Что такое электронная путевка на автомобиль

Обновлено: 15.04.2025

Глава Министерства транспорта России поделился планами о новом законопроекте.

5 августа состоялось заседание руководителя Минтранса с президентом России. Виталий Геннадьевич Савельев поделился планами о переходе на новый формат путевых листов. По его словам, в процессе разработки находится проект, в рамках которого будет утвержден регламент по использованию электронного формата маршрутного листа.

Министр также отметил, что вопрос касается именно перевозок на автомобилях (как пассажиров, так и грузов), поскольку в настоящее время именно этот способ приобретает все большую популярность у бизнесменов.

В законную силу поправки должны вступить до конца декабря 2021 года.

Кто может уйти от бумажных носителей:

отправители грузов;
организации и ИП, осуществляющие перевозки;
те, кто получает груз;
контрольные органы.

Справка! Разрешение по составлению электронных листов вступает в законную силу уже с 1 января 2022 года.

Важно понимать, что переход на электронный формат маршрутных листов не влечет обязательный переход на электронные накладные. Если это удобно обоим контрагентам, то они вправе обмениваться электронными накладными посредством специально созданной федеральной информационной платформы. Переход на эту систему является добровольным.

Что касается сопровождающих документов (ТН, ведомости, заказы-наряды и т.д.), то их можно оформлять в том виде, какой удобен сторонам перевозки. Т.е. они могут быть как в бумажном виде, так и в электронном формате. Оба варианта остаются допустимыми.

Порядок документального оформления перевозочных документов будет прописан в Правилах перевозок, утверждаемых на федеральном уровне. Всю электронную документацию будет утверждать Налоговая служба РФ, предварительно согласовывая все нюансы и спорные вопросы с Министерством транспорта.

Несмотря на то, что пока закон не запрещает применять бумажный формат оформления перевозок, уже в процессе подготовки находится еще один законопроект, в рамках которого всех участников транспортного бизнеса обяжут перейти на электронный документооборот. Контрольная дата для перехода – 2023 год. Таким образом, у перевозчиков есть еще полтора года, чтобы перестроиться на новую систему.

Все планируемые изменения должны обеспечить кратное уменьшение запросов от перевозчиков в госорганы, что, в свою очередь, скажется на ускорении и упрощении процесса выдачи документов заинтересованным лицам. Кроме того, ожидается и снижение расходов на оформление документации, что позволит снизить конечную цену товаров.

Где регистрировать путевой лист

В специальном журнале регистрации. Организации и ИП вправе разработать собственную форму этого документа. Однако многие продолжают пользоваться унифицированным бланком № 8 «Журнал учета движения путевых листов» (код по ОКУД 0345008), который был утвержден постановлением Госкомстата от 28.11.97 № 78.

Внимание!

Заполнять путевые листы по действующим правилам и вести журнал учета путевых листов можно в сервисе «Путевые листы и ГСМ». Сервисе позволяет создавать путевые листы для разных видов транспорта, спецтехники и автобусов в виде бланков или заполненных документов. Кроме того, в сервисе можно задавать маршруты следования транспорта и использовать их при заполнении путевых листов.

Сведения о водителе

Они включают в себя:

ФИО водителя;
дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра. Этот пункт должен заверить медработник подписью с расшифровкой.

Как оформить путевой лист по действующим в 2021 году правилам

При участии Михаил Пархоменко

Путевой лист — документ, с помощью которого компании и ИП контролируют работу водителей, ведут учет и подтверждают расходы на ГСМ. В 2021 году правила заполнения этого документа изменились. На что нужно обратить внимание, чтобы у контролеров не возникло вопросов? Есть ли различия в оформлении путевых листов для грузового, легкового, спецтранспорта и автобусов? На эти и другие вопросы отвечает эксперт программы «Путевые листы и ГСМ» компании Контур Игорь Голдырев.

Содержание

Реквизиты собственника

Юридические лица и предприниматели оформляют этот раздел путевого листа по-разному.

Если собственником ТС является компания, то нужно указать:

Если собственником является физическое лицо, то нужно указать:

ФИО;
почтовый адрес;
номер телефона;
номер ОГРН из свидетельства о регистрации ИП.

Необязательные сведения для грузового и спецтранспорта

Здесь можно дополнительно фиксировать почасовую работу, объем и виды грузов, имена заказчиков, стоимость работ, номера договоров и т.п.

Про нормы расхода топлива

Вопрос 7. Обязательны ли нормы расхода топлива, утвержденные Минтрансом, для принятия расходов по ГСМ при налогообложении?

Пункт 3 Методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенных в действие Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р, все еще содержит текст, что эти нормы предназначены для расчетов по налогообложению предприятий. Но, по результатам экспертизы Минэкономразвития России, из пункта исключили упоминание о предназначении этих норм для расчетов по налогообложению предприятий (п. 4.2 Заключения Минэкономразвития России от 20.04.2012 «По итогам экспертизы на распоряжение Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»).

Вывод: организации не обязаны применять Минтрансовские Методические рекомендации. Об этом не раз говорил Минфин и признавал право, а не обязанность налогоплательщиков учитывать эти нормы (Письма от 22.03.2019 № 03-03-07/19283, от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875 и от 27.09.2018 № 03-11-11/69335).

Организации могут использовать Минтрансовские и собственные нормы расхода ГСМ — выбранный вариант должен быть прописан в учетной политике компании.

Курсы для бухгалтеров Профпереподготовка, повышение квалификации. Обучение онлайн в Контур.Школе

заключения научной организации, осуществляющей разработку таких норм;
данных технической документации автотранспорта;
информации, предоставленной изготовителем автомобиля;
актов контрольных замеров норм расхода топлива для конкретного автомобиля.

2. Как указывать сведения о транспортном средстве в путевом листе

Теперь в сведениях о транспортном средстве в путевом листе указывайте его марку и марку автомобильного прицепа (полуприцепа), а не только их тип и модель, как было до 2021 года (подп. 1 п. 4 порядка заполнения путевых листов, утв. Приказом Минтранса РФ № 368). Эти сведения можно взять из паспорта транспортного средства (ПТС) или из свидетельства транспортного средства (СТС), выданных Госавтоинспекцией (Приложения № 3 и № 4 к Приказу МВД России от 23.04.2019 № 267):

вид транспортного средства из строки «Тип ТС», в которой указывается характеристика транспортного средства, определяемая его конструктивными особенностями и назначением, например:

легковой, седан;
грузовой, фургон;
автобус;

марку и модель из одноименной строки «Марка, модель ТС», в которой указывается обозначение марки и (или) модели (коммерческого наименования) транспортного средства, присвоенных заводом-изготовителем, например:

Фольксваген Джетта;
ГАЗель 3302;
КАМАЗ 43118.

Электронная транспортная накладная (ЭТрН)

Транспортная накладная — документ, который подтверждает наличие договора на перевозку , служит основанием для учета оказанных транспортных услуг и для расчетов с перевозчиком. Документ включает в себя сведения, необходимые для организации грузоперевозки. В том числе:

сроки доставки, погрузки и разгрузки груза;
штрафы за простой или недоставку груза;
вместимость, грузоподъемность транспортного средства (ТС);
особые условия доставки груза (температурный режим, сроки хранения, класс опасности перевозимого вещества) и проч.

В ходе эксперимента грузоотправители, перевозчики и грузополучатели будут передавать ЭТрН через своих операторов электронного документооборота; фиксировать изменения статуса перевозки, завершение доставки или возврат. Каждый из участников организует работу в своей автоматизированной программе.

Схематично обмен ЭТрН будет выглядеть так:

1. Грузоотправитель создает транспортную накладную в электронном виде, подписывает усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП), присваивает уникальный идентификационный номер и отправляет через оператора ЭДО.

2. Перевозчик получает ЭТрН. На этапе погрузки заполняет поля, предназначенные для указания времени прибытия транспортного средства и описания фактического состояния груза. Подписывает документ усиленной КЭП и отправляет своему оператору ЭДО.

3. Оператор ЭДО перевозчика проверяет полученные данные и отправляет ЭТрН грузополучателю, грузоотправителю и в информационную систему «Суперсервис 22».

4. Система «Суперсервис 22» верифицирует данные о грузоотправителе, грузополучателе и перевозчике с ФНС, а о транспортном средстве с МВД. Если выявляются расхождения, информация через операторов ЭДО передается организациям-участникам перевозки для исправления.

5. На этом этапе участники грузоперевозки могут вносить в ЭТрН, которую они получили от оператора ЭДО перевозчика, юридически значимые изменения: проверка груза на маршруте, перенаправление груза, замена ТС или водителя и проч.

6. Грузополучатель фиксирует в ЭТрН время получения груза и оценку его состояния; указывает причины, если груз не принят или принят частично. Подписывает документ усиленной КЭП и через своего оператора ЭДО отправляет перевозчику, грузоотправителю и в ИС «Суперсервис 22».

7. Система «Суперсервис 22» проверяет сведения, поступившие от всех участников, и вносит изменения в реестр грузоперевозчиков (этот реестр должен быть создан в рамках проекта «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов»). Кроме того, ИС «Суперсервис 22» открывает доступ к данным по завершенной грузоперевозке органам исполнительной власти.

ВАЖНО

Напомним, что сейчас грузоотправитель создает транспортные накладные на каждую поставку в четырех экземплярах. Первичные документы нужно хранить не менее пяти лет (Федеральный закон от 06.12.11 № 402-ФЗ). Это усложняет работу, требует времени для обработки бумажных документов и места для хранения архива. Используя ЭТрН, организации будут быстрее оформлять транспортно-логистические операции. Снизится риск потери или порчи документов. Водители, экспедиторы и другие ответственные сотрудники получат доступ к документам в режиме реального времени. Это позволит быстро принимать решения на каждом этапе перевозки. Например, если грузополучатель не принимает часть товара, отправитель сможет оперативно, пока не закончился срок годности продукции, разрешить эту ситуацию.

Срок действия путевого листа

Этот реквизит также нужно внести в «шапку» документа, чуть ниже строки с наименованием и номером. Если путевой лист оформляется на несколько дней, то обязательно указать дату начала и окончания срока действия. Обычно пишут так: «Путевой лист грузового автомобиля № … от …» или «Путевой лист грузового автомобиля № … (действителен) с … по …».

Необязательные сведения для автобусов

В путевых листах автобусов обычно указывают еще два дополнительных реквизита:

остаток топлива при пересменке. Этот показатель нужен, чтобы оценить эффективность работы водителя. Перерасход или экономию топлива записывают на конкретное ответственное лицо.
показатели выручки. Поскольку автобус как правило является коммерческим транспортом, нужно указать плановый и фактический объем выручки, ФИО кондуктора, а в характеристики маршрута движения внести количество пассажиров. Отметим, что если вы используете специальную форму № 6 «Путевой лист автобуса» (утв. постановлением Госкомстата от 28.11.97 № 78), то указать эти пункты будет негде.

Переход на электронные путевые листы и транспортные накладные: Минтранс запустил пилотный проект

С октября 2020 года стартует пилотный проект по использованию электронных путевых листов и транспортных накладных. «Пилот» будет проводиться на территории 6 регионов, среди которых Москва и Московская область. Иван Привалов, эксперт проекта «Контур.Путевые листы» рассказывает, кто сможет участвовать в эксперименте и как будет происходить обмен документами.

Что еще нужно знать о путевых листах

Назовем некоторые важные особенности оформления путевых листов.

Обязательно оформите его перед тем, как водитель выйдет на маршрут. Иначе инспекторы ГИБДД выпишут штраф.

Когда водитель совершает несколько рейсов за смену по одному путевому листу, нужно сделать отметку о предсменном техническом контроле, а не о предрейсовом.

Если на одном транспортном средстве работает несколько водителей, укажите всех в одном путевом листе, либо выпишите документ на каждого сменщика.
Оформляя несколько путевых листов, в первом из них укажите время выезда транспорта и показания одометра, в последнем — время возвращения и новое значение пробега.

Какие реквизиты обязательны к заполнению

Итак, путевой лист должен содержать:

наименование и номер документа;
срок действия путевого листа;
реквизиты собственника;
сведения о водителе;
данные о транспортном средстве;
сведения о перевозке.

Эти реквизиты обязательны в отношении легкового, грузового, специального транспорта и автобусов. Далее мы подробнее разберем правила заполнения этих пунктов путевого листа.

Справка

В 2008 году после отмены обязательных видов путевых листов, компании продолжили заполнять старые формы документов, добавляя в них новые обязательные реквизиты. У спецтранспорта никогда не было единой формы путевых листов.

Путевой лист для подтверждения расходов

Вопрос 2. Нужен ли арендатору автомобиля без экипажа путевой лист для подтверждения расходов по налогу на прибыль?

По гражданскому законодательству транспортное средство можно арендовать без экипажа
(ст. 642–649 ГК РФ) и с экипажем (ст. 632–641 ГК РФ).

По договору аренды без экипажа:

арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению и технической эксплуатации;
арендатор обязан вести путевые листы, поскольку именно он эксплуатирует транспортное средство и несет расходы на ГСМ.

Путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, является фактическим доказательством использования организацией арендованного транспортного средства в ее деятельности (ст. 252, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Путевой лист — один из первичных документов, подтверждающих расходы на ГСМ в целях налогообложения прибыли (Письма Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161, от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354). При аренде его заполняют как обычно, только в поле «Организация» нужно прописать сведения о владельце машины — в данной ситуации об арендаторе:

его наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона и ОГРН (п. 5 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 и подп. 1 п. 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368).

Способ, как заполнять путевые листы

Вопрос 8. Путевые листы можно заполнять на компьютере или только от руки?

Способ заполнения путевых листов Приказами Минтранса России от 18.09.2008 № 152 и от 11.09.2020 № 368 не установлен. Из этих документов следует:

даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляет медицинский работник, проводивший соответствующий осмотр, и заверяет их своей подписью с указанием фамилии и инициалов;
дату и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства должен проставить контролер технического состояния автотранспортных средств или ответственное за это должностное лицо, проводившие соответствующий контроль, и заверить своей подписью с указанием фамилии и инициалов.

Все отметки медика и технического контролера или ответственного за технический контроль должностного лица могут быть сделаны только от руки.

Путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, а значит, в него не могут быть заранее внесены время, километраж, показания спидометра и маршрут следования. Значит, технически невозможно, выполнив положения Приказов, заполнить эти поля путевого листа на компьютере.

Путевой лист — это обычный первичный учетный документ, который можно составить не только в момент совершения операции, но и непосредственно после ее окончания (п. 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). На этом основании можно заполнять путевые листы комбинированным способом:

Сведения о перевозке

Такой вид перевозок, как «перевозка для собственных нужд», подходит для большинства случаев использования легкового транспорта, так как очень часто за поездку платит не пассажир или владелец груза, а само предприятие.

Наименование и номер путевого листа

Наименование нужно прописать в «шапке» путевого листа и указать тип транспортного средства. Например: «Путевой лист грузового автомобиля», «Путевой лист легкового автомобиля», «Путевой лист автобуса», «Путевой лист строительной техники» и др.

Номер путевого листа может состоять только из цифр, или дополнительно из буквенных префиксов и символов-разделителей. Нумерацию следует вести в хронологическом порядке с начала года или обнулять ежемесячно. В каждом следующем документе можно изменять значащую часть числа на одну единицу. Например, «Д-I 63» заменить на «Д-I 64».

Формы Госкомстата после 1 января 2020 года берите только за основу

Вопрос 4. Если компания оформляет путевые листы по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, можно ли отметку о проведении предрейсового контроля технического состояния автомобиля в таких листах проставлять дополнительно?

В Госкомстатовских бланках путевых листов не предусмотрены реквизиты для отметок о проведении предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств:

например, в отношении технического состояния машины в путевом листе легкового автомобиля есть лишь отметка «Автомобиль технически исправен» за подписью механика (Типовая межотраслевая форма № 3, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78).

Но в документе должны быть дата, время и подпись с указанием фамилии и инициалов:

до 01.01.2021 года контролера с текстом: «Контроль технического состояния транспортного средства пройден» (п. 12 Порядка организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств, утвержденного Приказом Минтранса России от 08.08.2018 № 296, п. 16.1 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152);
с 01.01.2021 года ответственного должностного лица с текстом: «Выпуск на линию разрешен» (п. 16 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368).

Получается, использование типовых форм путевых листов влечет за собой нарушение нормативных требований.

Унифицированные формы Госкомстата можно лишь брать за основу и дополнять необходимыми реквизитами.

Компания вправе составить путевые листы в произвольной форме, но с использованием обязательных реквизитов, перечисленных в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152 или от 11.09.2020 № 368 (Письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406, от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161, УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 № 16-15/139308).

Скачайте бесплатно в разделе «Шпаргалка» в конце статьи пример оформления самостоятельно разработанного путевого листа для грузовиков на основе формы № 4-П и с учетом обязательных реквизитов Минтранса (утв. Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368).

В конце статьи есть шпаргалка

Предрейсовые медосмотры для неводителей

Вопрос 5. Если генеральный директор управляет служебным автомобилем во время поездок к контрагентам, обязан ли он проходить предрейсовый медосмотр?

Безопаснее будет провести предрейсовый медосмотр работника, управляющего автомобилем и принятого на работу не в качестве водителя, в том числе и генерального директора.

Есть разные мнения:

В чем смысл эксперимента

В рамках пилотного проекта участники автомобильных перевозок будут формировать необходимые документы в электронном виде и передавать их друг другу и в Минтранс с помощью информационной системы «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов» («Суперсервис 22»). Сейчас она находится в стадии разработки. До 31 октября будет запущена часть системы, после чего начнется сбор обратной связи, анализ и доработка.

Минтранс планирует, что перевод транспортных документов в цифровой формат позволит сделать документооборот прозрачным для отправителей и получателей грузов, компаний-перевозчиков и контролирующих органов, включая ФНС, МВД и проч. Участники перевозок будут экономить время и деньги на оформлении первички.

Оформление путевых листов: топ‑8 практических ситуаций

Основные нормативные акты по использованию автотранспорта:

«О безопасности дорожного движения» — устанавливает правовые основы обеспечения безопасности дорожного движения на территории РФ; «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» — регулирует отношения, возникающие при оказании услуг с использованием автомобильного транспорта.

Запрещается перевозить пассажиров и багаж, грузы автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство (ч. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта).

Минтранс России издал Приказы от 18.09.2008 № 152 и от 11.09.2020 № 368, которыми для разных периодов времени (до и с 01.01.2021 года) утверждал обязательные реквизиты путевых листов и порядок их заполнения:

в приказах четко сказано, что их обязаны применять в том числе и юридические лица, эксплуатирующие транспортное средство. То есть об оказании услуг по перевозке речи уже нет. Приказы фактически расширили круг лиц, обязанных применять положения Устава автомобильного транспорта.
эксплуатация любого транспортного средства организации должна оформляться путевым листом (Определение Верховного Суда РФ от 01.09.2014 № 302-КГ14-529, Письмо Минтранса России от 28.09.2018 № 03-01/21740-ИС).

Про учет расходов на ГСМ

Вопрос 6. При выездной проверке организации налоговые инспекторы признали необоснованными расходы на ГСМ в связи с отсутствием в путевом листе конкретного маршрута автомобиля. Могут ли путевые листы без указания маршрута подтверждать расходы на приобретение ГСМ в целях исчисления налога на прибыль?

Лучше составлять путевой лист с указанием маршрута автомобиля. Это снизит риск, что при проверке налоговая исключит затраты на ГСМ из состава налоговых расходов.

Путевой лист и затраты на ГСМ

Налоговики не всегда принимают путевые листы как подтверждающий документ (см. письмо Минфина от 16.06.11 № 03-03-06/1/354). Оправдать затраты на ГСМ можно другими документами, например, актами списания и выполненных работ.

Если организация не является автотранспортным предприятие, желательно внести в приказ по учетной политике положение об использовании путевых листов в качестве оправдательных документов при списании производственных затрат на ГСМ. В противном случае налоговики могут не принять путевые листы в качестве подтверждающего документа.
Также см. «Практические советы по учету и списанию ГСМ».

5. Каким новым требованиям должен соответствовать журнал регистрации путевых листов

Оформленные путевые листы регистрируются в журнале регистрации путевых листов. То есть обязанность по оформлению журнала регистрации путевых листов корреспондирует с обязанностью оформления путевых листов. Теперь такой журнал можно вести на бумажном носителе и (или) на электронном носителе (п. 17 порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса РФ № 368):

если журнал ведется на бумаге, то его страницы должны быть прошнурованы и пронумерованы;
если в электронной форме, то его сведения заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью, а также обязательно предусматривается возможность его печати на бумажном носителе.

Хранить журналы и базы данных учета путевых листов нужно пять лет, несмотря на отсутствие этого срока хранения теперь в документе Минтранса (п. 554 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Электронный путевой лист (ЭПЛ)

Путевой лист — внутренний документ перевозчика, который нужен для учета работы водителя и ТС. Кроме сведений о маршруте, пробеге, расходе ГСМ, в путевом листе обязательны отметки о предрейсовом медосмотре водителя и контроле техсостояния машины (подробнее см: « Как составить путевой лист, к которому не будет претензий у проверяющих »).

Сценарий работы с электронными путевыми листами предполагает следующие этапы:

Перевозчик создает ЭПЛ, указывает в нем свои регистрационные данные, а также сведения о транспортном средстве, прицепе, водителе, адресах доставки.
Медработник фиксирует в ЭПЛ дату и время предрейсового медосмотра водителя, вносит свои комментарии о пригодности его к рейсу и заверяет документ электронной подписью.
Механик фиксирует в ЭПЛ дату и время предрейсового техосмотра транспортного средства, текущие показания одометра, остаток горючего, готовность к выезду в рейс и заверяет записи электронной подписью.
Перевозчик подписывает путевой лист электронной подписью и через оператора ЭДО отправляет документ в ИС «Суперсервис 22.
Информационная система сверяет данные о перевозчике и водителе с ФНС, о транспорте — с МВД. Если обнаружены ошибки, они фиксируются в «Суперсервисе 22» и через оператора ЭДО транслируются перевозчику. Последний устраняет недочеты и вновь отправляет ЭПЛ на рассмотрение. Если ЭПЛ не содержит ошибок, система «Суперсервис 22» присваивает ему уникальный идентификатор. Оператор ЭДО направляет перевозчику уведомление о присвоении электронному путевому листу идентификатора.
Механик фиксирует в ЭПЛ дату и время послерейсового техосмотра транспорта, текущие показания одометра, остаток горючего, комментирует состояние ТС и заверяет сведения электронной подписью.
Перевозчик вносит в ЭПЛ данные о прохождении контрольных точек, адреса доставки и прочие сведения, заверяет их электронной подписью и закрывает ЭПЛ.
Через оператора ЭДО перевозчик отправляет закрытый ЭПЛ в систему «Суперсервис 22».
На основании полученного файла «Суперсервис 22» вносит изменения в реестр перевозчиков и открывает доступ к ЭПЛ исполнительным органам власти.
После возвращения водителя из поездки медработник указывает в ЭПЛ дату и время послерейсового медосмотра, вносит комментарии о состоянии водителя по итогам рейса и заверяет записи электронной подписью.

Отметим, что на каждом этапе сотрудники, которые задействованы в оформлении ЭПЛ, должны заверять данные своей электронной подписью. Однако пока в положении об эксперименте не уточняется, какой именно тип подписи нужен.

ВНИМАНИЕ

В ходе пилотного проекта сотрудник ГИБДД не сможет запросить сведения из ЭПЛ о транспорте, грузе и водителе. В электронном путевом листе нельзя указать данные о весогабаритном контроле или проставить отметки на контрольных точках. Нет в ЭПЛ и полей, куда можно вносить сведения о заправках, пробеге и пр. На данном этапе электронный путевой лист не является оперативным документом. Водитель на линии будет по-прежнему использовать бумажный вариант. Организаторы эксперимента рассматривают ЭПЛ в качестве фискального документа, наподобие кассового чека, который фиксируется в единой базе данных контролирующих органов.

1. Какие сведения о перевозке нужно отразить в путевом листе

Для заполнения этого реквизита укажите:

городское, если оно осуществляется в границах населенных пунктов;
пригородное, если оно осуществляется между населенными пунктами на расстояние
до 50 км включительно между границами этих населенных пунктов;
междугороднее, если оно осуществляется между населенными пунктами на расстояние более 50 км между границами этих населенных пунктов;
международное, если оно осуществляется за пределы территории РФ или на территорию РФ с пересечением Государственной границы РФ, в том числе транзитом через территорию РФ;

2) в информации о виде перевозки:

регулярные;
по заказам;
легковыми такси.

Варианты, как можно отразить сведения о перевозке в путевом листе.

Сведения	Ситуация
Городская регулярная перевозка	Перевозка товара в пределах одного населенного пункта от склада до торговой точки или при поездках генерального директора в пределах одного населенного пункта
Городская перевозка по заказам	Организация оказывает услуги по договорам перевозки (транспортно-логистическая компания) при доставке груза в пределах одного населенного пункта
Пригородная регулярная перевозка	Поездка генерального директора на расстояние до 50 км от одного до другого населенного пункта
Пригородная перевозка по заказам	Продавец доставляет груз покупателю, который находится на расстоянии до 50 км в другом населенном пункте
Междугородняя перевозка легковым такси	Организация оказывает услуги населению по перевозкам легковыми такси на расстояние более 50 км между границами населенных пунктов

Скачайте бесплатно в разделе «Шпаргалка» в конце статьи пример оформления самостоятельно разработанного путевого листа для грузовиков на основе формы № 4-П и с учетом обязательных реквизитов Минтранса (утв. Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368).

В конце статьи есть шпаргалка

5 основных новшеств по заполнению путевых листов с 2021 года

С 1 января 2021 года изменились обязательные реквизиты и правила заполнения путевых листов. Эти правила будут действовать до 1 января 2027 года:

утратил силу Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152.

Главное изменение — теперь путевой лист нужно оформлять при любом использовании транспортного средства вне зависимости от вида и особенностей перевозки (п. 8 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368). Хотя и до этого без оформления путевого листа запрещались перевозки пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями (ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ).

Необязательные сведения для всех видов транспорта

Перечень дополнительных реквизитов зависит от цели перевозки и вида транспорта, который используется. Эти сведения помогут контролировать учет топлива и работу водителей, фиксировать выручку или рассчитывать стоимость работ для сторонних заказчиков.

Для всех видов транспорта обычно указывают следующие дополнительные сведения:

- нормативный расход топлива, его экономию или перерасход;
- маршрут движения.

В последнем реквизите важно указать не только адреса контрольных точек маршрута, время следования в пути и пройденное расстояние, но и информацию, подтверждающую факт использования ТС в производственных целях. Например, наименование груза, заказчика и т.п. Также см. «Обязательно ли указывать маршрут в путевом листе: разъяснения Минтранса и судебная практика».

Кроме этого, важно прописать время и длительность стоянок. Это поможет доказать, что водитель соблюдал предписанные законодательством нормативы труда и отдыха. Они указаны в приказе Минтранса от 16.10.20 № 424 (см. «Минтранс ввел новые требования к режиму труда и отдыха водителей»). Также эти нормы предусмотриваются в коллективном договоре или соглашении.

Внимание!

Путевой лист не подтверждает реальное рабочее время водителя для целей расчета зарплаты и для урегулирования других взаимоотношений работника с работодателем. На это указано в Апелляционном определении Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 30.01.18 по делу № 33-567/2018.

4. Какая формулировка отметок о предрейсовых и послерейсовых медосмотрах водителей должна быть в путевом листе

В путевом листе отметки об осмотре водителей по результатам предрейсового и послерейсового осмотров делает медицинский работник.

Бесплатные вебинары в Контур.Школе Изменения в учете. Практические ситуации. Судебная практика

По результатам предрейсового медосмотра, как и прежде, он ставит штамп «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен», послерейсового — «прошел послерейсовый медицинский осмотр» (п. 15 порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса РФ № 368, п. 16 и п. 17 Порядка проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров, утвержденного Приказом Минздрава РФ от 15.12.2014 № 835н).

Теперь в путевом листе формулировка отметок по медицинским осмотрам идентична давно действующему положению Минздрава о порядке проведения таких медосмотров.

Предрейсовые медицинские осмотры проводятся, если лицо работает водителем, а послерейсовые, если лицо работает водителем и перевозит пассажиров и опасные грузы.

Организация проведения обязательных предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров возлагается на работодателя, а это может быть реализовано одним из следующих способов (п. 8 и п. 9 Порядка, утв. Приказом Минздрава РФ № 835н):

принять на работу штатного медицинского работника, который должен иметь высшее и (или) среднее профессиональное образование, а у работодателя при этом должна быть лицензия на осуществление медицинской деятельности, предусматривающей выполнение работ (услуг) по предрейсовым и послерейсовым медицинским осмотрам;
заключить соответствующий договор с медицинским учреждением, которое имеет лицензию на проведение этих медицинских осмотров и будет проводить их.

Проведение дистанционных предрейсовых медицинских осмотров с применением телемедицинских технологий, а также с фото- и видеофиксацией каждого водителя, его состояния и результата осмотра на сегодняшний день не предусмотрено (Письмо Роструда от 03.10.2018 № ПГ/31740-03-3, Постановление Пятого арбитражного апелляционного суда от 03.10.2018 № 05АП-7137/2018).

Срок действия путевого листа

Вопрос 3. Можно ли оформлять путевые листы на срок более одного дня?

Бесплатные вебинары в Контур.Школе Изменения в учете. Практические ситуации. Судебная практика

Вопрос о возможности оформления путевого листа на срок более одного дня начал возникать с 1 марта 2019 года, когда вступили в силу изменения в Приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152:

оформлять путевой лист разрешили на рабочий день либо на время выполнения рейса, если на перевозку необходимо затратить более одного рабочего дня.
Минтранс в Письме от 04.04.2019 № ДЗ-514-ПГ указал, что срок действия путевого листа не регламентирован, а п. 4 Приказа так же, как и раньше, определяет срок действия, в течение которого можно использовать путевой лист.

Если путевой лист оформляется более чем на один день, прописывается дата (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого действует путевой лист.

Путевой лист можно оформить на период, превышающий один день. Главное, проставить в документе обязательные реквизиты:

показания одометра транспортного средства при выезде с парковочного места, а также при возвращении из рейса и окончании смены водителя транспортного средства;
дату и время выезда транспортного средства с парковки и его заезда на парковку;
дату и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства;
дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

С 1 января 2021 года такой вопрос уже не должен возникать. Поскольку новым Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368 предусмотрено оформление путевого листа (п. 2 и п. 9 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368):

на один день, если водитель совершает один или несколько рейсов в течение смены (рабочего дня) в пределах одного дня. В этом случае указывается дата (число, месяц, год);
на срок, соответствующий длительности рейса, если он превышает продолжительность смены (рабочего дня), либо на срок, соответствующий количеству календарных дней, к которым относится смена (рабочий день), приходящаяся более чем на один календарный день. И тогда указываются даты (число, месяц, год) начала и окончания рейса.

Ближайшие перспективы

Эксперимент по переходу на электронные путевые листы и транспортные накладные — это лишь часть масштабного проекта «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов».

Итогом реализации этого проекта должен стать полный отказ от бумажных документов. Водители на линии будут предъявлять инспекторам ГИБДД абстрактный набор символов на телефоне, а инспекторы с помощью смартфона будут выходить в интернет и находить нужный документ по коду.

Кроме того, в рамках проекта должен появиться личный кабинет перевозчика на сайте госуслуг. В нем будет организовано рабочее пространство для оформления ЭПЛ и других документов, в том числе разрешений на перевозки крупногабаритных и опасных грузов, резервирование времени для пересечения госграницы и т.п.

Система «Суперсервис 22» будет работать в пилотном режиме до 2021 года. Предполагается, что к 2024 году она будет доработана и внедрена во всех регионах страны.

Безбумажные перевозки пассажиров и грузов упростят оформление и хранение путевых листов, облегчат согласование документа медицинским работником и техническим специалистом в рамках их зон ответственности. Государство же планирует получить инструмент контроля за перевозчиками, грузоотправителями и грузополучателями.

Данные о транспортном средстве

В этом разделе путевого листа необходимо указать:

тип транспортного средства;
модель, марку, государственный номер ТС, а если транспорт используется с прицепом, — то также модель, марку и госномер прицепа;
пробег транспорта на время выезда с парковки и на время возвращения (по показаниям одометра);
дату и время предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС;
дату и время выезда транспортного средства с парковки и возвращения обратно. Также см. «Минтранс напомнил, как составить путевой лист правильно».

Внимание!

Последние три пункта нужно заверить подписями ответственных лиц с расшифровкой. Индивидуальный предприниматель может удостоверить эти данные сам.

Где и когда пройдет эксперимент

Эксперимент продлится один месяц — с 1 по 30 октября 2020 года.

Пилотный проект развернется на территории шести регионов: Республики Татарстан, Краснодарского края, Москвы, Московской, Рязанской и Калужской областей. Минтранс намерен привлечь к нему крупнейших региональных перевозчиков. Участие в пилотном проекте добровольное. На время эксперимента компании одновременно с электронными продолжат оформлять бумажные транспортные документы.

3. Кто обязан указывать дату и время выпуска автомобиля на линию и его возвращения в путевом листе

Курсы для бухгалтеров Профпереподготовка, повышение квалификации. Обучение онлайн в Контур.Школе

Одновременно с проставлением отметки о проведении предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства ответственное должностное лицо обязано указывать дату и время его выпуска на линию и его возвращения. Все эти сведения в путевом листе должны сопровождаться словами «выпуск на линию разрешен» (п. 16 порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса РФ № 368).

До этого, если технический контроль пройден успешно, отметку «контроль технического состояния транспортного средства пройден» ставило не ответственное должностное лицо, а только контролер. Поэтому теперь неважно, какую должность занимает ответственный за проведение предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства. Главное, чтобы он был назначен руководителем организации в качестве ответственного, например, приказом.

Как и раньше, такой ответственный должен отвечать профессиональным и квалификационным требованиям. В частности, он должен знать:

нормативные правовые акты по техническому обслуживанию и ремонту автотранспортных средств;
нормативные правовые акты в области безопасности дорожного движения на автомобильном транспорте;
устройство, технические характеристики, конструктивные особенности, назначение и правила эксплуатации автотранспортных средств, в том числе специальных подъемных устройств для пассажиров из числа инвалидов, не способных передвигаться самостоятельно;
технические требования, предъявляемые к автотранспортным средствам, в том числе специальным подъемным устройствам для пассажиров из числа инвалидов, не способных передвигаться самостоятельно;
основы транспортного и трудового законодательства Российской Федерации;
основные положения по допуску транспортных средств к эксплуатации;
порядок организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств, утверждаемый в соответствии с п. 2 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»;
правила и инструкции по охране труда, противопожарной защиты.

Также этот ответственный обязан иметь и соответствующее образование:

образование не ниже уровня среднего профессионального, подтвержденное документом об образовании и о квалификации по профессии или специальности, или направлению подготовки, входящим в соответствующую уровню образования укрупненную группу 23.00.00 «Техника и технологии наземного транспорта» (Приказ Минобрнауки РФ от 29.10.2013 № 1199);
образование не ниже уровня среднего профессионального, подтвержденное документом об образовании и о квалификации по профессии или специальности, или направлению подготовки, не входящим в соответствующую уровню образования укрупненную группу 23.00.00 «Техника и технологии наземного транспорта», и профессиональная переподготовка с присвоением квалификации контролера технического состояния транспортных средств автомобильного транспорта, подтвержденной документом о квалификации.

Читайте также: