Нужна ли путевка на легковой автомобиль в лизинге

Обновлено: 18.04.2025

В 2021 году изменились форма и порядок заполнения путевого листа — это документ для учета и контроля работы водителя и транспортного средства. Он нужен, чтобы списывать топливо в состав расходов. Скачайте на этой странице образец заполнения путевого листа, а также — прочитайте про все изменения.

Путевые листы 2021: изменения

Новые правила оформления путевых листов в 2021 году утвердил Минтранс. Им обязаны следовать юрлица и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.

регулярная перевозка пассажиров и багажа,
перевозка пассажиров и багажа по заказу,
организованная перевозка группы детей,
перевозка пассажиров и багажа легковым такси,
перевозка грузов,
перевозка для собственных нужд.

Сведения о транспортном средстве — надо указать марку транспорта и прицепа. Раньше указывали только тип и модель. В этой же графе надо вписать показания одометра при выезде с парковки и заезде на нее после смены. Раньше эти данные были не нужны.

Медосмотр и техконтроль . После проверки, если неполадок нет, ответственный сотрудник должен проставить отметку «Выпуск на линию разрешен».

По новым правилам заполнения путевого листа после медосмотра водителя надо поставить отметки «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» или «прошел послерейсовый медицинский осмотр».

Образец заполнения путевого листа для грузового автомобиля

Форму бланка путевого листа грузового автомобиля выбирают в зависимости от того, как работает компания. Унифицированного варианта нет. Можно выбрать:

. Ее используют в компаниях, которые оплачивают труд водителей сдельно. . Этот документ применяют, чтобы учитывать рабочее время водителя, который получает деньги за отработанный период. . Этот путевой лист подойдет для тех, кто занимается междугородними перевозками и доставками.

Нужна ли путевка на легковой автомобиль в лизинге

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

12 октября 2021

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Организация сдает в аренду другой организации и частному лицу принадлежащий ей автомобиль.
Кто в таком случае выписывает путевой лист: организация - собственник автомобиля или арендатор? Если арендатор, то как выписать путевой лист, учитывая, что в свидетельстве указана другая организация - собственник автомобиля? Какие документы необходимо предъявить инспектору на посту ГИБДД?

3 сентября 2021

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
При сдаче в аренду автомобиля без экипажа путевой лист оформляет организация-арендатор, которая эксплуатирует транспортное средство.
Особенности заполнения путевого листа в такой ситуации изложены ниже.
По требованию сотрудников полиции водитель арендованного автомобиля обязан предъявить водительское удостоверение, регистрационные документы на автомобиль, путевой лист, страховой полис обязательного страхования гражданской ответственности, а также документы на перевозимый груз, включающие в себя транспортную накладную.

Обоснование вывода:
Предоставление ТС за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации осуществляется на основании договора аренды ТС без экипажа (ст. 642 ГК РФ).
Такой договор должен быть заключен в письменной форме, независимо от его срока и цены и не подлежит государственной регистрации (ст. 643 ГК РФ).
При этом если иное не предусмотрено правилами о данном виде договора, к нему в силу ст. 625 ГК РФ применяются общие положения об аренде, содержащиеся в параграфе 1 главы 34 ГК РФ.
В тексте договора аренды следует указывать следующие условия сделки:
- данные арендодателя и арендатора;
- объект аренды (арендуемое имущество);
- срок действия договора аренды;
- цену договора аренды (сумму арендной платы) и порядок ее внесения;
- условия ремонта, содержания и улучшения арендуемого имущества (если применимо);
- возможность сдачи имущества в субаренду (если применимо);
- условия продления (пролонгации) договора аренды;
- основания расторжения договора аренды;
- условие о выкупе арендуемого имущества (если он предусмотрен);
- иные существенные условия договора.
Согласно ст. 644 ГК РФ в течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта, обязан арендатор.
Арендатор своими силами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую (ст. 645 ГК РФ). Кроме того, если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (ст. 646 ГК РФ). При этом расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией, включают в том числе приобретение горюче-смазочных материалов (далее - ГСМ).
Иначе говоря, если имеет место аренда без экипажа, то в силу ст. 642 ГК РФ арендатор осуществляет управление и эксплуатацию своими силами и несет соответствующие расходы*(1).

Сдача в аренду транспортного средства юридическому лицу

Документы, предъявляемые по требованию сотрудников полиции водителем арендованного автомобиля

Сдача в аренду транспортного средства физическому лицу

В требованиях к договору аренды, установленных гл. 34 ГК РФ, не содержится запрета на передачу транспортного средства в аренду гражданам, у которых нет статуса предпринимателя. Арендатором может выступать любой дееспособный гражданин.
Поскольку расходы на ГСМ в процессе эксплуатации транспортного средства несет арендатор, физическому лицу не требуется подтверждать факт расхода в личных целях ГСМ путевыми листами. Кроме того, также физическому лицу не вменяется обязанность проходить предрейсовый и послерейсовый медосмотр водителя.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Энциклопедия решений. Аренда транспортного средства без экипажа;
- Энциклопедия решений. Учет расходов на содержание переданного по договору аренды (лизинга) имущества;
- Энциклопедия решений. Путевой лист;
- Пример заполнения Путевого листа легкового автомобиля, разработанный с учетом положений приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 (в редакции с 1 марта 2019 г.) (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ, март 2019 г.)

12 августа 2021 г.

------------------------------------------------------------------------
*(1) Если ТС арендуется с экипажем, то в силу ст. 632 ГК РФ услуги по управлению ТС и по его технической эксплуатации оказывает арендодатель. Следовательно, он оформляет путевой лист, несет расходы на ГСМ, обеспечивает прохождение медицинского и технического осмотров.
*(2) Напомним, для целей исчисления налога на прибыль имущество, переданное в аренду, не исключается из состава амортизируемого имущества арендодателя (п. 1, п. 3 ст. 256 НК РФ). Следовательно, в период нахождения у арендатора объекта арендодатель продолжает начислять по нему амортизацию (п. 2 ст. 259 НК РФ). Амортизация учитывается в суммах, начисленных за отчетный (налоговый) период:
- в составе внереализационных расходов (подп. 1 п. 1 ст. 265 НК РФ), если сдача имущества в аренду не является систематической;
- в составе расходов, связанных с производством и реализацией, если организация предоставляет имущество в аренду на систематической основе (подп. 3 п. 2 ст. 253, второй абзац подп. 1 п. 1 ст. 265 НК РФ).
*(3) Такой вывод основан на мнении контролирующих органов (письма Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, от 03.06.2013 N 03-03-06/1/20097, от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354, письма ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@, от 22.11.2010 N ШС-37-3/15988@, письма УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 N 16-15/116577@, от 13.10.2009 N 16-15/107268), а также подтвержден судебной практикой (постановления АС Северо-Западного округа от 23.11.2016 N Ф07-10648/16 по делу N А21-8008/2015, Поволжского округа от 29.01.2015 N Ф06-19054/13 по делу N А65-21365/2013).

Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 году

Минтранс перечислил обязательные реквизиты путевого листа на 2021 год в приказе от 11.09.2020 № 368.

Чтобы получить допуск к эксплуатации транспортного средства, а потом списать топливо в расходы, надо указать:

Сведения о перевозке

Такой вид перевозок, как «перевозка для собственных нужд», подходит для большинства случаев использования легкового транспорта, так как очень часто за поездку платит не пассажир или владелец груза, а само предприятие.

Журнал учета путевых листов в 2021 году

ИП и компании могут в 2021 году сами разработать форму журнала учета путевых листов. Ее надо закрепить в учетной политике. Оформляют документ на срок не более года, но при необходимости его можно сократить до 1 месяца.

Журнал регистрации путевых листов состоит из двух частей:

Лист, на котором указывают название организации, код по ОКПО и период, в течение которого будет вестись журнал.

Таблица, в которой указывают:

номер путевого листа и дату его выдачи,
данные водителя и его табельный номер,
гаражный номер автомобиля;
подписи лиц, ответственных за ведение журнала: водителя, диспетчера и бухгалтера.

Хранить журнал выдачи путевых листов, их учета и регистрации путевых листов надо пять лет. Если журнал ведется в бумажной форме, страницы должны быть прошнурованы и пронумерованы. Если в электронной — подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью.

Часто задаваемые вопросы

Нужен ли путевой лист для ИП?

Да. Путевые листы для ИП на своем авто должен выписывать сам предприниматель. Это новое правило Минтранса 2021 года. Если ИП, владеющий автомобилем, одновременно и водитель, он должен оформлять путевой лист на себя.

Можно ли использовать электронный путевой лист?

Пока нет. Эксперимент с электронными путевыми листами проходил Москве, Московской, Калужской, Рязанской областях, Республике Татарстан и Краснодарском крае. По всей стране такой формат планируют ввести в июля 2022 года.

Сколько составляет срок хранения путевых листов в организации?

Путевые листы и журнал их учета надо хранить пять лет.

Как правильно заполнить путевой лист грузового автомобиля?

Для грузовиков порядок заполнения путевых листов в 2021 году мы разобрали в этом разделе.

Какой бланк путевого листа легкового автомобиля лучше использовать?

Кто имеет право подписывать путевые листы?

Сотрудник, который отвечает за путевые листы, контроллер техсостояния машины, медработник. В небольших компаниях обычно за диспетчера подписывает бухгалтер, а за механика — водитель.

На какой срок выдается путевой лист?

Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одной смены.

Образец заполнения путевого листа для легкового автомобиля

Для легковушек в основном используется путевой лист по форме № 3. В документе надо указать все обязательные в 2021 реквизиты.

Какие реквизиты обязательны к заполнению

Итак, путевой лист должен содержать:

наименование и номер документа;
срок действия путевого листа;
реквизиты собственника;
сведения о водителе;
данные о транспортном средстве;
сведения о перевозке.

Эти реквизиты обязательны в отношении легкового, грузового, специального транспорта и автобусов. Далее мы подробнее разберем правила заполнения этих пунктов путевого листа.

Справка

В 2008 году после отмены обязательных видов путевых листов, компании продолжили заполнять старые формы документов, добавляя в них новые обязательные реквизиты. У спецтранспорта никогда не было единой формы путевых листов.

Нужна ли путевка на легковой автомобиль в лизинге

12 октября 2021

Организация приобрела автомобиль в лизинг для служебных целей. Возмещает НДС с услуг лизинга. Обязательно ли оформлять путевые листы для списания ГСМ, в том числе если ГСМ приобретается за счет прибыли?

3 февраля 2020

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Считаем, что организация-лизингополучатель должна оформлять путевые листы в процессе эксплуатации транспортного средства, в том числе если ГСМ приобретается за счет прибыли.

Обоснование позиции:
В соответствии со ст. 665 ГК РФ на основании договора финансовой аренды (лизинга) предмет лизинга передается лизингополучателю за плату во временное владение и пользование. По окончании срока действия договора лизинга лизингополучатель обязан возвратить предмет лизинга, если иное не предусмотрено указанным договором, или приобрести предмет лизинга в собственность на основании договора купли-продажи (п. 5 ст. 15 Федерального закона от 29.10.1998 N 164-ФЗ "О финансовой аренде (лизинге)", далее - Закон N 164-ФЗ).
При этом лизинг является разновидностью аренды, поэтому к договору лизинга применяются общие положения об аренде, если иное не установлено правилами ГК РФ о договоре лизинга (ст. 625 ГК РФ).
В свою очередь, если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (ст. 646 ГК РФ).
Из писем Минфина России от 22.12.2011 N 03-03-06/1/844, от 15.10.2010 N 03-03-06/1/649, от 13.02.2007 N 03-03-06/1/81, от 29.11.2006 N 03-03-04/1/806 следует, что организация-арендатор (в данном случае лизингополучатель) вправе признать в расходах затраты на приобретение топлива для обеспечения работы автомобиля, исходя из фактического пробега автомобиля (с учетом фактического расхода топлива в производственных целях и стоимости его приобретения).
Расходы на приобретение топлива возможно учесть либо в составе материальных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ), либо в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как затраты на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
При этом НК РФ не содержит конкретного перечня расходов на содержание транспорта и требований о нормировании таких расходов. Вместе с тем при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля налогоплательщик вправе учитывать Методические рекомендации "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте", введенные в действие Распоряжением Министерства транспорта Российской Федерации от 14.03.2008 N АМ-23-р (смотрите письмо Минфина России от 22.03.2019 N 03-03-07/19283).
Для целей налогообложения одним из основных первичных документов для учета использования топлива является путевой лист, который не только обосновывает расходы на ГСМ, но и в целом подтверждают экономическую обоснованность и производственную направленность всех затрат, связанных с использованием автотранспорта (письма Минфина России от 01.11.2013 N 03-03-06/1/46664, от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39406, от 30.11.2012 N 03-03-07/51, от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, от 13.04.2007 N 14-05-07/6, от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77, УФНС России по г. Москве от 30.06.2010 N 16-15/068679@, от 22.02.2007 N 20-12/016776 и от 20.09.2005 N 20-12/66690).
Типовые межотраслевые формы путевых листов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, применяются для учета работ в автомобильном транспорте, то есть специализированными автотранспортными предприятиями (смотрите письма Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129). То есть установленные формы применяют именно автотранспортные предприятия, остальные организации могут разработать собственные.
Актуальные обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (далее - Приказ N 152). Приказ применяется в том числе юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, эксплуатирующими легковые автомобили.
Организации могут разработать собственную форму путевого листа с учетом требований Приказа N 152 и обязательных реквизитов, указанных в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (смотрите также письма Минфина России от 06.03.2013 N 03-03-06/1/6700, от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129 и др.).
Формально, если организация не перевозит грузы, багаж и пассажиров, она может не использовать путевые листы, тем более если предполагается списывать ГСМ за счет прибыли, оставшейся в распоряжении организации. Кроме того, в этом случае организация вправе использовать иные документы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, подтверждающие произведенные расходы и их связь с деятельностью, направленной на получение дохода. Эта информация должна найти отражение в учетной политике для цели налога на прибыль, необходимо закрепить формы применяемых первичных документов (письмо УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 N 16-15/116577@).
Однако необходимо учитывать следующее.
Обязательность оформления путевого листа на каждое транспортное средство при перевозках пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями напрямую установлена ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (далее - УАТ РФ), а также п. 9 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных приказом N 152 (далее - Обязательные реквизиты). Однако необходимо отметить, что согласно ч. 1 ст. 1 УАТ РФ он регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, которые являются частью транспортной системы РФ. При этом под перевозчиком в целях данного Закона понимаются юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, принявшие на себя по договору перевозки пассажира, договору перевозки груза обязанность перевезти пассажира и доставить багаж, а также перевезти вверенный грузоотправителем груз в пункт назначения и выдать багаж, груз управомоченному на их получение лицу (п. 13 ст. 2 УАТ РФ).
Казалось бы, оформление путевого листа на каждое транспортное средство необходимо только в тех случаях, когда перевозка осуществляется организацией в рамках оказания услуг по соответствующим договорам о перевозке грузов, пассажиров и багажа (решение Новосибирского областного суда от 25.02.2016 по делу N 7-70/2016).
Тем не менее следует иметь в виду, что судебная практика чаще придерживается расширительного толкования положений указанных выше нормативных правовых актов. В частности, основываясь на положениях ч. 1 ст. 20 Закона N 196-ФЗ, обязывающих всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, которые осуществляют любую деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, организовывать работу водителей в соответствии с требованиями, обеспечивающими безопасность дорожного движения, суды приходят к выводу о том, что нормы УАТ РФ и Обязательных реквизитов об обязательном оформлении путевого листа при перевозке пассажиров и грузов распространяются и на те организации, которые производят такие перевозки для собственных нужд (смотрите, например, определение ВС РФ от 01.09.2014 N 302-КГ14-529, решение Омского областного суда от 09.02.2016 по делу N 77-80/2016, постановление ФАС Дальневосточного округа от 18.01.2013 N Ф03-6205/2012 по делу N А37-2442/2012). Подробнее об этом смотрите в Энциклопедии решений. Путевой лист: кому и зачем нужен.
Таким образом, полагаем, что организация-лизингополучатель, использующая полученный по договору лизинга автомобиль, должна оформлять именно путевые листы в процессе эксплуатации транспортного средства.
Путевой лист следует выдавать на каждый автомобиль, используемый хозяйствующим субъектом в служебных целях. С 1 марта 2019 года путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены (рабочего дня), или до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов (пункты 9, 10 Приказа N 152).
Ранее Минфин не возражал против выдачи нетранспортными компаниями путевых листов, например, сразу на неделю, даже если водитель каждый вечер возвращает автомобиль в гараж (смотрите письмо от 30.11.2012 N 03-03-07/51).
Однако в письме от 28.09.2018 N 03-01/21740-ИС Минтранс обратил внимание на обязанность оформлять путевой лист каждый раз до выезда машины в рейс с места постоянной стоянки. Иными словами, путевой лист теперь можно выдавать на любой срок, но только в тех случаях, когда водитель направляется в длительный рейс, не предполагающий его ежедневного возвращения на парковку. Если водитель ТС совершает один или несколько рейсов в течение одного дня (смены), то лист надо оформлять до начала первой поездки, совершаемой в этот день (смену).
При этом неполное (недостаточное) заполнение путевого листа может привести к тому, что налоговые органы оспорят признание расходов на ГСМ при налогообложении. Так, в постановлении ФАС Поволжского округа от 21.05.2013 N Ф06-3255/13 указано, что путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о конкретном месте следования автомобиля с указанием наименования организации и адреса, а также о пробеге автомобиля, не может подтверждать расходы на ГСМ.
На наш взгляд, можно использовать следующие примерные формы путевых листов:
- Примерная форма путевого листа грузового автомобиля, разработанная с учетом положений приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 (применяется с 1 марта 2019 г.) (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ);
- Примерная форма путевого листа легкового автомобиля, разработанная с учетом положений приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 (применяется с 1 марта 2019 г.) (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ).

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Энциклопедия решений. Расходы на содержание служебного транспорта (в целях налогообложения прибыли);
- Энциклопедия решений. Учет расходов на содержание служебного транспорта;
- Энциклопедия решений. Как правильно оформить путевой лист.

17 января 2020 г.

ПОЛУЧИТЕ БЕСПЛАТНЫЙ ДОСТУП К СИСТЕМЕ ГАРАНТ НА 3 ДНЯ!

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Необязательные сведения для автобусов

В путевых листах автобусов обычно указывают еще два дополнительных реквизита:

остаток топлива при пересменке. Этот показатель нужен, чтобы оценить эффективность работы водителя. Перерасход или экономию топлива записывают на конкретное ответственное лицо.
показатели выручки. Поскольку автобус как правило является коммерческим транспортом, нужно указать плановый и фактический объем выручки, ФИО кондуктора, а в характеристики маршрута движения внести количество пассажиров. Отметим, что если вы используете специальную форму № 6 «Путевой лист автобуса» (утв. постановлением Госкомстата от 28.11.97 № 78), то указать эти пункты будет негде.

Данные о транспортном средстве

В этом разделе путевого листа необходимо указать:

тип транспортного средства;
модель, марку, государственный номер ТС, а если транспорт используется с прицепом, — то также модель, марку и госномер прицепа;
пробег транспорта на время выезда с парковки и на время возвращения (по показаниям одометра);
дату и время предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС;
дату и время выезда транспортного средства с парковки и возвращения обратно. Также см. «Минтранс напомнил, как составить путевой лист правильно».

Внимание!

Последние три пункта нужно заверить подписями ответственных лиц с расшифровкой. Индивидуальный предприниматель может удостоверить эти данные сам.

Реквизиты собственника

Юридические лица и предприниматели оформляют этот раздел путевого листа по-разному.

Если собственником ТС является компания, то нужно указать:

Если собственником является физическое лицо, то нужно указать:

ФИО;
почтовый адрес;
номер телефона;
номер ОГРН из свидетельства о регистрации ИП.

Форма путевого листа в 2021 году

Обязательного бланка путевого листа нет. Есть форма, которую можно самостоятельно доработать: добавить или убрать ненужные поля.

Составлять путевые листы должны индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности.

Бланк путевого листа надо закрепить в учетной политике. Если вы уже используете какую-либо форму, доработайте ее под новые требования. О них ниже.

Получите пример типовой учетной политики бесплатно!

После регистрации в сервисе МойСклад вы бесплатно получите:

образец типовой учетной политики компании,
полезные документы, которые нужны в торговле.

Как оформить путевой лист по действующим в 2021 году правилам

При участии Михаил Пархоменко

Путевой лист — документ, с помощью которого компании и ИП контролируют работу водителей, ведут учет и подтверждают расходы на ГСМ. В 2021 году правила заполнения этого документа изменились. На что нужно обратить внимание, чтобы у контролеров не возникло вопросов? Есть ли различия в оформлении путевых листов для грузового, легкового, спецтранспорта и автобусов? На эти и другие вопросы отвечает эксперт программы «Путевые листы и ГСМ» компании Контур Игорь Голдырев.

Содержание

Что еще нужно знать о путевых листах

Назовем некоторые важные особенности оформления путевых листов.

Обязательно оформите его перед тем, как водитель выйдет на маршрут. Иначе инспекторы ГИБДД выпишут штраф.

Когда водитель совершает несколько рейсов за смену по одному путевому листу, нужно сделать отметку о предсменном техническом контроле, а не о предрейсовом.

Если на одном транспортном средстве работает несколько водителей, укажите всех в одном путевом листе, либо выпишите документ на каждого сменщика.
Оформляя несколько путевых листов, в первом из них укажите время выезда транспорта и показания одометра, в последнем — время возвращения и новое значение пробега.

Штраф за отсутствие путевого листа

Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.

Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.

Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.

На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.

Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.

Автомобиль в лизинге путевые листы

Подборка наиболее важных документов по запросу Автомобиль в лизинге путевые листы (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика: Автомобиль в лизинге путевые листы

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Определение Первого кассационного суда общей юрисдикции от 18.05.2021 N 77-1453/2021
Приговор: По ч. 1 ст. 264 УК РФ (нарушение правил дорожного движения и эксплуатации транспортных средств).
Определение: Приговор отменен в части разрешения гражданского иска, дело в указанной части передано на новое рассмотрение в ином составе суда в порядке гражданского судопроизводства; в части взыскания с осужденного в пользу потерпевшего судебных расходов на оплату услуг представителя, а также в части разрешения судьбы вещественного доказательства дело передано на новое судебное рассмотрение в порядке, предусмотренном ст. ст. 397, 399 УПК РФ, в ином составе суда. Как следует из материалов дела, на момент ДТП П. состоял в трудовых отношениях с ООО Такси "8108" и выполнял свои трудовые обязанности в должности водителя, что подтверждается как показаниями самого осужденного П., данными в судебном заседании, так и путевым листом легкового такси (т. 1 л.д. 44-45), при этом автомобиль марки " " регистрационный номер N, которым управлял в момент ДТП П., принадлежит ООО "Контрол лизинг".

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Автомобиль в лизинге путевые листы

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Покупки директора за счет компании
(Бекетов А.)
("Расчет", 2019, N 12) Часто руководители компании приобретают за счет организации автомобили премиальных марок, причем такая сделка может быть совершена как по договорам купли-продажи, так и лизинга.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Транспортный налог по лизинговым авто
(Никитин А.Ю.)
("Главная книга", 2018, N 24) Суд апелляционной инстанции поддержал налоговиков частично, посчитав недоказанным использование ТС после снятия с учета, поскольку в путевых листах не был указан госномер экскаватора. Однако окружной суд отметил, что у организации в спорном периоде не было другой аналогичной техники, к которой могли бы относиться документы, и отправил дело в этой части на новое рассмотрение .

Нормативные акты: Автомобиль в лизинге путевые листы

Приказ Росстата от 24.07.2020 N 410
(ред. от 30.06.2021)
"Об утверждении форм федерального статистического наблюдения для организации федерального статистического наблюдения за внутренней и внешней торговлей, туризмом, платными услугами населению, транспортом и административными правонарушениями в сфере экономики" прикомандированных автомобилей (если автомобили работали по путевым листам организации (предприятия), в которой они находились в командировке, то соответствующая справка высылается в адрес организации, которой принадлежит автомобиль, или выдается водителю);

Сведения о водителе

Они включают в себя:

ФИО водителя;
дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра. Этот пункт должен заверить медработник подписью с расшифровкой.

Срок действия путевого листа

Этот реквизит также нужно внести в «шапку» документа, чуть ниже строки с наименованием и номером. Если путевой лист оформляется на несколько дней, то обязательно указать дату начала и окончания срока действия. Обычно пишут так: «Путевой лист грузового автомобиля № … от …» или «Путевой лист грузового автомобиля № … (действителен) с … по …».

Надо ли заполнять путевые листы на автомобиль в лизинге, если организация не оказывает транспортные услуги?

Л.М. Золина,
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению

ВОПРОС

Есть автомобиль в лизинге, не оказываем услуги по перевозке. Надо ли заполнять путевые листы и придерживаться требований 152 Приказа Минтранса? Можно ли взять на затраты бензин, если не выполняются условия 152 Приказа?

ОТВЕТ

Путевые листы необходимо оформлять, поскольку этот документ подтверждает использование автомобиля в служебных целях и является основанием для списания на затраты топлива.

Однако применять унифицированную форму путевого листа необязательно. Организация вправе применять самостоятельно разработанную форму путевого листа при наличии в нем обязательных реквизитов, установленных частью II Приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов".

Запретов использовать самостоятельно разработанную форму путевого листа в целях учета расходов на топливо (в именно путевой лист является документом первичного учета, подтверждающий расход топлива) НК РФ не содержит.

Также не влияет на учет топлива срок оформления путевого листа.

По моему мнению, руководитель организации может установить любой срок действия путевого листа на автомобильный транспорт, не превышающий одного месяца.

Кроме того, если автомобилем управляет не штатный водитель, а другие сотрудники, проходить медосмотр им не требуется. Следовательно, самостоятельно разработанная форма путевого листа может не содержать сведений о прохождении медосмотра.

ОБОСНОВАНИЕ

В Приказ Минтранса № 152 Приказом № 467 были внесены некоторые изменения, однако для организаций, эксплуатирующих легковые автомобили и не имеющих штатных водителей, практически ничего не изменилось.

Из сопоставления формулировок п. 3, п. 4 и новой редакции п. 10 Приказа № 152 можно сделать вывод, что запретов на составление путевого листа сроком более одного дня Приказ № 152 не содержит. Таким образом, если в течение месяца автомобилем управляет один сотрудник, то путевой лист может быть оформлен на срок до одного месяца. Если же автомобилем пользуются несколько сотрудников, то путевой лист должен быть оформлен на каждого сотрудника отдельно.

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ в целях гл. 25 Кодекса, налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 Кодекса). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

На основании ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", формы первичных учетных документов с наличием обязательных реквизитов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Также руководителем экономического субъекта определяется состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.

С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Следовательно, организация вправе применять самостоятельно разработанный путевой лист с обязательными реквизитами со сроком действия более одного дня.

При разработке путевых листов, чтобы избежать проблем с контролирующими органами, следует учитывать Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утвержденные Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (далее - Обязательные реквизиты и порядок) (Определение Верховного Суда РФ от 01.09.2014 N 302-КГ14-529 по делу N А33-12312/2013).

Путевой лист должен содержать следующие реквизиты (п. 3 Обязательных реквизитов и порядка):

1) наименование и номер путевого листа;

2) сведения о сроке действия путевого листа;

3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

4) сведения о транспортном средстве;

5) сведения о водителе.

Срок действия путового листа не более месяца связан со сроками, установленными для ведения бухгалтерского учета и отчетности в РФ: отчетной датой для составления бухгалтерской отчетности считается последний календарный день отчетного периода (ч. 6 ст. 15 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, п. п. 4, 12 ПБУ 4/99).

Л.М. Золина,
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению

Поможем не забыть сделать главное

Посмотрите актуальные чек-листы для бухгалтера, специалиста по кадрам и юриста.

Где регистрировать путевой лист

В специальном журнале регистрации. Организации и ИП вправе разработать собственную форму этого документа. Однако многие продолжают пользоваться унифицированным бланком № 8 «Журнал учета движения путевых листов» (код по ОКУД 0345008), который был утвержден постановлением Госкомстата от 28.11.97 № 78.

Внимание!

Заполнять путевые листы по действующим правилам и вести журнал учета путевых листов можно в сервисе «Путевые листы и ГСМ». Сервисе позволяет создавать путевые листы для разных видов транспорта, спецтехники и автобусов в виде бланков или заполненных документов. Кроме того, в сервисе можно задавать маршруты следования транспорта и использовать их при заполнении путевых листов.

Наименование и номер путевого листа

Наименование нужно прописать в «шапке» путевого листа и указать тип транспортного средства. Например: «Путевой лист грузового автомобиля», «Путевой лист легкового автомобиля», «Путевой лист автобуса», «Путевой лист строительной техники» и др.

Номер путевого листа может состоять только из цифр, или дополнительно из буквенных префиксов и символов-разделителей. Нумерацию следует вести в хронологическом порядке с начала года или обнулять ежемесячно. В каждом следующем документе можно изменять значащую часть числа на одну единицу. Например, «Д-I 63» заменить на «Д-I 64».

Срок действия путевого листа в 2021 году

Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.

В день делается один или несколько рейсов в течение смены

До старта первого рейса

Рейс продолжается больше одной смены

До начала рейса

На срок рейса или на число календарных дней, на которые приходится смена

Если одно ТС используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину.

Путевой лист для ИП нужно составлять перед каждой поездкой. В 2021 нельзя оформлять путевой лист на месяц. Образец используется тот же, что и выше.

Необязательные сведения для грузового и спецтранспорта

Здесь можно дополнительно фиксировать почасовую работу, объем и виды грузов, имена заказчиков, стоимость работ, номера договоров и т.п.

Необязательные сведения для всех видов транспорта

Перечень дополнительных реквизитов зависит от цели перевозки и вида транспорта, который используется. Эти сведения помогут контролировать учет топлива и работу водителей, фиксировать выручку или рассчитывать стоимость работ для сторонних заказчиков.

Для всех видов транспорта обычно указывают следующие дополнительные сведения:

- нормативный расход топлива, его экономию или перерасход;
- маршрут движения.

В последнем реквизите важно указать не только адреса контрольных точек маршрута, время следования в пути и пройденное расстояние, но и информацию, подтверждающую факт использования ТС в производственных целях. Например, наименование груза, заказчика и т.п. Также см. «Обязательно ли указывать маршрут в путевом листе: разъяснения Минтранса и судебная практика».

Кроме этого, важно прописать время и длительность стоянок. Это поможет доказать, что водитель соблюдал предписанные законодательством нормативы труда и отдыха. Они указаны в приказе Минтранса от 16.10.20 № 424 (см. «Минтранс ввел новые требования к режиму труда и отдыха водителей»). Также эти нормы предусмотриваются в коллективном договоре или соглашении.

Внимание!

Путевой лист не подтверждает реальное рабочее время водителя для целей расчета зарплаты и для урегулирования других взаимоотношений работника с работодателем. На это указано в Апелляционном определении Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 30.01.18 по делу № 33-567/2018.

Путевой лист и затраты на ГСМ

Налоговики не всегда принимают путевые листы как подтверждающий документ (см. письмо Минфина от 16.06.11 № 03-03-06/1/354). Оправдать затраты на ГСМ можно другими документами, например, актами списания и выполненных работ.

Если организация не является автотранспортным предприятие, желательно внести в приказ по учетной политике положение об использовании путевых листов в качестве оправдательных документов при списании производственных затрат на ГСМ. В противном случае налоговики могут не принять путевые листы в качестве подтверждающего документа.
Также см. «Практические советы по учету и списанию ГСМ».

Читайте также: