Правила организации эффективного отдыха в тайм менеджменте
Как часто вам кажется, что времени катастрофически мало и хочется, чтобы в сутках было хотя бы на пару часов больше? К сожалению, современный мир не даёт расслабиться ни на секунду. Дела копятся и копятся. Выбраться из горы задач и ощущения нехватки времени поможет планирование или, так называемая система тайм-менеджмента.
Тайм-менеджмент ― это система управления временем, которая помогает правильно организовать свои дела, чтобы быть максимально продуктивным. Управление временем ― это не суперсила, а набор методов, доступный каждому.
Технология тайм-менеджмент имеет три основных задачи:
Рациональное распределение ресурсов (сил и времени).
Принципы тайм-менеджмента
Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.
- Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
- Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
- Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.
Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.
Книги о тайм-менеджменте
«Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса», Дэвид Аллен;
«Тайм-менеджмент». Автор Брайан Трейси;
«Делай меньше. Как избавиться от желания всё успеть». Автор — Фергус О’Коннел;
«Быстрая черепаха. Неделание как способ достичь цели». Автор — Дайана Реннер, Стивен Д’Соуза;
«Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове». Автор — Реджина Лидс;
«Тайм-драйв. Как успевать жить и работать». Автор — Глеб Архангельский.
Чак Паланик в книге «Уцелевший» писал: «То, что мы называем хаосом — это всего лишь закономерности, которые мы не сумели распознать». Даже если вам кажется, что ваш рабочий процесс невозможно организовать, попробуйте. Напишите список важных задач, оставьте время на незапланированные задачи и обязательно выделите время на отдых. Вы увидите, что никакого хаоса нет, а есть только время, которое вы использовали неэффективно.
Эффективный тайм-менеджмент: основные правила
Прежде чем мы перейдём к непосредственным техникам планирования, познакомимся с базовыми правилами, которые подойдут для любого типа планирования.
Ставьте чёткие цели
Если у вас есть абстрактная цель, например, стать счастливым. Подумайте, что может сделать вас счастливым. Какие конкретные действия могут к этому привести. Может вам не нравится ваша нынешняя работа и это мешает вам стать счастливым? В таком случае цель сменить работу будет более материальна и понятна. Для такой цели можно поставить чёткие временные рамки.
Декомпозируйте
Цель ― это всегда что-то масштабное. Выделите для себя отдельные небольшие шаги, которые приведут вас к цели. В книгах это правило называют «метод салями». Нельзя засунуть себе в рот целую палку колбасы. Также и с целью. Режьте её на тонкие ломтики. Так ваше движение к цели будет наглядным. После каждого выполненного шага можно будет поставить галочку в ежедневнике и похвалить себя за результат.
Вернёмся к примеру с работой. Посмотрите вакансии, пообщайтесь с работодателями, сходите на обучение, если это нужно.
Расставляйте приоритеты
Больше внимания уделяйте важным и сложным задачам. Обычно их меньше всего хочется делать, но они дают больше всего результата. Начинайте с них день. В светлое время суток человек наиболее продуктивен. После выполненной тяжёлой работы остальные задачи будут казаться лёгкими.
Расставляйте приоритеты
Что делать, если список задач получился очень большим? За что браться сразу, а что отложить? Изучите весь список и расставьте приоритеты для каждого дела. Рассмотрим инструменты тайм-менеджмента для приоритизации.
АБВГД (ABCDE)
А, Б, В, Г, Д — уровни важности дел. Этот метод ещё называют АБВ (ABC). Всё зависит от того, сколько уровней вы введёте. Я считаю, что чем их больше, тем быстрее вы запутаетесь. Не усложняйте. Инструменты управления временем разработаны для того, чтобы облегчить вам жизнь, а не наоборот.
Проанализируйте список задач и расставьте приоритеты от А до Д. Вы не можете приступить к выполнению задач уровнем ниже, пока не закрыты все дела с более высоким приоритетом.
Задачи уровня А (A) самые важные, их невыполнение будет иметь самые серьёзные последствия для вашей жизни и работы. К примеру, обсуждение с подрядчиком сметы по мероприятию. Если вы этого не сделаете, рискуете не уложиться в бюджет.
Если А-задач слишком много, эксперты тайм-менеджмента рекомендуют поставить градацию А-1, А-2 и так далее. Я советую этого избегать как избыточного усложнения.
С А-задачами связано понятие «съесть лягушку на завтрак». Самые важные дела часто самые тяжелые и неприятные — уродливые «лягушки». Мы часто оттягиваем выполнение таких задач, но А-дело должно быть завершено в первую очередь. Нужно «съесть эту лягушку на завтрак».
Задачи уровня Б (B) важны, но их последствия невыполнения не такие серьезные, как у А-задач. К примеру, согласование с заказчиком цветов для банкета. Если вы этого не сделаете, мероприятие не будет сорвано, но заказчик может быть недоволен, что вы не учли его предпочтений.
Выполнить задачи уровня В (C) желательно, но неприятных последствий они не имеют. К примеру, ужин с друзьями.
Дело уровня Г (D — delegate) смело делегируйте подчинённому, другу или коллеге, в зависимости от ситуации. Делегирование освободит время для задач уровня А.
Остались задачи, которые попали на уровень Д (E — eliminate)? Откажитесь от них. Если дела оказались в этой категории, без них можно обойтись.
Матрица Эйзенхауэра
Метод назван в честь американского президента Дуайта Эйзенхауэра, который делил свои задачи на 4 категории:
- срочные, важные;
- важные, несрочные;
- срочные, неважные;
- неважные, несрочные.
Срочные и важные задачи (1) выполняйте сразу и самостоятельно. Они имеют большое влияние на будущее, делегировать их нельзя.
Важные несрочные дела (2) — самый комфортный режим работы. В нём вы можете планировать, взвешивать, рассчитывать и заниматься важными делами.
Старайтесь держаться в режиме 2. В нём вы полезны и эффективны.
Срочные и неважные задачи (3) делегируйте. Они отнимают много времени, но не приносят пользы.
Несрочные и неважные (4) вычёркивайте.
Обязательно приоритезируйте задачи, чтобы не делать одновременно несколько дел.
Курсы Нетологии
Soft Skills
Узнать больше
- Soft skills — это надпрофессиональные навыки, которые помогают любым специалистам в любой отрасли быть востребованными 💪
- Сможете прокачать навыки, чтобы быстро решать задачи, убедительно аргументировать свою позицию, грамотно выстраивать коммуникацию — без лишних эмоций и стресса
Отдых
Отдых в планируют наравне с остальными делами, поскольку без него невозможно долго сохранять высокую трудоспособность.
Анализируйте свой опыт
Инструменты и практики тайм-менеджмента не универсальны, их нужно адаптировать под конкретного человека и ситуацию. К примеру, у каждого свои «пожиратели времени» и ошибки в управлении временем. Фиксируйте их, чтобы видеть, над чем нужно работать.
Не используйте слепо все инструменты тайм-менеджмента. Проверьте, что работает именно у вас. Составьте список лучших практик.
Лучшие методы тайм-менеджмента
1. Подготовка с вечера
Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.
2. Хотя бы N минут
3. Дедлайны
4. Поедание «лягушки»
5. Мелкие задачи
Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].
6. Автофокус
Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.
7. Сделайте это завтра
Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.
Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.
Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».
8. Деление большой задачи
Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.
9. Одна задача в один промежуток времени
Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.
10. Методы фиксированного времени
Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.
Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.
Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.
Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.
Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.
Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.
11. Принцип девяти дел
Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.
Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.
12. Канбан
Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать.
Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.
Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.
13. Хронометраж
Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.
- Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
- Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
- Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.
14. Матрица Эйзенхауэра
Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.
15. Тайм-менеджмент по хронотипу
Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:
- «Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
- «Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
- «Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
- «Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.
Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше.
Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем
Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.
Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.
Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают.
Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях и не отклоняться от курса.
Как правильно отдыхать?
В пособиях по чаще всего даются следующие рекомендации:
1. Планируйте отдых. Закладывайте в свои планы и расписания время для восстановления сил. Не стоит надеяться, что тело или мозг отдохнут между делом или сами по себе.
Пример плана на день. Время отдыха и досуга выделено зеленым цветом
2. Используйте все виды отдыха. Делайте каждый час перерывы от 5 до 15 минут, планируйте ежедневные часы досуга, предусмотрите в своем графике выходные и отпуск. Каждый вид отдыха решает свои задачи и полезен.
3. Придерживайтесь постоянного ритма. Старайтесь делать перерывы через одинаковые промежутки времени, а отдыхать — в одно и то же время. Организм привыкает к этому ритму и начинает быстрее восстанавливаться.
4. Меняйте виды деятельности. Не стоит отдыхать от сидячей работы за компьютером или возле телевизора.
5. Не работайте во время отдыха. Например, старайтесь в выходные дни лишний раз не думать и не говорить о делах, не проверять корпоративную почту и уж тем более не брать работу на дом. Неизбежный во время таких занятий стресс не позволит вам полноценно восстановиться.
Мотивация
Чтобы постоянно придерживаться плана, важно уметь мотивировать себя.
Мотивация бывает позитивной — «если я сделаю это сегодня, то куплю себе пирожное» и негативной — «если я не сделаю это сегодня, то не буду есть пирожные целый месяц». Другими словами, вы либо поощряете себя, либо наказываете. Подумайте, какая мотивация вам больше подходит. Я советую использовать обе методики.
В конце периода — месяца или года — выпишите всё, что удалось сделать. Обязательно поощрите себя.
Мы часто говорим, что у нас нет времени. Это демотивирует и останавливает прогресс. Вместо этого проанализируйте, на что у вас есть время. Говорите и думайте об этом.
Читать также
Почему команда не укладывается в дедлайн и как этого избежать
курс
Управление
по agile: scrum, kanban, lean
Узнать больше
- Познакомитесь с опытом практикующих экспертов и евангелистов agile
- Сможете поменять стиль управления в бизнесе и донести ценность продукта до клиентов
- Научитесь управлять скоростью вывода продукта на рынок
Тайм-менеджмент: советы и инструменты
По тайм-менеджменту написано много книг и курсов. Ирония в том, что люди, которым необходим тайм-менеджмент, часто не могут выделить время на чтение толстых книг или многодневные тренинги по теме.
В статье я собрала советы и инструменты управления временем, которые использовала сама, и которые действительно принесли результат.
Вывод
Чтобы повысить свою эффективность и успевать больше, необходимо:
- поставить чёткие цели и задачи,
- зафиксировать все пункты,
- расставить приоритеты.
Приступить к выполнению плана, придерживаясь рекомендаций:
- фокусироваться на важном,
- анализировать свой опыт и биоритмы и корректировать на основе этого планы,
- планировать отдых,
- навести порядок на рабочем месте: физическом и электронном,
- фильтровать окружающую информацию, контролировать время выполнения действий, останавливать в себе порывы перфекциониста.
Мотивировать себя продолжать:
- съешьте пироженку 😊
Типы тайм-менеджмента
«Планировать нужно только рабочее время» ― такое часто можно услышать. Это не так. Выделяют 3 вида тайм-менеджмента:
Социальное планирование используется для управления межличностными отношениями в команде. Наверно, это не самый распространённый вид тайм-менеджмента, так как им чаще всего пользуются руководители. Этот вид применяют тогда, когда нужно организовать слаженную работу коллектива. Нужно правильно распределить обязанности и дела, чтобы все члены команды работали эффективно и при этом не перетрудились.
Личный, или персональный тайм-менеджмент, предусматривает самосовершенствование, время на хобби и прогулки, стремление к личным целям.
Профессиональное планирование – это эффективное использование рабочего времени. Важно правильно организовать свои рабочие дела так, чтобы выполнять все задачи качественно, быстро и при этом оставалось время на личные дела и отдых.
Исполнение
Даже самый хороший план может провалиться. Так как же осуществить запланированное?
Фокусируйтесь на главном
Чтобы достичь нужного результата, сконцентрируйтесь на одной задаче и откажитесь от второстепенных. Как это сделать?
Делегируйте
При делегировании мы боимся, что человек не справится с заданием или выполнит его плохо. Такой подход не даст вашим подчинённым расти. Делегируйте неважные, но срочные дела и сотрудничайте с подчинёнными в важных, но не срочных. Это освободит ваше время и мотивирует сотрудников.
Научитесь говорить «нет»
Чтобы избавиться от ненужных дел, важно уметь отказывать в просьбах, которые мешают вашим планам.
Блокируйте раздражители
Перед началом работы отключите всё, что может отвлечь (телефон, социальные сети, почту) и сконцентрируйтесь на задаче.
Исключите «пожирателей времени»
Проанализируйте свой день и напишите, на что уходит время. Отметьте действия, которые направлены на решение запланированных задач и полноценного отдыха. Все неотмеченные действия — это хронофаги, пожиратели времени. Отказавшись от них вы освободите время для важных задач.
Не делайте несколько дел одновременно
На самом деле мы не решаем несколько задач одновременно, а переключаемся между ними. Но это не делает нас эффективными. Наоборот, мы:
- замедляемся,
- ошибаемся,
- стрессуем,
- перестаем чувствовать жизнь,
- начинаем забывать важные вещи,
- разрушаем отношения с близкими,
- становимся эмоционально нестабильными,
- теряем креативность.
Отдыхайте
Тайм-менеджмент не о том, как работать двадцать четыре часа в сутки и не уставать. Он об эффективной работе и комфортной жизни. Планируйте отдых. Установите для себя два времени, когда будете прекращать работу: более раннее для обычных дней, более позднее — для авральных. Отключите email вне работы или разрешите push-уведомления только для самых важных адресов.
Наведите порядок в электронной почте
Хаос в почтовом ящике тормозит работу: приходится перечитывать письма несколько раз, долго искать нужное, отвлекаться на рекламу. Настройте папки и фильтры вашего почтового сервиса, чтобы упорядочить информацию:
Фильтруйте входящую информацию
Отфильтруйте информацию, которая нужна для решения ваших задач от бесполезной или чрезмерно детальной.
Учитывайте свои биоритмы
У всех разные биоритмы. Одним удобнее рано вставать и решать важные задачи в первой половине дня, другие более продуктивны вечером или ближе к ночи, третьим необходим дневной сон, чтобы работать эффективно. Понаблюдайте за собой. Если вы знаете, что в определённые часы наиболее активны, назначьте на это время важную встречу или совещание. Не заставляйте себя работать, когда организм уже уснул.
Создайте комфортное рабочее место
Во время работы ничего не должно раздражать или отвлекать: неудобный стул, всплывающие уведомления в браузере, дующий кондиционер. Беспорядок на столе отвлекает и отнимает время. Организуйте письменный и компьютерный рабочий стол, чтобы нужные материалы было легко найти.
Ограничьте свой перфекционизм
Не зацикливайтесь на неважных деталях. Вы никогда не сможете выполнить задачу на сто процентов так, как хотите. Стараясь добиться идеала во всём, вы становитесь неэффективными. Помните поговорку: «лучшее — враг хорошего».
Контролируйте время
Рассчитывайте и ограничивайте время для работы и отдыха.
Ставьте дедлайны
Планируйте окончание каждой задачи: дело А будет завершено к восьми вечера четверга, дело Б — к трём дня пятницы и так далее. Чёткие рамки не дадут затягивать работу.
Оставляйте запас времени
Если по расчётам на выполнение задачи А нужно три часа, заложите четыре. Запас времени избавит от стресса и пригодится в случае форс-мажоров.
Заканчивайте задачу раньше срока
Если вы намерены решить задачу к сроку, у вас два исхода: либо успеете точно в срок, либо опоздаете. Старайтесь завершить дело раньше запланированного — тогда проект будет готов досрочно или вовремя.
Используйте метод «Помидора»
Этот метод был назван в честь кухонного таймера в виде помидора.
- Запланируйте задачу.
- Поставьте таймер на 25 минут.
- Работайте не прерываясь и не отвлекаясь до звонка.
- После раунда сделайте перерыв в 3-5 минут.
- После каждого четвертого раунда отдохните 15-30 минут.
- Запишите, что отвлекало или мешало. Это ваши «пожиратели времени».
Попробуйте метод «Хронометраж»
В течение двух-трёх дней записывайте, на что тратите время с погрешностью в пять минут. Проанализируйте:
- Какие действия не относятся к решению задач или полноценному отдыху. Это «пожиратели времени». Откажитесь от них.
- На какую задачу вы тратите больше всего времени. Подумайте, как её оптимизировать.
- На какие долгосрочные цели уходит меньше всего времени? Пересмотрите цели и сроки их достижения. Возможно, вы отстаёте с одной из них от плана.
Планируйте перерывы каждые девяносто минут
Мозг способен фокусироваться на задаче не более полутора часов. Если не работаете по методу «Помидора», делайте перерывы в 10-15 минут каждые полтора часа. Они помогут разгрузить мозг.
Планируйте время ожидания
В поезде, в аэропорту, в пути мы проводим время, которое кажется упущенным. Заранее решите, над какими задачами будете работать в период ожидания. Возможно, это не дела из категории «срочно и важно», но они тоже есть в вашем списке.
Разновидности отдыха
Прежде всего различают два вида отдыха — пассивный и активный. Пассивный отдых — это просто отсутствие деятельности: сон, просмотр телевизора, пляжный отдых, чтение книг. Активный отдых — это смена деятельности, причем новая деятельность должна отличаться от той, которая вызывала утомление. Например, чтобы отдохнуть от сидячей работы, можно погулять, поиграть в теннис или заняться домашними делами.
Также виды отдыха разделяют по их продолжительности:
- Секунды: короткая релаксация, расслабление, набольшая разминка.
- Минуты: перерывы в работе, перемены в учебных заведениях.
- Часы: приемы пищи, время досуга, ночной и дневной сон.
- Дни: выходные, праздники, отгулы.
- Недели: отпуск, каникулы.
- Месяцы: большой отпуск.
Приложения для управления временем
Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.
Вопрос 1. Правила организации эффективного отдыха.
Современный мир развивается непрерывно и динамично, постоянно диктуя нам все новые и новые условия. Мы, стремясь быть успешными, пытаемся вписаться в изменяющийся и ускоряющийся темп жизни. Рабочие нагрузки растут, количество задач увеличивается с каждым днем, частые переработки и ненормированный рабочий график становятся привычным делом. Это всеобщая проблема, от которой в первую очередь страдают самые передовые, технологически развитые страны. Например, в японском языке даже появился термин «кароши» – смерть от переутомления на рабочем месте.
Поэтому одной из важных задач тайм-менеджмента является выработка умения правильно распределять свою рабочую нагрузку: в нашей жизни должно быть место и для работы, и для отдыха. В грамотно выстроенной системе личного тайм-менеджмента важную роль играет не только количество времени, но и его качество. Для того чтобы отдых стал по настоящему эффективным, приносящим пользу и уберегающим нас от чрезмерных перегрузок, он должен быть правильно организован.
!Человек – сложная биологическая система, подчиняющаяся большому числу различных ритмов, естественных и искусственных. Как показали исследования, наиболее важными для человека являются следующие естественные биологические ритмы:
Внутри этих основных биологических ритмов работоспособность человека не остается постоянной, она изменяется (тоже ритмично). Есть свои периоды спада и подъема активности. Это важно учитывать при организации собственной деятельности. Например, в течение дня наша активность имеет два спада (примерно с 13 до 15 часов и после 21 часа) и два подъема (примерно с 4–5 до 11 часов утра и с 16 до 18 часов).
У «жаворонков» (людей, привыкших рано вставать и рано ложиться спать), первый подъем будет выше, они более продуктивно работают в первой половине дня. У «сов» (людей, которые привыкли поздно вставать и поздно ложиться спать) второй, вечерний, подъем активности будет выше. Эти особенности важно учитывать при планировании своей деятельности в течение дня: наиболее важные, приоритетные дела лучше наметить на время подъема активности, а мелкие, рутинные дела и вопросы оставить на период спада, когда работа творческая, требующая большого напряжения сил будет неэффективна. Это самый удобный момент разобраться на рабочем столе, убраться в комнате.
! Правила эффективного отдыха.
1. Ритмичность. Первое условие эффективного отдыха. Планируйте небольшие перерывы для отдыха через определенные промежутки времени. Самый оптимальный режим – пять минут отдыха через каждый час. Можно устраивать себе перерывы длительностью 10 – 15 минут через каждые 1,5 часа. Именно этот принцип используется при организации учебного процесса: не случайно одна пара длится 1,5 часа, а перерыв – 10 минут. Вспомните и школу: урок – 45 минут, перемена – 5. Это обусловлено тем, что непрерывная работа в интервале длительностью 1–1,5 часа – наиболее комфортна для человека. Дальше наступает перегрузка, мы начинаем уставать и хуже воспринимать информацию. Поэтому как бы вы ни были загружены или увлечены работой, найдите несколько минут на отдых.
Важно не только соблюсти принцип ритмичности, но и сделать отдых качественным. Эффективность наших перерывов зависит от того, чем заполнены минуты отдыха.
2. Максимальное переключение. Постарайтесь на пять минут переключить свое внимание с того дела, которым занимаетесь, или задачи, которую решаете, на что-то другое. Чем кардинальнее будет переключение, тем лучше вы отдохнете и восстановите свои силы. Если вы целый день анализировали цифры, делали математические расчеты, позвоните другу, обсудите что-нибудь приятное с эмоциональной точки зрения; если работали с людьми, побудьте в одиночестве; если писали реферат, послушайте музыку, дайте отдохнуть глазам.
3. Смена контекста. Во время пятиминутного отдыха стоит изменить условия, в которых вы находитесь. Так, если вы целый день сидите перед монитором компьютера или за рабочим столом, встаньте, походите, сделайте несколько физических упражнений; если весь день провели на ногах, были в разъездах, отдохните сидя.
Но после даже самого эффективного отдыха нужно настроиться на дальнейшую работу. В этом нам помогут способы самонастройки.
Личный тайм-менеджмент: как уделить время себе
Если при профессиональном планировании важно распределить время максимально эффективно, личное время должно быть больше акцентировано на отдых. Уставший человек не сможет дать больших результатов ни в работе ни в саморазвитии. Мы дадим 4 важных правила, которых важно придерживается:
Разделяйте работу и дом. Часто бывает так, что люди берут недоделанную работу на дом или остаются активными в рабочих чатах даже после окончания рабочего времени. Так делать не нужно. Если вы неэффективны на рабочем месте, пересмотрите свой рабочие задачи. Возможно, вам стоит уделить внимание профессиональному тайм-менеджменту. Или обратитесь к руководителю, чтобы снизить рабочую нагрузку. Уставший работник ― плохой работник.
Планируйте свой отдых. Для здоровья человеку нужен свежий воздух, спорт и развлечения. Ходите в кино и походы, ездите на велосипеде и самокате. Активные и весёлые выходные дадут заряд на всю рабочую неделю.
Не занимайтесь в свободное время только бытовыми задачами. Сидеть без дела ― это неплохо. Обязательно оставляйте себе время на чтение любимого журнала или просмотр развлекательных видео на Youtube.
Методы тайм-менеджмента
Теперь расскажем, какие техники time-management существуют и как ими пользоваться. Мы создали для вас ТОП 10 самых популярных методов организации времени.
Матрица Эйзенхауэра
Эту технику придумал Дуайт Эйзенхауэр, 34-й президент США. Она позволяет разделить задачи на более приоритетные и менее приоритетные.
Разделите задачи на 4 категории:
Срочные, важные. На эти задачи нужно выделять больше всего времени. Их нужно выполнять самостоятельно и как можно быстрее.
Важные, несрочные. Выполнение задач этой категории даёт большой профит, но с их выполнением необязательно торопиться. Этот вид задач самый комфортный.
Срочные, неважные. Выполнение таких задач желательно делегировать. Они не приносят пользы и при этом занимают много времени, которое можно было потратить на задачи из первых двух категорий.
Неважные, несрочные. Такие задачи вообще стоит вычеркнуть из своего списка дел.
После того как вы составили рейтинг дел, которые нужно выполнить, распределите их по дням так, чтобы не перетруждаться. Сделать это вам поможет следующий метод.
В день нужно сделать 1 крупное задание, 3 средних и 5 мелких. Например:
Крупное дело ― написать один большой отчёт;
Средние дела ― купить продуктов на неделю, поменять шины на автомобиле, сделать флюорографию;
Мелкие дела ― помыть микроволновую печь, записаться на массаж, приготовить ужин, запустить стирку, забрать онлайн-заказ.
Таким образом у вас не накапливаются мелкие дела, которые так или иначе нужно сделать и нагрузка на день распределяется равномерно.
Канбан
Канбан ― это система организации рабочего процесса. Этот метод поможет отслеживать, какие дела вы сделали, а какие дела ещё ждут вас в будущем. Метод подойдёт как для целых рабочих команд, так и для профессиональных и личных задач.
Для этой технологии можно по старинке использовать доску и стикеры или использовать программы (Trello, Kaiten, JIRA). Создайте три столбца: «Сделать»,«В работе», «Готово». Каждую задачу напишите на отдельном стикере. Как только вы начинаете делать задачу, перемещайте её в столбец «В работе» и далее в «Готово». Столбцов может быть больше или они могут иметь другие названия. Главное ― удобство и понятность.
Принцип трёх дел
Этот метод похож на принцип 1-3-5. Он заключается в том, что вы должны выбрать 3 важных дела на день и сосредоточится на них.
Такая техника подойдёт тем, кто не может постоянно переключаться на разные задачи. Она позволяет не растрачивать свои силы на мелкие дела.
Fresh or Fried
Fresh or Fried (свежий или жареный). К сожалению, наш мозг не может работать постоянно на максимуме. Утром после продолжительного отдыха он «свежий» и готов к работе. К вечеру он устаёт, становится «жареным» и работает уже не так эффективно. При планировании своих дел нужно учитывать эту особенность.
Сложные дела и те дела, которые не хочется делать, нужно планировать на утро, пока мозг «свежий». Мелкие и лёгкие ― оставлять на вечер. Так вы будете выполнять больше дел в день и при этом меньше уставать.
Метод автофокуса
Эффективная организация времени – это не только баланс между сложными и лёгкими задачами, но и внимание к своему внутреннему распорядку дня. Прислушиваться к себе предлагает метод автофокуса. Он подойдёт представителям творческих профессий. Если в предыдущих методах мы говорили, что нужно приоритезировать задачи и на основании полученного списка планировать свой день, то это противоположная система. Здесь нужно отталкиваться от зова сердца. Напишите список дел и посмотрите, чем вы сегодня хотите заниматься. Может, вы сегодня готовы написать интересную статью или готовы посвятить день общению с клиентами и заказчиками. Когда мы делаем то, что хотим, погрузиться в дело проще. Не нужна дополнительная мотивация. Из-за этого дело выполняется быстрее.
Этот метод не подойдёт людям, чьи задачи имеют короткие сроки и есть много внешних обязательств.
Система Тима Ферриса
Тим Феррис говорит, что для продуктивного дня не нужно много работать. Главное — уметь концентрироваться. Нет смысла сидеть над заданием несколько часов, растягивая свою деятельность. Потрудитесь с полной отдачей всего 20% рабочего времени, а остальное время потратить на другие, более простые дела. Таким образом, вы выполните не только сложную задачу, но и несколько мелких, при этом получите меньше стресса.
Метод Pomodoro
Метод Pomodoro очень похож на систему Тима Ферриса. Когда-то молодой Франческо Чирилло готовился к экзаменам. Это непосильная задача для любого студента, особенно если за окном лето. Чтобы заставить себя готовиться, он взял таймер в виде помидора, который стоял у него на кухне, и сказал: «Я засекаю 25 минут. За это время я должен выучить один вопрос. После этого я могу отдохнуть 5 минут». Когда твоё время ограничено, то легче сконцентрироваться на деле. Также вы сможете контролировать, сколько времени вам нужно на определённый тип задачи.
Подобный таймер можно установить на компьютер. Например, можно установить расширение Pomodoro. Всего за один клик можно включить таймер. После окончания 25 минут с помощью звукового сигнала приложение напомнит вам, что пора отдохнуть.
Метод «90 на 30»
Ещё один метод, основанный на максимальной концентрации, ― метод «90 на 30». Вы плотно работаете над задачей 90 минут и 30 минут отдыхаете. Далее цикл повторяется. Важно, что в первые 90 минут вы делаете сложную задачу, а далее переходите к средним и лёгким.
Метод «Найденное время»
Если вам неудобно досконально планировать все свои дела, вы можете запланировать только самые крупные. Отдельно напишите себе список мелких дел, на которые нужно не больше 15-20 минут. Как только вам надоест делать основные задачи, вы можете выполнить любое мелкое дело, которое входит в список. Таким образом вы одновременно отдохнёте за счёт переключения внимания и выполните другое дело, которое тоже может принести хороший результат.
Для чего нужен отдых?
Отдых играет важную роль в восстановлении трудоспособности. Вот основные его функции:
- Снятие физической усталости. Во время работы, даже если мы просто сидим за столом, в мышечных тканях истощается уровень энергетических веществ (АТФ и гликогена) и накапливаются продукты распада молочной кислоты. Именно с этими процессами связана слабость и другие неприятные чувства, которые мы испытываем во время физической усталости. Отдых же позволяет привести АТФ и гликоген в норму, а также вывести продукты распада молочной кислоты из организма.
- Снятие умственной усталости. Умственная усталость возникает в основном того, что в коре головного мозга нарушается баланс между процессами возбуждения и торможения. Грубо говоря, мы «напрягаем» одни и те же участки мозга, чего они начинает хуже работать. Отдых помогает снять сильные очаги возбуждения и снова приводит мозг в рабочее состояние.
- Снижение уровня стресса. Работа, особенно связанная с самопринуждением, неизбежно сопровождается стрессом. Во время отдыха кривая кортизола (гормона стресса) постепенно восстанавливается до нормального уровня.
Также правильный отдых приводит в норму кровообращение (что особенно важно при сидячей работе) и восстанавливает другие показатели организма.
Планирование
Планирование — ключевой момент в управлении временем. Составляя план, учитывайте, что он должен быть разумным и осуществимым — от этого зависит ваша эффективность.
Ставьте конкретные цели и задачи
Корректно описать свою цель — задача не из простых. Мне помогли с этим специальные техники тайм-менеджмента.
Декомпозиция
Различайте цели и задачи. Цель — масштабная и общая. Чтобы достичь цели, нужно е` «раздробить» на более конкретные и локальные задачи. Такой прием называется «декомпозицией целей».
К примеру, вам нужно организовать мероприятие. Ваша цель — «Мероприятие проведено в указанные сроки в рамках утвержденного бюджета». Достижение этой цели складывается из выполнения конкретных задач:
- «Выбор и согласование площадки»,
- «Выбор и согласование приглашенных»,
- «Выбор и организация развлечений».
SMART
После того как вы разбили основную цель на задачи, чётко сформулируйте их. Используйте для этого метод SMART. Задача должна быть:
- конкретной (Specific),
- измеримой (Measurable),
- достижимой (Attainable),
- актуальной или истинной (Relevant),
- ограниченной во времени (Time-based).
Сформулированную таким образом задачу легко выполнять — в её описании уже заложены требования. Пример формулировки задачи по SMART: «Увеличить онлайн-продажи на территории России к концу 2017 года на 25 %».
Фиксируйте план действий
Записывайте задачи и цели в бумажный или электронный планировщик. Это поможет освободить голову и не переживать, что вы что-то забыли. Как бонус, получите массу удовольствия, вычеркивая выполненную задачу из списка. При этом мотивация завершить следующую задачу возрастает.
Диаграмма Ганта
Это визуальное представление запланированных дел в виде календаря. Укажите в диаграмме задачи, их сроки, время и порядок выполнения.
Елена Соловьева
Список задач (to-do list)
Долгосрочный список крупных задач. Запишите то, что планируете сделать в будущем, каких целей достичь, какие задачи для этого нужно выполнить. Поставьте предварительные сроки. Пополняйте этот список новыми идеями.
Годовой и месячный список. Укажите, какие задачи из вашего основного списка вы берете в разработку или продолжаете в следующем месяце, а какие в следующем году. Поставьте даты окончания для выбранных дел.
Список на день. Опишите, что и для какой задачи будете делать завтра. Проверьте, какие задачи выпадают на следующий день из месячного списка. Дополните его делами, которые появились сегодня. Проводите подобную корректировку вечером каждый день, чтобы утром не тратить на это время.
Опишите по методу SMART ваши цели. Сформулируйте задачи, на которые распадаются цели. Зафиксируйте письменно и поставьте дедлайны. Теперь у вас есть четкий план действий.
Читайте также: