Как посчитать путевку топливо

Обновлено: 15.04.2025

Если в организации есть транспорт — собственный или приобретенный в лизинг, нужно регулярно подтверждать производственную направленность расходов на горюче-смазочные материалы. Это необходимо в том числе для того, чтобы избежать споров с налоговой.

Главный помощник в этом — правильно заполненный путевой лист. В отличие от кассового чека, где подтверждают лишь факт покупки горюче-смазочных материалов (ГСМ), в путевом листе фиксируется множество факторов: расход топлива транспорта, данные об обслуживании автомобиля, маршрут движения и многое другое.

Когда данные в путевом листе указаны недостоверно или не полностью, то информация об основных показателях работы транспорта для бухгалтерского и налогового учета автоматически исказится и это создаст немало проблем.

Чтобы корректно заполнить путевой лист, нужно соблюсти несколько пунктов. В разделе «Задание водителю» диспетчер должен указать, куда подается и в распоряжение какого подразделения поступает автомобиль, а механик — вписать километраж на момент выезда и возвращения в гараж по данным одометра. Обязательно обратите внимание, что на следующий рабочий день цифра на измерительном приборе должна совпадать с той, что была на момент возвращения в прошлый раз.

Использование путевых листов

Существует установленная форма путевых листов Постановлением Госкомстата № 78: 3-я форма- легковые автомобили, 4-я форма- грузовые.

В формах путевых листов постановления 78 имеются графы для внесения показателей: сколько бензина в баке на момент отъезда, километраж, остаток по окончании пути, расстояние, проделанное водителем. По этим простым расчётам производится расчёт остатка и заносится в путевой лист.

Нормативное списание

Списание ГСМ по нормативам производится, когда в путевке не отражено движение топлива. В таком случае для этого бухгалтеру нужно знать показания одометра на автомобиле.

Перед поездкой показатель составил 6000 км, а по возвращении в гараж 6070 км, т.е. за поездку водитель откатал 70 км.

По нормативу топливо на автомобиле «Шевроле Нива» расходуется 10,9 литра на 100 км, поправочный коэффициент составляет 10% (берется из распоряжения). Эти показатели отражены в распоряжении №АМ-23-р

Для расчета используется следующая формула

Q=0,01*HS*S* (1+0,01*D), где

Q – искомый расход топлива по нормативу;
HS – норма расхода ГСМ;
S – пробег автомобиля;
D – поправочный коэффициент.

Производим расчет и для начала узнаем расход бензина:

Сумма к списанию составит 8,4*32,10=269,64

Проводка для бухгалтера следующая: Д26 К10 – списан бензин на общехозяйственные нужды.

Пример списания по путевым листам

В качестве показательного расчёта количества списанных товарно-материальных ценностей по путёвкам можно привести следующий пример. Юридическое лицо (общество с ограниченной ответственностью) осуществило в сентябре 2018 года закупку и списание топлива (бензин). Количество – 100 л, цена за литр – 38 руб., без НДС. До осуществления сделки остаточный запас топлива той же марки на складе предприятия составлял 50 л, себестоимость – 44 руб./л.

Закупленный бензин по распоряжению руководителя использован для заправки автомобиля «Калина». Машина используется на служебных перевозках персонала. Приказом об учётной политике предприятия установлено, что материалы оцениваются в бухгалтерском учёте на основании метода СБС.

Поступление ГСМ

оприходован бензин на сумму 3800 руб. (Дт 10 Кт 60)
отражён налог на добавленную стоимость в сумме 684 руб. (Дт 19 Кт 60)

Средняя себестоимость бензина на предприятии за период составила

(50 л × 44 руб. + 100 л × 38 руб.) / (50 л + 100 л) = 40 руб.

Cписание по факту

Данные путевого листа о количестве топлива:

на начало – 10 л;
выдано для использования – 30 л;
на конец – 20 л.

Несложный расчёт показывает, что использовано 20 л., то есть списать необходимо

20 л × 40 руб. = 800 руб. (Дт 26 Кт 10)

Cписание по норме

Данные полученного бухгалтерией документа с показаниями спидометра:

на начало рейса – 2500 км;
на конец рейса – 2550 км.

Таким образом, пробег составил 50 км.
Формула расчёта расхода (п.7 раздела II распоряжения №AM-23-р):

Qн = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D),

где: Qн – норматив расхода, л;
Hs – базовая норма (на 100 км пробега);
S – фактический пробег, км;
D – поправка для региона.

Для автомобиля «Калина» Hs=8л. Региональный коэффициент, на основании которого проводится поправка, – 10%. Итоговый расход

0,01 × 8 × 50 × (1 + 0,01 × 10) = 4,4 л

Списанию подлежит 4,4 л × 40 руб. = 176 руб. (Дт 26 Кт 10).

Учитывая вышесказанное, рассчитанные в данном примере затраты на непроизводственные нужды в налоговый учёт попадают в виде прочих расходов.

Посредством учёта по путевым листам финансовая служба предприятия подтверждает факт расходов горюче-смазочных материалов, фиксирует километраж, пройденный автотранспортным средством в учётном периоде, получает данные об объёмах использования топлива. Если в составе транспортной службы предприятия есть ТС без одометра, фиксация расхода осуществляется на основании первичных документов. Для данного конкретного случая это акты бензина или дизельного топлива.

В каких случаях путевой лист не нужен

Топливо, горюче- смазочные материалы могут использоваться для организаций, занимающихся перевозкой или торговой деятельностью подобными материалами. Например, организации, использующей газонокосилку для ухода за территорией, не требуется путевой документ, это лишний документ учёта расходов сырья. В подобных случаях пользуются технической документацией на агрегат, где указаны нормы расхода бензина за час работы.

Организации, не занимающиеся перевозками, имеющие служебный, производственный транспорт, могут обходиться в учетной работе без путевых листов, согласно (Минфин, документ №03-03-06/1/354 от 16/06/11):

При использовании системы ГЛОНАСС, позволяющей делать копии чеков и другой первичной документации – отчетов, отслеживающих все передвижения машины.
Если маршрут движения не меняется, автомобиль предназначен для ежедневного развоза работников. Число поездок, километраж, расход бензина постоянно, следовательно, применение списания по утвержденным нормам расхода ГСМ- логично.

Cписание бензина по путевым листам

Зная приходы, расходы топлива, горючих материалов, нужно вести первичную документацию. Это упростит задачу отслеживания сырья, а также облегчит проведение проверок на факт прямого использования материалов.

Первичная документация

К горючим материалам относятся: бензин, дизельное топливо (ДТ), газ любых фракций (сжиженный, сжатый, нефтяной). Также, отслеживанию первичной документации подвергаются: моторное масло, смазки, незамерзайка.

Обычно, организации и учреждения, транспортные средства которых выполняют транспортировочную деятельность: грузы, перевозки пассажиров и тд., используют для расчётной системы первичную документацию. Выезжая из точки А, бак машины заполняется определённым количеством топлива, расчёт которого производится в зависимости от марки транспортного средства и нормы организации. Выделенные литры горючего заносятся в протокол или путёвку. Проверяется количество топлива и пробег на момент выезда. По окончании маршрута, происходит проверка остатка топлива и километраж. Всё это представляет документацию, контролирующую потоки сырья внутри организации.

ИЗ ЭТОЙ СТАТЬИ ВЫ УЗНАЕТЕ:

Задача

Фактическое списание

Нормативное списание

Кратко о главном

Порядок действий бухгалтера

Материалы организации учитываются бухгалтером и рассчитываются исходя из их стоимости. Эти расходы и приходы являются элементами системы ПБУ 5/01. Принятие любого сырья в учётную систему осуществляется с учётом следующих документов:

Если топливо приобретается по наличному расчёту, то это чеки автозаправочной станции;
Талоны на топливо, если сырьё приобретено по безналичному расчёту, с учётом договора поставщика сырья с фирмой приёмщиком.

Бывают ситуации, когда водитель в пути пополняет бак, используя специальную карту. После, бухгалтеру необходимо списать не только залитый в точке А бензин, но и рассчитать количество дополнительного затраченного, зная его себестоимость и объёмы по карте.

Но, в основном, заливание дополнительного топлива происходит редко, и бухгалтеры работают исключительно с путевыми листами и списывают конкретные объёмы. Суммируются остатки с поступлением и делятся на общий остаток в день оформления учёта.

Бухучет

Вся система бухгалтерского учёта заключается в двух важных разделах:

В чём же заключается расчёт. Для начала рассчитать количество сырья путём умножения этого показателя на стоимость единицы топлива из запасов. Результат списывается по рассчитанным значениям каждого из видов сырья.

Налоговый учет

Формирование путевых листов не простая задача. Необходимо определить разновидность расходов и материальных затрат. К товарно- материальным ценностям, регулируемым основными документами относятся: топливо, смазки, масла, антифризы. Остальные, передвижение транспортных средств- относятся к прочим расходам и регулируются иными документами.

Нужно ли учитывать расходы в налоговом учёте? В законодательстве не говорится о том, что 100 % признаются обязательными и использование их фактическое. Министерство Финансов подтверждает, что количество сырья рассчитывается, основываясь на математические формулы согласно распоряжению №AM-23-р.

Всё поступающее сырьё вместе с расходными материалами рассчитываются по нормативному и фактическому значениям показателей потребления. Распоряжение, указанное выше, допускает субъектам, организациям самостоятельно устанавливать нормы расхода сырья и расчётную систему. Например, организация, самостоятельно разработавшая нормы расхода, и грамотно оформившая их по документам, не вызовет вопросов у налоговых служб и вторые не будут считать эти значения расходами отчётного периода.

Первичная документация

ГСМ в целях первичного учёта признаются:

бензин;
ДТ;
газ (сжиженный, сжатый, нефтяной).

А также специализированные смазочные материалы и жидкости технического назначения (моторные масла, антифризы, специальные смазки).

Перед выездом на маршрут в бак автотранспортного средства заливается количество топлива, которое называется нормативным. Для каждой марки машины в отдельности это количество определяется в соответствии с нормой, утверждённой локальным актом (приказом) по предприятию. Выданное топливо заносится в специальный проездной лист водителя – путёвку. В ней проставляется количество топлива на момент выезда из гаража, пробег (км) и остаток бензина, ДТ или газа в баке по завершении сменного задания. Путёвка представляет собой основной бухгалтерский документ, подтверждающий количество израсходованных водителем в пути ГСМ для последующего списания.

Если автотранспорт используется на предприятии в управленческих целях, либо для организации производства, для учёта и контроля его работы можно использовать путевые листы, разработанные на основании двух законодательных актов:

закона №259-ФЗ (п.14 ст.2);
закона о бухучёте и отчётности №402-ФЗ.

Как правило, в предпринимательской деятельности менеджментом предприятий используется форма, утверждённая Постановлением Госкомстата №78: форма 3 – для легкового транспорта, форма 4-П – для грузовых автомобилей.

Типичные ошибки бухгалтеров

Технические ошибки часто встречаются при работе с документацией. Это описки, пропуски, арифметические ошибки, числовые ошибки. Допустив подобную ошибку, выявить её можно, составляя итоговую отчётность, когда приход и расходы не сойдутся со значением остатка.

Редко обнаруживаются ошибки- методологические. Это связано с грамотной формой составления и оформления документов. Обычно, формы списания ГСМ, путевые листы достаточно просты, работники экономических отделов организации не испытывают проблем с их оформлением. Достаточно знать приход, расход и себестоимость топлива. Путевые листы помогут определиться с пробегом и вывести точный остаток.

Списание ГСМ, сейчас, основная часть деятельности любого предприятия. Важно грамотно и чётко вести первичную документацию, правильно обосновывать расходы предприятия.

Калькулятор расхода топлива

Калькулятор расхода топлива позволяет производить 2 типа расчетов:

Расчет количества топлива, израсходованного за поездку. Требуется указать средний расход транспортного средства и пройденное расстояние.
Расчет среднего расхода на 100 км. Требуется указать пройденное расстояние и количество израсходованного топлива.

Постоянно дорожающий бензин бьет по карману большинства автомобилистов. Траты на заправку личного автомобиля составляют немалую часть бюджета среднестатистического россиянина.

По результатам исследования аналитического агентства АВТОСТАТ на февраль 2019 года 42% процента опрошенных автомобилистов ежемесячно тратят на бензин более 4000 рублей.

Сколько россияне тратят денег на заправку автомобиля

Бухгалтерский и налоговый учет ГСМ

ВАЖНО! Образец акта списания ГСМ от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Если обратиться к бланку путевого листа и к требованиям, содержащимся в приказе №152, путевой лист отражает следующие сведения, необходимые для учета ГСМ:

остаток топлива в баке, выдачу, остаток на момент закрытия ПЛ;
данные спидометра на начало и на конец движения.

Расход ГСМ можно исчислить как непосредственно по этим данным, так и по нормативам, определяющим, сколько топлива использует тот или иной автомобиль на километр пути (нормы Минтранса, документы АМ-23-Р от 14/03/08 г., НА-51-р от 6/04/18 г.).

ВАЖНО! Образец ведомости списания ГСМ от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Нормы носят рекомендательный характер, и, если фирма может обосновать иные цифры расхода топлива либо автомобиля, который эксплуатируется, нет в нормативных документах, законодательство подобное не запрещает.

Обоснование расхода можно оформить на основе:

технической документации ТС;
контрольных замеров расхода топлива в различных погодных и сезонных условиях, оформленных актами комиссии.

Допустимо утвердить один норматив, а затем применять к нему коэффициенты, к примеру, повышающего характера, в зимний период. Использование норматива расхода ГСМ предполагает регулярные инвентаризации, сверку фактического расхода с расчетными данными. Расценивают топливо для учета затрат чаще всего по средней стоимости.

Стоимостное сальдо ГСМ добавляется к стоимости вновь оприходованных ГСМ. Полученное значение делится на сумму оставшихся и поступивших ГСМ в натуре. Топливо учитывается на активном счете 10/3 и списывается в дебет «затратных» счетов 20, 25, 44 и др.

В НК РФ отсутствуют жесткие указания по поводу применения фактических либо расчетных, на основе норм, данных для включения ГСМ в затраты. Для целей НУ законодательство не запрещает использовать и метод «по факту» и нормирование расходов. Документ АМ-23-Р содержит указание на то, что нормы могут использоваться и в целях НУ, с использованием данных о километраже из путевого листа (Общие положения, п. 3).

Определенно можно сказать, что, если организация утвердила нормы расхода топлива, но не соблюдает их и включает завышенные суммы расхода в затраты по НУ, контролирующие органы обратят на это внимание как на нарушение и пересчитают налог в сторону доначисления.

Перевозчики включают суммы, израсходованные на ГСМ, в материальные затраты, фирмы, не занимающиеся перевозками, – в прочие (НК РФ, ст. 254-1, 264-1).

На заметку! Кроме путевых листов, для списания ГСМ используют данные тахографов, ГЛОНАСС, систем GPS. Они могут применяться как вместо путевых листов, так и в комплексе с ними.

Пример расчета

Средняя стоимость списания будет равна:

70 * 42 = 2940 руб.;
100 * 40 = 4000 руб.;
2940 + 4000 = 6940 руб.;
70 + 100 = 170 л;
6940 / 170 = 40,82 руб.

По фактическому расходу топлива затраты считаются так:

При расчете по нормативам из документа АМ-23-Р берется формула расчета. Автомобиль, путевые листы которого мы взяли для расчета, легковой, формула (р. 2 п. 7) будет такая:
Qн = 0,01 * Hs * S * (1 + 0,01 x D), где:

Приказ на списание

Как видно из вышесказанного, вариантов и нюансов списания ГСМ на основании путевок может быть много. Все они должны отражаться в приказе на списание ГСМ. Документ, подписанный руководителем, служит руководством к действию для бухгалтера компании и обосновывает применение той или иной методики списания, применение корректирующих коэффициентов.
Приказ на списание ГСМ не имеет унифицированной формы, составляется по общим правилам делопроизводства.

Образец приказа

ООО «Алмаз»
ПРИКАЗ №3

Об установлении норм расхода топлива на легковые автомобили

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Установить норму расхода дизельного топлива на:

2. С 15 октября по 15 апреля увеличить установленные нормы на 11%.
3. Списание ГСМ производить один раз в месяц согласно акту списания.
4. Ответственным за исполнение назначить главного бухгалтера Сидорову А.И.

Директор ООО «Алмаз»: Петровский К.П.
С приказом ознакомлена:
Главный бухгалтер Сидорова А.И.

Как рассчитать списание ГСМ по путевому листу?

Есть только начальные данные: спидометр на начало, остаток при выезде, выдача по заправочному листу. Рассчитывать спидометр на конец ? Норму? Остаток при возвращении?

Лучший ответ

Для начала необходимо определить норму расхода горючего у данного автомобиля на 100 км. на основании распоряжения Минтранса РФ от 14 марта 2008 г. N АМ-23-р. Кстати сказать, что не во всех техпаспортах имеется данная норма, и на протяжении всего срока эксплуатации эта норма меняется. Если это ваш случай, то создаете комиссию приказом по учреждению и путем замера летом и зимой определяете норму расхода.
От этой нормы и пляшем дальше. У вас есть спидометр на начало, прибавляете весь километраж за день получается спидометр на конец. Допустим норма у вас 10 литров на 100 км. Проехал водитель 150 км. Получаем: 150 км*10 л/100 км=15 литров на 150 км. Получается водитель потратил 15 литров, если не было запраавки, то от ГСМ на начало отнимаем 15 литров и получаем ГСМ на конец (при возвращении) . Если заправка была, то ГСМ при выезде прибавляете заправку и отнимаете 15 литров потраченных. Учтите, что летом и зимой нормы разные, а если есть климат-контроль, то и на него тоже расход надо считать. Утверждать наступление летней и зимней нормы, также нужно приказом. И все полученные остатки переносите в следующий путевой лист. Еще одно, водителю запрещается писать надпись"по городу", он обязан писать точное место выезда и прибытия, точное время и точный километраж. Так вы легко его можете проверить

Остальные ответы

Нормы есть в техпаспорте. Должны еще быть утврждены зимние и летние нормы. Нормы в городе и по трассе. Конечно считается расход. а значит и на конец по спидометру. должно быть не расчетно. а что показывает прибор. И остаток в путевом листе показывается.

Могу выслать карточку учета ГСМ, если нужно. А показание спидометра на конец к примеру 01.10.11 равны показанию спидометра на начало 02.10.11 (при условии если а/м ежедневно ездит, можно так определять)

кто должен производить расчет списания гсм в путевом листе водитель или бухгалтер

Задача

Итак, на предприятии ОАО «Заря» (Челябинская область) в учетной политике прописан вариант списание затрат на моторное топливо – по средней себестоимости. Предприятие крупное и предусматривает частые служебные поездки на автомобиле ВАЗ-2123 «Шевроле Нива». В июне 2017 года водитель заправил машину на 300 литров бензина с учетом НДС на итоговую сумму 114000. При этом на начало месяца в бензобаке было 50 литров, цена которого составляет 40 рублей за один литр.

Расчеты

Приобретенный бензин отражается следующими проводками:

Теперь рассчитаем среднюю стоимость бензина в июне:

(50*40+9234)/(50+300)=11234/350= 32,1 рублей за литр

Факторы, влияющие на расход топлива

Мощность двигателя	Чем больше мощность мотора, тем больше топлива он потребляет. Причем расход мощных моторов может быть в 2-3 раза выше, чем экономичных.
Возраст автомобиля	Двигатели внутреннего сгорания появились еще в 19 веке и принцип работы с тех пор остался неизменным. Но несмотря на это, технологии постоянно совершенствовались в сторону экономичности и экологичности. Поэтому современные модели выигрывают в экономичности у выпущенных 10 лет назад.
Маршрут поездки	Расход топлива при езде по трассе с минимальным количеством разгонов и торможений будет значительно меньше, чем в городе, с частыми остановками и разгонами.
Стиль вождения	Спокойная плавная езда уменьшает потребление топлива мотором. Динамичная агрессивная езда сопровождается повышенным расходом.
Техническая исправность автомобиля	Некоторые технические неисправности становятся причиной повышенного расхода топлива. Если вы обнаружили, что мотор стал прожорливее — пришло время пройти диагностику двигателя и узлов. Не забывайте поддерживать нормальное давление в шинах.
Время года	Прогрев перед поездкой зимой съедает дополнительное количество бензина. Если ездить каждый день, за зиму перерасход окажется существенным. То же касается и коротких остановок. Если летом можно глушить мотор после остановки, то зимой он часто остается работать для поддержания прогрева салона. Езда с работающим кондиционером летом также негативно влияет на расход.
Пассажиры и багаж	Чем больше пассажиров и багажа вы перевозите, тем больше топлива потребляет автомобиль. Особенно это касается компактных авто, для которых дополнительные пассажиры и багаж составляют значительный прирост к массе. Например, мужчина массой 100 кг добавит к массе компактного хэтчбека 10%. На столько же увеличится расход бензина.

Как происходит списание ГСМ по путевым листам

Путевой лист – проверенный временем и учетной практикой документ. Он позволяет учитывать расход транспортными средствами ГСМ, проводить списание, обосновывать включение затрат на ГСМ в налоговом и бухгалтерском учете. По данным путевых листов рассчитывается объем потребляемого автомобилями топлива, а зная его стоимость, можно определить и показатель затрат на ГСМ. Каков порядок использования путевых листов в учете и расчетов по ним, какова нормативная база списания – этим вопросам посвящена наша статья. Кроме того, на примере будет показано, как списать ГСМ бухгалтеру по данным путевых листов.

Что представляет собой путевой лист

Списание топлива, как и других видов ТМЦ, осуществляется на основании акта на списание. Путевые листы, так называемые путевки, сами по себе не являются основой для списания ГСМ, но вышеназванный акт составляется именно по данным, содержащимся в них.

Путевой лист имеет несколько унифицированных форм, отражающих особенности автомобиля, тарификации работы водителя, организационно-правовой формы применяющей его фирмы: на легковое авто, легковое авто ИП, грузовые автомобили, спецмашины и пр.

Вопрос: Как отразить в учете списание ГСМ (топлива), приобретенных за наличный расчет?
Стоимость ГСМ в количестве 125 л, приобретенных водителем служебного автомобиля за наличный расчет за счет денежных средств, полученных под отчет, составила 5 000 руб. Приобретение ГСМ на эту сумму подтверждено авансовым отчетом работника с приложенным чеком ККТ, выданным организацией розничной торговли (АЗС). В чеке сумма НДС не выделена (продавец ГСМ применяет УСН). Расход ГСМ в количестве 100 л подтвержден путевым листом, также приложенным к авансовому отчету. В налоговом учете применяется метод начисления.
Посмотреть ответ

Применение этих форм в учете:

обязательно для фирм-перевозчиков, если перевозки являются основным видом их деятельности (пр. №152 от 18/09/08 г. Минтранса);
необязательно, если автомобиль используется для производственных, служебных нужд фирмы.

Фактическое списание

Произведем списание горючего по факту: в июне водитель по служебным делам совершал один выезд. В баке по данным путевки был остаток 10 литров, получено 20, а остаток при заезде в гараж составил 15 литров.

По факту было потрачено:

А значит, сумма списания будет равна:

15 литров *32,10= 481,5 рубля (Д26 К10 – списано топливо на общехозяйственные нужды).

Использование путевых листов

Тем, кто использует путёвки, основываясь на приказе №152, проставлять в них данные о движении ГСМ не обязательно. Фактическое количество израсходованного топлива – это разница между показаниями спидометра на момент выезда и возвращения, то есть исходя из километража.

Если форма ПЛ разработана на предприятии, нормативный объём израсходованных материалов рассчитывается также с помощью методики, установленной Минтрансом в распоряжении АМ-23-р. Им установлены нормы по расходованию топлива автотранспортом различных марок и моделей.

То есть, для списания с целью включения в первичный учёт в качестве затрат периода, за который составляется отчёт, используются два метода расчёта количества использованного топлива:

фактический;
нормативный.

Исключение составляет использование для заправки специализированной техники (бензопил, мотоблоков, и пр.). В этом случае вместо путевого листа составляется акт на списание.

Cписание ГСМ по путевым листам

Налоги Содержание

Для того, чтобы получить возможность включения горюче-смазочные материалов в состав расходов по налоговому учёту, необходимы первичные документы, подтверждающие факт использования их предприятием по прямому назначению. Одним из видов учёта расходов ГСМ является их списание по путевым листам.

Пример списания ГСМ по путевому листу

Все организации, которые по роду своей деятельности пользуются различными видами автомобильного транспорта, обязаны вести точный учет и строгий контроль расходов горюче-смазочных материалов. Операции, связанные с движением транспорта, отражает путевой лист.

Выбор экономичного автомобиля

Самыми экономичными на сегодняшний день являются автомобили с электрическим двигателем. Они работают на аккумуляторах, для зарядки которых требуется электричество. Такая зарядка значительно дешевле бензина.

За ними следуют гибридные авто. В них бензиновый мотор сочетается с электрическим. Экономия в таком варианте существенная в сравнении с полностью бензиновыми или дизельными.

Ни первые, ни вторые в России не распространены, поэтому вам, вероятно, придется выбирать себе классический вариант. Наиболее экономичные среди них — с наименьшей массой и наименьшим объемом двигателя. Производители обычно указывают средний расход моделей в характеристиках. Но надежнее полагаться на отзывы реальных владельцев.

Алгоритм действий бухгалтера

Аналогично прочим производственным запасам предприятия, горючее и различные виды смазки учитываются в бухучёте, исходя из их фактической стоимости. Расходы являются элементом раздела II ПБУ 5/01. Принять топливо в состав учёта можно на основании двух типов бумаг, которые прилагаются к авансовому отчёту:

Чеки автозаправочной станции (если топливо приобретается на маршруте за «наличку»).
Топливные талоны (при покупке по безналичному расчёту согласно договору между предприятием и фирмой-поставщиком).

Кроме того, водители могут покупать бензин или дизтопливо в пути, используя выданную на предприятии топливную карту. При использовании такого способа учёт ведётся по факту получения предприятием отчёта о количестве залитого в бак топлива от эмитента карты. Для списания используются два метода (раздел III ПБУ 5/01):

средняя себестоимость;
ФИФО (себестоимость ранее приобретённого количества запасов).

Третий метод, указанный в ПБУ (отдельный расчёт себестоимости всех единиц ТМЦ) в учёте ГСМ не применяется. Наиболее часто бухгалтерами используется первый метод. В этом случае стоимость остатка суммируется со стоимостью поступления, а затем делится на общий остаток на день оформления учёта ( в килограммах или литрах).

Бухучёт

Учёт в бухгалтерии ведётся по субсчёту «Топливо» (10-3) счёта «Запасы» (10) следующим образом:

дебет – приход;
кредит – списание.

Алгоритм: предварительно рассчитанное количество топлива перемножается со стоимостью учёта единицы в составе запасов. Итог списывается – Дт 20 (или других материальных счетов, а также 44) Кт 10-3.

Налоговый учёт

В отношении порядка формирования расходов по путёвкам есть несколько нюансов.

Первый. Нужно определить вид расходов, в составе которых учитывается факт списания (материальные или прочие). П.п.5 п.1 ст.254 предусматривает их включение в материальные затраты. Условие – товарно-материальные ценности (топливо, масла, смазки, и другие специализированные материалы) должны использоваться для технологических нужд. Другие первичные документы – передвижение транспорта, выполняющего непроизводственные задачи – входят в состав прочих расходов.

Для тех предприятий, где перевозка грузов и пассажиров – основной вид деятельности, 100 % затрат ГСМ, списываемых в налоговый учёт по путёвкам водителей являются материальными.

Второй. Требуется ли нормировать расходы в налоговом учёте? Законодатель прямо не говорит о том, что 100 % расходов может быть признано таковыми, основываясь лишь на их фактическом потреблении. Минфин в многочисленных письмах подтверждает, что количество топлива можно рассчитывать в соответствии с распоряжением №AM-23-р. То есть, обосновывая затраты, количество которых определено математическим путём.

Итак, расход можно определять и по нормативному количеству, и по фактическим затратам. Следует помнить, что пунктом 6 вышеуказанного распоряжения установлено, что субъекты имеют право самостоятельно разрабатывать, утверждать локальными актами и корректировать нормы расхода.

В кодексе нет прямых пояснений по этому поводу. Если они установлены организацией самостоятельно, превышены и учтены как понесённые сверх нормы, налоговый орган вправе не считать их расходами отчётного периода.

Тема: Как узнать фактический расход ГСМ за день?

Добрый день.
У нас обычная фирма, не транспортная. Две машины легковых. Заполняю путевой лист.
Как мне узнать фактический расход бензина?
Нормативный понятно: берем пробег, делим на 100 умножаем на норму.
А факт?

Пошла девочка в лес по грибы-ягоды, а вернулась ни с чем. Потому что нужно четко ставить цели (с) Народная мудрость.

бежите к гаражу. и смотрите показания спидометра.

бежите к гаражу. и смотрите показания спидометра.

И? Что дальше делать?

в смысле? Вы- КТО ? ..бухгалтер? пишите всё и считаете.пишите и считаете.
P/S если посмотреть показания спидометра на начало и конец дня и сравнить, то можно выявить этот самый факт. а заодно и проверить водителя.

Последний раз редактировалось фрида56; 06.06.2016 в 15:40 .

в смысле? Вы- КТО ? ..бухгалтер? пишите всё и считаете.пишите и считаете.
P/S если посмотреть показания спидометра на начало и конец дня и сравнить, то можно выявить этот самый факт. а заодно и проверить водителя.

Напишите, пожалуйста, порядок расчета.
Вы имеете в виду взять показания на конец, вычесть из него на начало и умножить на норму? Это будет нормативный. А фактический?

Вы имеете в виду взять показания на конец, вычесть из него на начало и умножить на норму? Это будет нормативный. А фактический?

Последний раз редактировалось фрида56; 06.06.2016 в 15:50 .

Да. это и есть весь порядок расчета

Это нормативный. А фактический? Мне же нужно сравнить норму и факт, чтобы выявить излишки или недостачу?
Или Вы ее не выявляете?

если посмотреть показания спидометра на начало и конец дня, можно вычислить пробег за день. расход ГСМ спидометр не показывает, что бы там бухгалтеры по этому поводу не думали.

. поскольку вышеизложенное в свете вышеуказанного влечет нижеследующее по отношению к поименованному.

расход ГСМ спидометр не показывает, что бы там бухгалтеры по этому поводу не думали.

действительно, к сожалению, сразу бензин ( вернее его расход) не показывает. только пробег. ну так этого вполне достаточно чтобы узнать расход.

Добрый день.
У нас обычная фирма, не транспортная. Две машины легковых. Заполняю путевой лист.
Как мне узнать фактический расход бензина?
Нормативный понятно: берем пробег, делим на 100 умножаем на норму.
А факт?

остаток_топлива_в_баке_до_выезда + заправлено_за_день - остаток_топлива_в_баке_по_возвращении = фактический_расход_за_день.

. поскольку вышеизложенное в свете вышеуказанного влечет нижеследующее по отношению к поименованному.

вот и выявляйте дальше, если исходя из моего примера 350,6 л было истрачено на весь этот путь, то стало быть всё в порядке, а вот если 500 л, то явно перебор. Непонятно, куда 149,4, и самое главное на какие нужды потрачено 149,4 л бензина сверхлимита. Пусть тогда водитель и объясняет куда и самое главное зачем он ездил?

эпохальное открытие, тянет на нобелевку по физике.

. поскольку вышеизложенное в свете вышеуказанного влечет нижеследующее по отношению к поименованному.

эпохальное открытие, тянет на нобелевку по физике.

нобелевку не нобелевку, а это тема для нано-технологий, кои счас так любит наше правительство.

вот и выявляйте дальше, если исходя из моего примера 350,6 л было истрачено на весь этот путь, то стало быть всё в порядке, а вот если 500 л, то явно перебор. Непонятно, куда 149,4, и самое главное на какие нужды потрачено 149,4 л бензина сверхлимита. Пусть тогда водитель и объясняет куда и самое главное зачем он ездил?

Уважаемая, извините, но мне кажется Вы не совсем понимаете о чем пишите. Распишите, пожалуйста на конкретном примере.
Пробег на начало- 100 100 км., пробег на конец - 100 300 км. Норма расхода 9 литров на 100 км.
Напишите мне, пожалуйста:
- нормативный расход при данном пробеге = ? С нормативным понятно: (100 300-100 100)/100*9=18 литров.
- фактический расход при данном пробеге. = ? А сколько будет фактический расход? Как его узнать?

А сколько будет фактический расход? Как его узнать?

Спасибо. Я это читал ))) Я уже понял, что фактический остаток можно определить только путем замера.
Мне просто хотелось, чтобы человек объяснил, что же он имел в виду. А он так упорно доказывает, что можно это сделать только на основании данных пробега.

фактический расход определяют, например, так: ездят до пустого бака, наливают в него какое-то кол-во бензина, записывают показания спидометра,(а, вернее, одометра) и ездят на нем опять до пустого бака. Далее делят кол-во израсходованного (залитого в бак) бензина на фактический пробег по одометру.
Тем самым определяют фактический расход на единицу пробега, а дальше используют полученные данные для расчета фактического расхода. Если Вы хотите определять фактический расход ежедневно/ежемесячно, то это невозможно, ибо датчик бензобака не обладает нужной бухгалтеру точностью.

Уважаемый, ну сколько можно..расписывать то. все же расписала.. Вам только свои циферки осталось подставить, чего уж проще. Если и этого не можете, то как Вы вообще работаете.
P/S 200 км -факт пробег, при норме расхода 9л -100 км, факт расход 18 л должен быть ( исходя из нормы). если у вас больше, то соответственно перерасход, если меньше недостача ( говоря Вашим языком).Но исходя из практики, обычно бывает такая ситуация, потрачено 500 л бензина, тогда как от силы д.б. 350 л на тот пробег, который указан водителем в путевом листе, куда ещё потрачено n- сумма л бензина на какие-такие нужды не известно?! и начинаем думу долгую думать, как же обосновать списание излишков бензина, ведь поездок то за месяц было по делу раз-два и обчелся, а расхода столько, будто, каждый божий день, в Москву, катались.

фактический расход определяют, например, так: ездят до пустого бака, наливают в него какое-то кол-во бензина, записывают показания спидометра,(а, вернее, одометра) и ездят на нем опять до пустого бака. Далее делят кол-во израсходованного (залитого в бак) бензина на фактический пробег по одометру.
Тем самым определяют фактический расход на единицу пробега, а дальше используют полученные данные для расчета фактического расхода. Если Вы хотите определять фактический расход ежедневно/ежемесячно, то это невозможно, ибо датчик бензобака не обладает нужной бухгалтеру точностью.

Вот-вот, как это меня и волнует. Мне фактический расход не нужен. Но в путевом листе есть такая графа: фактический расход. И в Консультанте пишут, что заполнять ее нужно. Вот и возник вопрос: что делать? Если я ее не буду заполнять, что скажет налоговая?
А буду заполнять ее раз в месяц при списании ГСМ актом? Так можно?

Пример списания по путевым листам

Рассмотрим пример списания по путевым листам. Общество с Ограниченной Ответственностью в начале года, произвела закупку топлива в количестве 100 л, по цене 37 р./литр, без учёта НДС. Остаток топлива от прошлого периода этого предприятия составляет 45 л по себестоимости 43 рубля за литр.

Закупленный товар использовал для заправки автомобиля Лада «Гранта» для перевозок служебного персонала. Расчёты ведутся, отталкиваясь от мощности данной машины, километража, количества затраченного топлива.

Поступление гсм

Средняя стоимость топлива за период составила:

(45л х46 р.+100л х37 р.)/ (45 л+100 л) = 39,8 (40 р.)

Списание по факту

Конечные расчёты затрат достаточно просты, по данным путевых листов:

Из данных видно, израсходовано 20 литров, необходимо списать:

20 л х 39,8 р.= 795,7 р. (ДТ 26 Кт 10)

Списание по норме

Расчёт нормы зависит от километража. По данным документации видно, пробег на начало пути составляет 2550 километров, по окончании пути 2600 километров. Пройденный путь составил 50 километров. Формула расчёта регулируется п. 7 раздела II распоряжения № АМ-23-р):

Qh- норма расхода, л;

Hs- норма 100 км пробега;

S- пробег фактический, км;

D- правка конкретного региона.

Для Лада «Калина» Hs равен 9 л. Коэффициент поправки- 10 %. Получаем:

0,01*9*50*(1+0,01*10) = 5,0 л

Списать следует 5,0 л*39,8 р. = 197,01 р. (ДТ 26 Кт 10)

Как сэкономить на бензине

Пользуйтесь общественным транспортом Пользуйтесь альтернативным транспортом При покупке автомобиля выбирайте экономичную модель Делите поездки на авто с другими Тщательно планируйте маршрут

Распространенные ошибки в путевых листах

В основном ошибки связаны с отсутствием конкретных отметок, а также с заверением данных и расшифровками.

Ответственные лица забывают ставить подпись и расшифровку. За достоверность оформления, своевременность и корректность составления документа несет ответственность тот, кто его создал и подписал.
Не указано время возвращения автомобиля. Это может натолкнуть на мысль, что водитель не вернул служебный транспорт в положенное время. Из-за отсутствия этой отметки появятся отличия в данных на лицевой стороне путевого листа и оборотной (см. п. 6).
Нет информации о топливе и АЗС, где заправляли транспорт. Важно указать количество бензина в автомобиле на момент его выезда и возвращения, а также сколько литров водитель залил в бак и израсходовал в процессе движения. Если работник использует заправочную ведомость, то в графу «Выдача горючего» надо внести количество ГСМ. Обязательно возьмите на АЗС чек и прикрепите его к авансовому отчету. В путевом листе отметьте количество топлива и способ расчета — за наличные или по карте.
Не указан норматив расхода топлива. Факт, экономия, перерасход ГСМ — ни в коем случае не забывайте отмечать эти данные. Они помогают точно проанализировать количество израсходованного топлива и затраты на ГСМ. Отмечайте их в графе «Расход по норме».
Маршрут поездки расшифрован частично. В путевом листе важно указывать не только названия организаций. В графе «Место отправления и назначения» обязательно впишите город, улицу и номер здания, к которому ведет маршрут.
Не указано время возвращения водителя. Сколько длился рабочий день водителя, отслеживается по времени его выезда и возвращения. Последний пункт многие забывают отмечать в путевом листе. Эти данные указываются на оборотной стороне документа.
Нет километража. Отправляясь на новую точку маршрута, сверяйтесь с показаниями одометра и записывайте их в путевой лист. Это правило действует для каждого пункта назначения.
Внес изменения — подпись не поставил. В путевой лист можно вносить изменения, но делать это должен только тот, кто документ составил. Обязательно заверяйте внесенные данные подписью и расшифровкой. Это регламентировано ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Правильность выполнения путевого листа — достаточно кропотливая работа. А если в компании большой парк автомобилей — вдвойне сложная. Поэтому рекомендуем автоматизировать эту работу и доверить ее программным продуктам.

Создать собственный справочник маршрутов, водителей, топливных баков можно в одной из существующих автоматизированных систем, например, в программе Контур.Путевые листы. Это значительно ускорит заполнение документа. Путевой лист всегда будет соответствовать требованиям текущего законодательства, и вы можете выбрать нужную вам печатную форму документа. Независимо от роста цен на топливо, программа сама контролирует расходы на ГСМ. Автоматизированные системы помогают уменьшать налоговую базу за счет корректно подтвержденных расходов на ГСМ.

Юлия Вольхина, менеджер проекта Контур.Путевые листы

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Читайте также: