случаях, когда к людям предъявляются требования, не соответствующие их уровню знаний и навыков. В 15 странах Европейского союза проводился опрос, в ходе которого были определены факторы, влияющие на повышение уровня стресса на рабочем месте:
• 56 % рабочих и служащих отмечали высокие темпы работы;
• 60 % – жесткие сроки ее выполнения;
• 40 % – ее монотонность;
• свыше трети не имели возможности оказать какое-либо влияние на порядок выполнения заданий.
В ходе этого исследования были также получены данные, анализ которых показал, что повышенному риску подвергаются работники не только с чрезвычайно напряженным, но и с активным характером труда. Например, менеджеры и инженеры обладают большой свободой принятия решений и часто склонны утрачивать контроль за своим рабочим временем. Такие люди могут входить в группу риска «кароси».
Одной из важных задач тайм-менеджмента является выработка умения правильно распределять свою рабочую нагрузку: в нашей жизни должно быть место и для труда, и для отдыха. Именно грамотное распределение рабочей нагрузки позволяет сохранять высокую производительность, т. е. получать необходимые результаты в единицу времени. Только в этом случае все наши действия становятся эффективными, что позволяет достичь высоких показателей. А это – одна из главных составляющих успеха.
Правила организации эффективного отдыха
Отдых нам необходим: не только длительные отпуска или каникулы, но и кратковременные перерывы в течение рабочего дня могут служить хорошей энергетической подзарядкой и восстанавливать наши силы. Для того чтобы достичь такого результата, достаточно соблюдать основные правила эффективного отдыха.
10 правил тайм-менеджмента
Теперь, когда вы знаете, что управление временем не заблуждение, а вполне реальный навык, поддающийся развитию, пора перейти к практической части. Сразу стоит сказать, что перечисленные ниже правила тайм-менеджмента настоятельно рекомендуется использовать в комплексе. Поначалу это может быть сложно, но только в таком случае можно достичь продуктивных результатов и заметно повысить личную эффективность.
Правило №1 – планирование действий
Планирование используется во многих профессиональных отраслях, а не только в повседневной жизни. Однако в личной эффективности этот действенный метод почему-то использует далеко не каждый руководитель. Даже в том случае, если для выполнения рабочих задач предусмотрен строгий регламент, следует иметь собственный план более продуктивного и оперативного осуществления задач. В деле планирования помогут три методики:
- Записывайте планы и цели. Пока цель или план не будут подробно записаны на бумаге или в электронном документе, они больше походят на мечту или абстрактное желание. Для мозга такие «цели» не существуют. Следовательно, он не тратит ресурсы на их достижение.
- Заранее составляйте план на день. По возможности, это надо делать вечером накануне дня, для которого формируется план. Распишите действия, которые надо осуществить, расставьте их в порядке важности и срочности. В первую очередь, делайте сложные и крупные задачи. В этом поможет следующий метод.
- Разделяйте большие задачи на малые. Этот метод по-простому называется «Съесть слона по кусочкам». Суть проста – крупная задача делится на небольшие шаги, последовательное выполнение которых в итоге приводит к реализации цели. Этот метод решает проблему, когда человек откладывает начало работы.
Планирование надо делать каждый день – это должно стать полезной привычкой, работать без которой будет попросту некомфортно. Если в планах фигурируют сроки закрытия задач, обязательно оставляйте небольшой запас на случай возникновения непредвиденных обстоятельств (5-10% от основного времени на выполнение задачи). Попробуйте составлять план каждый раз перед началом рабочего дня. Убедитесь, что потраченные пару минут на план в итоге экономят часы рабочего времени.
Правило №2 – точная формулировка целей
Стратегическое и краткосрочное планирование идет неразрывно с грамотной постановкой цели. И правда, как можно планировать достижение цели, если неизвестно, к какому результату надо прийти? Чтобы таких ситуаций не было, следует вооружиться методом декомпозиции целей. Он предполагает разделение целей на комплекс отдельных этапов.
Другой метод, которым надо пользоваться на этапе постановки целей, – SMART. Согласно ему, цель должна быть конкретизированной, измеримой, достижимой, актуальной и ограниченной во времени. Проверьте текущие цели на предмет соответствия перечисленным пяти требованиям. Методика SMART неоднократно доказала эффективность на тысячах примеров.
Правило №3 – фиксирование плана действий
Просто записывать цели на лист бумаги или на другой носитель не идеальное решение. Оптимальной стратегией будет использование особых методов фиксации целей. Например, применение диаграммы Гранта. Согласно этой методике, в заранее подготовленной таблице описываются все этапы выполнения задачи. Для задач прописываются сроки выполнения, приоритетность и точная длительность.
В диаграмме Гранта разрешается группировать похожие или очень мелкие задачи в единый пункт. Большие и сложные задачи при этом, напротив, разбиваются на мелкие, каждая из которых подробно расписывается. Плюс такого метода в том, что план получается наглядным. Сразу видно, какой объем работы выполнен, сколько еще предстоит сделать и какое время на это нужно. Также становится понятно, сколько времени займет весь проект.
Правило №4 – устанавливайте приоритеты
Когда рабочих задач слишком много, возникает следующая проблема – руководитель не знает, с чего начать. Часто это становится причиной прокрастинации, из-за чего начало работы откладывается на неопределенный срок. Чтобы этого не происходило, надо пользоваться особыми методиками. Особой популярностью пользуется метод под названием «АБВГД». Согласно методике, приоритеты обозначаются буквами слева направо в порядке убывания:
- А – наиболее важные задачи.
- Б – задачи средней значимости.
- В – менее важные поручения.
Соответственно, под буквами «Г» и «Д» находятся наименее важные задачи, выполнение которых можно без последствий отложить на последний момент. Также надо помнить о законе Парето. Он гласит, что 20% усилий приносят 80% результата, тогда как оставшиеся 80% усилий приносят 20% результата. Это значит, что надо выявить те самые 20% усилий, которые приведут к оперативному выполнению задачи.
Еще один эффективный способ расстановки приоритетов – это матрица Эйзенхауэра. Оно названа по имени создателя – бывшего президента США. Это был продуктивный и успешный человек, в чем ему помогла его матрица. Согласно этой методике, дела, которые надо выполнить, подразделяются на следующие категории:
- Срочные и важные.
- Важные и не срочные.
- Срочные и не важные.
- Не важные и не срочные.
Наибольший акцент надо уделить первой категории дел. Они осуществляются в первую очередь в начале дня. Откладывание этих дел на потом обязательно повлечет за собой негативные последствия, поэтому делать этого не стоит. Удивительно, но самым эффективным «квадратом» рассматриваемой матрицы считается второй, где содержатся важные, но не срочные дела. Их выполнению нужно уделять много времени, стараясь не отвлекаться на другие срочные задачи.
Дела из третьей категории отнимают много времени, при этом не приносят особого результата. Эти задачи можно делегировать подчиненным, по возможности. Дела из четвертой категории для экономии времени и повышения концентрации вообще вычеркиваются из ежедневного плана – они лишние.
Правило №5 – концентрация на главном
Одним из главных навыков продуктивного руководителя считается способность работать, при этом не отвлекаясь на посторонние отвлекающие факторы. Второстепенные дела и сиюминутные желания сбивают концентрацию, из-за чего общее время на достижение целей заметно увеличивается. Чтобы этого не происходило, вам следует использовать особые техники.
- Делегирование. Поручение неважных и срочных, а также других дел подчиненным – это действенная техника высвобождения свободного времени у руководителя. Делегирование представляет собой один из классических частей тайм-менеджмента.
- Перенос несрочных дел. Задачи, выполнение которых не играет значимой роли и не требует срочного вмешательства, рекомендуется переносить на так называемые «нересурсные часы». Это период дня, в который падает личная продуктивность, а ресурсов не хватает на выполнение важных действий.
- Умение отказывать. Крайне простой в исполнении метод, который освобождает от многих обязанностей и переживаний. Однако это не значит, что нужно отказывать всем окружающим в ущерб развитию компании. Отказывать надо только людям и желаниям, которые напрасно тратят ваше время и не несут корпоративной пользы.
Еще один совет, уместный в этом разделе, – не переусердствуйте с организацией перерывов. Это весьма частая проблема, когда из-за низкой концентрации человек делает множество перерывов. В конечном счете, они накапливаются и приводят к просрочке важных задач. Проблема кроется в непонимании корня явления. Здесь нужно не увеличивать количество отдыха без явной необходимости, а работать над повышением концентрации на делах.
Правило №6 – анализируйте полученный опыт
В любом деле важен контроль, особенно в вопросе личной продуктивности руководителя. Обязательно выделяйте немного времени на то, чтобы вернуться назад и узнать, какие результаты принесло увлечение тайм-менеджментом. Отдельно внимание уделите рассмотрению ситуаций, в которых были потрачены большие энергетические и временные ресурсы без должной отдачи. Сделайте выводы и постарайтесь не повторять старые ошибки.
Сохраняйте осознанность, даже будучи увлеченным выполнением конкретной задачи. Поддержание контроля поможет и в ситуации, когда концентрация упала, и вместо работы начинается «серфинг» в социальных сетях и потакание другим «хронофагам». Если такое вдруг произошло, надо сделать непродолжительный перерыв для того, чтобы восстановить концентрацию. После этого можно снова сосредоточиться на выполнении задачи.
Правило №7 – не забывайте про отдых
Не рекомендуется гнаться за результатами, забывая при этом про отдых. В противном случае, в скором времени появится апатия и различные психические расстройства. Чередуйте выполнение рабочих задач с качественным отдыхом. Рекомендуется применять такой отдых, который значительно отличается от работы. То есть «отдыхать» за компьютером после работы за ним же не лучший вариант.
Не надо забывать и о правильном сне, общении с близкими, хобби и прочих радостях жизни. Работа и достижение корпоративных целей – это только часть жизнедеятельности руководителя, причем малая. Чтобы постоянно оставаться на пике психофизиологических способностей, надо уметь отдыхать и радоваться жизни, регулярно восстанавливаться. Еще один положительный аспект – это регулярные физические нагрузки (в меру возможностей и по силе личных желаний).
Правило №8 – ведение хронометража
Учет рабочего времени обязателен в том случае, если в конце рабочего дня вы регулярно выбиваетесь из сил, при этом не понимаете, на что вообще потратили время. Сформируйте привычку вести учет рабочего времени. Записывайте на бумаге или в электронном виде выполняемые действия и учитывайте время, которое ушло на их реализацию. В конце дня просмотрите статистику и оцените собственную продуктивность.
Наверняка после первого использования техники учета времени вы обнаружите, что большое количество временных ресурсов ушло на бесполезные дела. Это социальные сети, просмотр развлекательного контента, компьютерные игры и другие малозначимые занятия. В этом и заключается главное преимущество методики хронометража. Она дает отследить так называемых «убийц времени» и начать активную борьбу с ними.
Правило №9 – использование ожиданий
Правило №10 – принцип 15 минут и «Помодоро»
Принцип 15 минут отлично подходит для руководителей, которые постоянно откладывают начало дела на потом. Суть методики в следующим – заставить себя выполнять задачу в течение 15 минут. Люди, которые пользуются этим методом, замечают, что после 15 первых минут работать становится легче. Прерываться при этом нет желания, так как для мозга начатая, но не завершенная задача является помехой, которую он стремится устранить.
Техника «Помодоро» оптимальна и для руководителей, у которых плохо обстоят дела с концентрацией внимания. Суть – запустить таймер на 25 минут. Это рабочее время, в ходе которого выполняется текущая задача без отвлечения на сторонние факторы. По прошествии 25 минут идет перерыв – 5 минут. После этого идет следующая сессия длиной 25 минут. После 4 сессий – перерыв 15 минут.
Главный принцип продуктивного и грамотного тайм-менеджмента – комплексное выполнение правил. Обязательно уделяйте время планированию дня, расстановке приоритетов и формулированию целей. Не держите это в голове – записывайте в ежедневник или оформляйте в электронном формате. Даже если поначалу будет сложно, упрямо соблюдайте правила. Это войдет в полезную привычку, а дальше будет проще.
Многие известные личности добились успеха, славы и богатства благодаря правильному управлению жизнью. Тайм-менеджмент – один из способов такого управления. Обязательно попробуйте и убедитесь в этом лично.
Переживание момента
Обсуждая вопрос о переключении как одном из важных правил эффективного и полноценного отдыха, мы затронули один из существеннейших аспектов взаимоотношений человека и времени, отражающий его «качество», «наполненность» и «насыщенность». Другими словами, «переживание момента».
Способность к этому позволяет избежать ненужных стрессов, дает возможность замедлить бешеный темп гонки и насладиться коротким мигом счастья, который дает нам сама жизнь.
Ученик, придя к учителю, оставил у входа зонтик и башмаки. Учитель спросил его, справа или слева от башмаков тот поставил зонтик. Ученик не смог вспомнить и устыдился: утратив бдительность, он упустил мгновение.
Правила эффективного отдыха
1. Ритмичность – первое условие эффективного отдыха. Планируйте небольшие перерывы через определенные промежутки времени. Самый оптимальный режим – пять минут отдыха через каждый час. Можно устраивать себе перерывы длительностью 10–15 минут через каждые полтора часа. Именно этот принцип используется при организации учебного процесса: неслучайно одна пара институтских занятий длится 1,5 часа, а перерыв – 10 минут. Вспомните и школу: урок – 45 минут, перемена – пять минут. Это обусловлено тем, что непрерывная работа в интервале длительностью 1,5 часа наиболее комфортна для человека. А дальше наступает перегрузка, мы начинаем уставать, становится сложнее запоминать даже небольшой объем информации, и она хуже воспринимается. Поэтому, как бы вы ни были загружены или увлечены работой, найдите пять минут на передышку.
Важно не только соблюдать принцип ритмичности, но и сделать отдых качественным. Эффективность наших перерывов во многом будет зависеть от того, чем будут заполнены эти пять минут. Поэтому важно соблюдать второе правило.
2. Максимальное переключение. Постарайтесь на пять минут свободного времени переключить свое внимание с того дела, которым вы занимаетесь, или задачи, которую решаете, на что-то другое. Обязательно выберите для себя наиболее подходящие для вас сценарии короткого пяти– или десятиминутного отдыха. Как правило, такие типовые сценарии у нас есть, но пользуемся мы ими неосознанно, не всегда соблюдая принцип максимального переключения, что снижает эффективность нашего отдыха. Чем сильнее будет переключение во время пятиминутного перерыва, тем лучше вы отдохнете и восстановите свои силы. Например, если вам пришлось целый день анализировать цифры и делать математические расчеты, позвоните хорошему другу и обсудите что-нибудь эмоционально приятное. Если вы работали с людьми – побудьте в одиночестве. Если писали реферат – послушайте музыку, дайте отдохнуть глазам.
Как говорили древние мудрецы, движение – это жизнь. Человеку свойственно двигаться. В течение рабочего дня или в процессе учебных занятий мы не всегда имеем такую возможность. Вспомните, когда все занятия проходят в одной и той же аудитории и вы долго остаетесь на одном и том же месте, возникает ли у вас желание на переменах сходить в буфет или дойти до кофейного аппарата, подняться на этаж выше и поболтать с приятелями из параллельного потока? Если вы работаете в офисе, хочется ли вам выйти из кабинета, пройтись по коридору, сходить куда-то перекусить или выпить чашку кофе в соседнем кафе? Все это имеет отношение к третьему правилу эффективного отдыха.
Известный поэт Владимир Маяковский выразил суть этого принципа в следующем простом лозунге: «Товарищ, запомни правило простое: Работаешь сидя – Отдыхай стоя!»
3. Смена контекста. Во время короткого пятиминутного отдыха стоит изменить условия (контекст), в которых вы находитесь. Так, если вы целый день сидите перед монитором компьютера или за рабочим столом – встаньте, походите, сделайте несколько физических упражнений. Если вы весь день проводите на ногах или в разъездах, отдыхать лучше сидя. Сменить контекст можно, сменив привычные условия офисного пространства. Чем резче будет эта смена, тем сильнее положительный эффект.
Для повышения отдачи от использования правил организации эффективного отдыха рекомендуется иметь в запасе несколько наиболее приемлемых для вас сценариев свободных пятиминуток, которые помогут сделать небольшие перерывы не только максимально приятными, но и полезными.
Все сценарии по степени переключения и смене контекста можно оценить по пятибалльной шкале, например:
1 балл: смены контекста не происходит. Оставаясь на том же рабочем месте, в той же позе, глядя на тот же монитор компьютера, так же напрягая зрение и интеллект, переключиться с рабочего файла на просмотр интернет-ресурсов, не связанных с работой, зайти в чат, воспользоваться ICQ.
2 балла: смены контекста не происходит. Оставаясь на том же рабочем месте, но отвернувшись от монитора компьютера, поболтать с коллегами на нерабочие темы, позвонить другу, почитать книжку или журнал, не связанные с работой.
3 балла: частичная смена контекста, возможное переключение с рабочих тем. Дойти до комнаты отдыха, выйти в коридор, зайти в соседний отдел. Поговорить с коллегами, позвонить по телефону, выпить чашку чая и т. д. Мы находимся в той же офисной среде и часто продолжаем обсуждать рабочие вопросы.
4 балла: полная смена контекста, переключение с рабочих задач. Выйти из офиса на улицу, полностью отключиться от рабочих тем и проблем, просто полюбоваться на окружающий пейзаж и полностью освободиться от влияния офисной среды.
5 баллов: полная смена контекста, абсолютное переключение с рабочих тем плюс легкая физическая нагрузка. Способ, достойный самой высокой оценки. Нужно выйти на улицу, сделать несколько простых физических упражнений или просто пройтись быстрым шагом, полностью забыв на эти пять-десять минут о рабочих ситуациях и проблемах, освободив от них свое сознание. Очень полезно иметь в своем арсенале несколько простых упражнений для снятия стресса и усталости глаз, особенно если приходится много работать на компьютере.
Чем сильнее степень переключения и смены контекста, тем быстрее и лучше вы отдохнете за сравнительно короткий промежуток времени, тем легче вам будет выполнять свои функциональные обязанности, рабочий день не будет тянуться бесконечно, и к его окончанию вы будете чувствовать себя полным сил и энергии.
Многозадачность: что с ней делать?
Начали с пункта «а», плавно перешли к пункту «б» и, наконец, остановились на пункте «я» — четко и последовательно. Хотелось бы, чтобы каждый рабочий день выглядел именно так. Однако в реальности нам очень часто приходится решать несколько задач одновременно, и неудивительно, что от этого страдают и качество работы, и моральный дух, и атмосфера внутри коллектива.
Так, руководители детских садов могут одновременно улаживать проблемы с поставками продуктов, проводить рабочие планерки с персоналом и отвечать на вопросы родителей. Как успеть сделать все в срок, учитывая специфику сферы? Как распределить свои силы, чтобы сделать все хорошо и при этом не выдохнуться раньше времени? Нам помогают простые, но эффективные инструменты.
Органайзер. Простой бумажный блокнот, приложение в телефоне или программа на компьютере — это надежные помощники для любого, кто живет в режиме многозадачности под девизом «Успеть все». Это удобно не только потому что наглядно: так можно распределять задачи по степени важности, составлять расписание, исходя из ваших приоритетов. В конечном счете привычка планировать и фокусироваться на самом главном делает вас более организованным, а вашу работу — намного эффективнее. Благодаря органайзеру вы сразу видите, на каком этапе находитесь, кто и за что сейчас отвечает и какие нужно ставить задачи перед командой в первую очередь.
Делегирование полномочий. Часто это гораздо целесообразнее, чем стараться делать все самим. Сотрудники вполне способны решать текущие вопросы и закрывать рутинные задачи, освобождая руководителю время для разработки стратегии и решения глобальных проблем. Роль главы компании, как мы ее понимаем, гораздо шире роли простого администратора: он еще и вдохновитель, и организатор творческого процесса. Но этого трудно добиться, если руководитель тратит время на текучку. Поэтому необходимо делегировать полномочия соответственно тем навыкам и способностям, которыми обладают члены команды.
Планерки. Регулярные встречи с коллективом не только дисциплинируют сотрудников, помогают вовремя выявить те или иные потребности в оборудовании, материалах, продуктах и так далее, но и настраивают команду на общую работу. Именно на планерках руководитель может объявить о стратегических планах, рассказать о планирующихся новшествах, узнать мнение сотрудников по тем или иным вопросам.
Как эффективно планировать свое время: методы, техники, ошибки
Планирование — это метод эффективного распределения времени для качественного выполнения различных задач.
Зачастую бывает так, что дела и дедлайны накапливаются как снежный ком, а времени и сил остается все меньше. Как итог, мы получаем либо сгоревшие сроки, либо нервный срыв, либо все это сразу. Во избежания плачевных результатов работы существуют такие инструменты как тайм-менеджмент, целеполагание и планирование. Эти «три кита» эффективности имеют много общего, но все же различаются. Подробнее о тайм-менеджменте можно, например, прочитать в различных книгах.
Планирование — более глобальный метод распределения времени и приоритизации задач, так как применяется не только в личной жизни, но и в бизнесе. В последнем случае планирование особенно необходимо, потому что от правильного распределения задач и ресурсов зависит результат производства. В целом, бизнес-планирование — один из методов эффективного распределения времени, действий, ресурсов и средств.
3 распространенных мифа о тайм-менеджменте
Как и любая сфера, связанная с темой личностного развития и повышения личной эффективности, управление временем обросло массой мифов и заблуждений. Сама суть тайм-менеджмента была сформулирована Сенекой более 2000 лет назад в Древнем Риме. Неудивительно, что за это время за истину были приняты серьезные заблуждения, которые, вопреки первоначальной задаче, мешают человеку продуктивно достигать собственных и корпоративных целей.
Миф №1 – время неподвластно человеку
Это заблуждение одновременно и верно, и ошибочно. Человек не может физически повернуть время вспять или изменить скорость его протекания. Однако каждый способен управлять собственными действиями так, чтобы за меньшее время делать больше полезной работы. Именно это и подразумевается в понятии «управление временем». По сути, это контроль человека над собственной жизнью.
Люди, которые начинают осваивать тайм-менеджмент, нередко удивляются тому, сколько свободного времени у них появляется на выполнение рабочих и личных задач. Этим пользуются и успешные люди – ученые, актеры, спортсмены, творческие люди. Они планируют собственные дела так, чтобы выполнять аналогичное количество работы за меньшее время. Они не подчиняют время своим законам, но управляют им эффективно, а значит, это получится сделать и у вас.
Миф №2 – придется интенсивно работать
Культивация этого заблуждения происходит из-за того, что люди не понимают сути управления временем. Вовсе не значит, что придется работать больше, упорнее и без перерывов. Напротив, это прямой путь к переутомлению с последующей апатией и даже депрессией. В таком состоянии не получится достигать целей даже в прежнем темпе, не говоря уже о повышении продуктивности. Поэтому настраиваться на беспробудную работу не нужно.
Суть тайм-менеджмента заключается не в увеличении выполняемого объема работы, а в концентрации только на полезных задачах. Ненужные действия, которые отвлекают человека от достижения целей, при этом строго отсеиваются либо откладываются на конец рабочего дня. Существуют десятки так называемых «хронофагов», которые пожирают свободное время, а человек этого даже не замечает. Борьба с ними и есть суть методики.
Миф №3 – тайм-менеджмент лишает свободы
Люди, которые придерживаются этого мнения, считают, что в рамках управления временем придется работать, подобно роботу. Они заблуждаются, полагая, что запланированные задачи выполняются строго по расписанию без свободы выбора. Примечательно, что роботами, по сути, являются те люди, которые идут на поводу своих привычек и сиюминутных желаний, отвлекающих от важных дел. Тайм-менеджмент, напротив, дарит свободу.
Грамотное временное планирование и правильное распределение ресурсов – ключ к выполнению большого количества рабочих и личных задач без перенапряжения. Руководитель, который берется за все сразу или прокрастинирует, испытывает психологическое давление из-за навалившихся дел. Разве можно его назвать свободным? Даже строгий график работы можно разбавлять отдыхом и творчеством.
Дзэнская притча
Издревле двумя основополагающими принципами очищения души и достижения духовных высот были «память смертная» и «внимание к себе». В тайм-менеджменте мы можем найти аналогию этим двум принципам. «Память смертная» – осознание ограниченности времени, человеческой жизни, невосполнимости и невозвратности каждой минуты, требующее не растрачивать себя по мелочам. «Внимание к себе» – осознанность, осмысленность жизни, своих целей, желаний и поступков. Сочетание этих двух принципов позволяет выработать обостренное чувство наполненности момента, умение находить необычное и яркое в каждом миге жизни, помогает увидеть, что она прекрасна и удивительна, а не просто представляет собой череду однообразных серых будней. В погоне за успехом мы часто словно пробегаем мимо жизни, даже не замечая ее. Умение управлять временем и грамотно им распоряжаться дает важное преимущество – становится легче найти возможность для спонтанного, ресурсного занятия, для творчества, которое дает пищу нашей душе, но не выражается в материальном результате. Планы и переживание момента должны не противоречить друг другу в нашей системе организации времени, а взаимодополнять друг друга.
Читайте также: