График отпусков образец в казахстане
- Бланк и образец
- Бесплатная загрузка
- Онлайн просмотр
- Проверено экспертом
Кто может идти в отпуск вне графика
Закон отдельно выделяет лиц, которым отпуск должен предоставляться по их желанию, вне зависимости от стажа работы и утвержденного графика. Это:
Все остальные работники имеют право уходить в отпуск только после работы в организации не менее 6 месяцев и в соответствии с составленным заранее графиком отпусков.
Обновите 1С:ЗУП до последней версии!
Здоровый расчет зарплаты: все изменения по льготным ставкам страховых взносов и срок и действия будет применяться автоматически!
- Настроим 1С:ЗУП под изменения законодательства и новые введения в связи с ограничениями из-за самоизоляции;
- Настроим электронный кадровый документооборот с сотрудниками;
- Настроим интеграцию 1С:ЗУП с Корпоративным порталом или создадим его;
- Подключим 1С:Кабинет сотрудника и обучим работе в нем.
Изменения по графику отпусков на 2021 год
При составлении графика отпусков на 2021 г. учтите следующие моменты.
Согласно Постановлению Правительства РФ от 10.10.2020 г. № 1648 утвержден перенос выходных дней:
- суббота 2 января - на пятницу 5 ноября;
- воскресенье 3 января - на пятницу 31 декабря;
- суббота 20 февраля - понедельник 22 февраля.
Новогодние каникулы будут длиться с 1 по 10 января. День защитника Отечества будем праздновать с 21 по 23 февраля, а Международный женский день - с 6 по 8 марта. Майские праздники разделятся на два периода - с 1 по 3 мая и с 8 по 10 мая. День России - с 12 по 14 июня, а День народного единства - с 4 по 7 ноября.
Согласно ст. 262.2 ТК РФ предоставлять отпуск по желанию в любое удобное время нужно тем работникам, которые имеют троих и более детей в возрасте до 12 лет.
Работодатель вправе, но не обязан предоставить отпуск сотруднику, если он еще не отработал положенный стаж 6 месяцев. Однако отпуск представляется авансом в любом случае следующим работникам:
- несовершеннолетние работники;
- женщины перед отпуском по БиР или после него;
- сотрудники, усыновившие детей в возрасте до 3-х месяцев.
К сотрудникам, которым отпуск предоставляется в удобное для них время, относятся мужья, чьи жены в отпуске по БиР, родители детей-инвалидов, ветераны, чернобыльцы, жены военнослужащих.
Заключение
Для оптимизации бизнес-процесса «отпуска сотрудников» лучше всего использовать 1С:ЗУП. С помощью этого решения и интеграции с Битрикс можно выстроить бизнес-процесс от оформления сотрудником отпуска прямо из единого окна на корпортале, настроить согласование заявления на отпуск руководителями, рассчитать отпускные, а также реализовать визуальное отображение когда сотрудник будет в отпуске на корпоративном портале.
Если вам интересно как это можно реализовать в вашей компании, звоните нашим специалистам они проконсультируют вас и проведут бесплатную демонстрацию таких кейсов и покажут возможный функционал.
Составление и соблюдение графика очередных отпусков
К составлению графика отпусков работодатели должны приступать заранее, а сам график отпусков должен быть утвержден до наступления календарного года. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работников. Особенно это касается нерадивых работодателей, которые постоянно препятствуют уходу работников в отпуск. Если график отпусков утвержден, то и сроки и очередность, указанные в нем, будут являться обязательными для обеих сторон.
Очередность предоставления оплачиваемых ежегодных трудовых отпусков работникам определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения работников, либо устанавливается вне графика отпусков по соглашению сторон (ст. 93 Трудового кодекса).
График отпусков – это локальный нормативный акт работодателя, который составляется кадровой службой совместно с руководителями структурных подразделений в конце календарного года на следующий год с учетом интересов производства и пожеланий работников.
Предоставление отпусков по графику, особенно на крупных предприятиях и непрерывных производствах, имеет ряд преимуществ. С производственной точки зрения заранее составленный график позволяет должным образом сохранить необходимый ритм работы предприятия. Есть возможность заблаговременно, до ухода в отпуск сотрудника, оформить замещение должности или принять временного работника. С финансовой стороны график отпусков позволяет равномерно распределить связанные с отпусками затраты.
При составлении графика отпусков необходимо учитывать….
При составленияи графика отпусков специалисту кадровой службы необходимо проинформировать работников о возможном периоде отпуска с учетом производственного процесса и получить от работников пожелания о времени использования отпуска. Пожелания работников о планируемой дате могут быть приняты устно либо письменно с помощью .
Что делать, если сотрудник устроился после составления графика отпусков
Такая ситуация отнюдь не редкость. Как правило, в подобных случаях применяется один из двух вариантов:
- Внесение изменения в уже существующий график отпусков;
- Составление дополнительного графика отпусков, который будет являться приложением к основному.
Все остальное делается по общей схеме: обязательная подпись работника, заверение изменений или дополнительного отпускного графика у начальника структурного подразделения и руководства предприятия.
Составление графика
Второй пункт является основным. Именно он включает в себя те сведения, ради которых и составляется данный документ. Здесь, опираясь на штатное расписание, необходимо в соответствующие графы вписать структурное подразделение, ФИО сотрудников, их должность, табельный номер, а также период отпуска каждого работника.
Важное условие: по закону, отпуск в общей сложности не может быть меньше 28 календарных дней, но его можно разбивать на какое угодно количество частей, при условии, что одна из них составит не менее 14 дней.
После того, как график отпусков составлен, его нужно показать сотрудникам для ознакомления и подписи. Затем его необходимо подписать у руководителей структурных подразделений и только потом представить на подпись главному лицу организации.
Когда график будет оформлен и утвержден, его не стоит убирать на полку – в течение года его необходимо заполнять по строкам фактических дней отпуска и всевозможных изменений.
Важно! Если работник решил изменить дату своего отпуска, он обязан уведомить об этом руководство через заявление, оформленное в письменном виде. При этом смена даты отпуска возможна только при взаимном согласии сторон и при условии, что это не повредит производственным процессам в организации. Поэтому хорошо, если сотрудник предоставит руководству документы, свидетельствующие об уважительных причинах и реальной необходимости перенесения отпуска.
В график отпусков нужно обязательно вносить информацию, указывающую на основания, по которым перенос отпуска стал возможным, а также фактическую дату отпуска. Все эти сведения нужно подкреплять ссылками на внутренние документы (приказы, больничные листы и т.п.).
Штатное расписание, рабочий график и график отпусков - примеры на 2021 год
К началу следующего года в любой компании проверяется готовность таких внутренних документов, как штатное расписание, рабочий график и график отпусков. При необходимости в них вносятся изменения. Рассмотрим подробнее, как составляются такие документы и какую роль играют они в кадровом делопроизводстве.
Изменения по графику отпусков на 2021 год
При составлении графика отпусков на 2021 г. учтите следующие моменты.
Согласно Постановлению Правительства РФ от 10.10.2020 г. № 1648 утвержден перенос выходных дней:
- суббота 2 января - на пятницу 5 ноября;
- воскресенье 3 января - на пятницу 31 декабря;
- суббота 20 февраля - понедельник 22 февраля.
Новогодние каникулы будут длиться с 1 по 10 января. День защитника Отечества будем праздновать с 21 по 23 февраля, а Международный женский день - с 6 по 8 марта. Майские праздники разделятся на два периода - с 1 по 3 мая и с 8 по 10 мая. День России - с 12 по 14 июня, а День народного единства - с 4 по 7 ноября.
Согласно ст. 262.2 ТК РФ предоставлять отпуск по желанию в любое удобное время нужно тем работникам, которые имеют троих и более детей в возрасте до 12 лет.
Работодатель вправе, но не обязан предоставить отпуск сотруднику, если он еще не отработал положенный стаж 6 месяцев. Однако отпуск представляется авансом в любом случае следующим работникам:
- несовершеннолетние работники;
- женщины перед отпуском по БиР или после него;
- сотрудники, усыновившие детей в возрасте до 3-х месяцев.
К сотрудникам, которым отпуск предоставляется в удобное для них время, относятся мужья, чьи жены в отпуске по БиР, родители детей-инвалидов, ветераны, чернобыльцы, жены военнослужащих.
Обновите 1С:ЗУП до последней версии!
Здоровый расчет зарплаты: все изменения по льготным ставкам страховых взносов и срок и действия будет применяться автоматически!
- Настроим 1С:ЗУП под изменения законодательства и новые введения в связи с ограничениями из-за самоизоляции;
- Настроим электронный кадровый документооборот с сотрудниками;
- Настроим интеграцию 1С:ЗУП с Корпоративным порталом или создадим его;
- Подключим 1С:Кабинет сотрудника и обучим работе в нем.
Процедуры и документы в разделе “Оформление отпусков”
Новый Трудовой Кодекс Республики Казахстан, который начинает действовать с 1 января 2016 года, изменил некоторые положения, касающиеся предоставления и оформления отпусков.
11.12.2015 60865
Настоящая статья написана в соответствии с Трудовым Кодексом 2016 года. Версию статьи согласно Трудового Кодекса 2007 года смотрите здесь. Предоставление Работнику ежегодного оплачиваемого трудового отпуска – это одна из важных обязанностей Работодателя, которая обеспечивает конституционное право Работника на отдых.
07.12.2015 32843
Настоящая статья написана в соответствии с Трудовым кодексом 2016 года. Версию статьи согласно Трудового Кодекса 2007 года смотрите здесь. Оплачиваемый ежегодный трудовой отпуск (далее – трудовой отпуск) это освобождение Работника от работы на определенный период для обеспечения ежегодного отдыха Работника, восстановления работоспособности, укрепления здоровья и иных личных потребностей Работника. На период трудового отпуска за Работником сохраняется место работы (должности) и средняя заработная плата (пункт 2 статьи 87 Трудового Кодекса Республики Казахстан (далее – ТК РК).
07.12.2015 18433
Настоящая статья написана в соответствии с Трудовым Кодексом 2016 года. Версию статьи согласно Трудового кодекса 2007 года смотрите здесь. Предоставление Работнику ежегодного оплачиваемого трудового отпуска – это одна из важных обязанностей Работодателя, которая обеспечивает конституционное право Работника на отдых. Однако, иногда в работе компаний могут возникнуть такие обстоятельства, при которых у Работодателя появляется острая необходимость отозвать Работника(-ов) из оплачиваемого ежегодного трудового отпуска (далее – трудовой отпуск).
Заключение
Для оптимизации бизнес-процесса «отпуска сотрудников» лучше всего использовать 1С:ЗУП. С помощью этого решения и интеграции с Битрикс можно выстроить бизнес-процесс от оформления сотрудником отпуска прямо из единого окна на корпортале, настроить согласование заявления на отпуск руководителями, рассчитать отпускные, а также реализовать визуальное отображение когда сотрудник будет в отпуске на корпоративном портале.
Если вам интересно как это можно реализовать в вашей компании, звоните нашим специалистам они проконсультируют вас и проведут бесплатную демонстрацию таких кейсов и покажут возможный функционал.
Кто составляет график отпусков
Составление отпускного графика занимается специалист кадрового отдела. Но без подписи руководителя организации и печати он не будет считаться действительным.
Что необходимо для заполнения формы Т-7
В первую очередь, для грамотного составления графика отпусков нужно воспользоваться существующим штатным расписанием. Оно позволит точно указать ФИО каждого работника, его должность и табельный номер, а также то структурное подразделение, к которому он относится. Это же штатное расписание позволит разработчику графика отпусков не забыть никого из сотрудников.
Что такое график отпусков? (в соответствии с Трудовым Кодексом 2016 года)
График отпусков – это внутренний документ компании, который устанавливает очередность предоставления оплачиваемых ежегодных трудовых отпусков Работникам.
График отпусков составляется с учетом мнения Работников и утверждается Работодателем (пункт 1 статьи 93 Трудового кодекса Республики Казахстан (далее - ТК РК)).
График отпусков не является обязательным документом в компании, так как согласно статье 93 ТК РК очередность предоставления оплачиваемых ежегодных трудовых отпусков Работникам может определяться графиком отпусков либо устанавливаться по соглашению сторон.
Законодательством РК не установлена определенная форма Графика отпусков и дата утверждения Графика отпусков, поэтому Работодатель вправе разработать и утвердить любую удобную для него форму.
Сроки для представления Работниками сведений о желательных датах отпусков и дата утверждения Графика отпусков определяются актом Работодателя, трудовыми, коллективным договорами. Как правило, График отпусков, составляется в начале каждого календарного года. Заблаговременно, до утверждения Графика отпусков, Работодатель собирает сведения о желательных датах отпусков в каждом структурном подразделении. Сотрудники указывают в документе, представляющем собой "предварительный график", даты, в которые они хотели бы использовать свой отпуск.
Далее руководитель структурного подразделения оценивает, не повлияют ли желания подчиненных на нормальную работу подразделения. Если все в порядке, руководитель ставит отметку о том, что даты согласованы. Если же требуется скорректировать какие-то даты (учитывая взаимозаменяемость сотрудников, нагрузку в определенное время года и т.д.), то они меняются. После этого, информация объединяется в единый график отпусков и утверждается Работодателем. С утвержденным Графиком отпусков Работников знакомят под роспись.
При составлении Графика отпусков должны соблюдаться права Работников, имеющих льготы на получение отпуска в определенное время, а именно:
- Работникам, работающим по трудовому договору о работе по совместительству, оплачиваемые ежегодные трудовые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. При этом, если продолжительность оплачиваемого ежегодного трудового отпуска по трудовому договору о работе по совместительству меньше продолжительности отпуска по другой работе, Работодатель по просьбе Работника - совместителя предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы на дни, составляющие разницу в продолжительности отпусков (пункт 5 статьи 92 ТК РК).
- Участники, инвалиды Великой Отечественной войны и лица, приравненные к ним, имеют льготы на использование очередного ежегодного отпуска в удобное для них время (пункт 23 статьи 11 Закона РК «О льготах и социальной защите участников, инвалидов Великой Отечественной войны и лиц, приравненных к ним»).
Право на предоставление оплачиваемого ежегодного трудового отпуска в удобное для Работников время может быть предоставлено иным категориям Работников. Эти категории Работников могут устанавливаться актами Работодателя, трудовыми, коллективным договорами.
Подводя итог, необходимо отметить, что трудовой отпуск обеспечивает конституционное право работника на отдых. Поэтому проверка правильности предоставления и оформления трудового отпуска является одной из частых областей проверок органов труда и социальной защиты населения.
Ответственные лица
- В первой части графика отпусков нужно обязательно прописать реквизиты организации, в частности полное ее наименование с указанием организационно-правовой формы.
- Далее, при наличии на предприятии профсоюза, нужно учесть его мнение на предмет графика отпусков с указанием даты, когда это мнение было высказано и зафиксировано.
- Затем проставить дату заполнения документа.
- Подпись директора с расшифровкой необходимо поставить после того, как график отпусков будет окончательно оформлен и согласован с сотрудниками.
График отпусков
Каков порядок составления и утверждения графика отпусков? Учитываются ли пожелания работников при составлении графика отпусков или работодатель разрабатывает его по своему усмотрению? Может ли быть изменен ранее утвержденный график отпусков и по чьей инициативе?
Согласно пункту 1 статьи 107 Трудового кодекса Республики Казахстан очередность предоставления оплачиваемых ежегодных трудовых отпусков работникам определяется трудовым, коллективным договорами, графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения работников.
Есть ли утвержденная форма графика отпусков?
Законодателем не предусмотрена утвержденная форма графика отпусков.
Можно ли обойтись без графика отпусков сотрудников?
Также у работодателя нет обязанности планировать отпуск работников именно по графику отпусков, достаточно определить дату в трудовом или коллективном договорах. Однако, наиболее распространено в практике работодателей установление очередности предоставления оплачиваемых ежегодных трудовых отпусков работникам в графике отпусков.
Составление и утверждение графика отпусков
График отпусков, как правило, устанавливается на календарный год, поэтому предложения для его подготовки от работников и руководителей структурных подразделений (отделов, служб и т.д.) принимаются заблаговременно. При установлении очередности оплачиваемых ежегодных трудовых отпусков учитываются интересы производства и пожелания работников. Сроки для представления предложений и дата утверждения графика отпусков могут определяться актом работодателя, трудовыми, коллективным договорами.
Согласно статье 227 Трудового кодекса работникам-инвалидам оплачиваемый ежегодный трудовой отпуск предоставляется в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем по согласованию с ними.
График отпусков подлежит утверждению работодателем с учетом мнения работников.
Изменение графика отпусков
В пункте 2 статьи 107 Трудового кодекса предусмотрена возможность изменения работодателем графика отпусков в связи с возникшей производственной необходимостью. Об изменении графика отпусков работодатель обязан уведомить работника не менее чем за две недели до начала трудового отпуска. Для предотвращения возможных трудовых споров уведомлять работника об изменении графика отпусков следует письменно под расписку.
Законом предусмотрена возможность работодателя изменения графика отпусков только в связи с производственной необходимостью. Согласно подпункту 66) стать 1 Трудового кодекса производственная необходимость - это выполнение работ в целях предотвращения или ликвидации стихийного бедствия, аварии или немедленного устранения их последствий, для предотвращения несчастных случаев, простоя, гибели или порчи имущества и в других исключительных случаях, а также для замещения отсутствующего работника. Производственная необходимость подразумевает исключительный, заранее непредвиденный случай в работе данного производства. Закон не дает полного перечня случаев производственной необходимости, но подчеркивает их исключительный характер, т.е. непредвиденные заранее обстоятельства. Если не было такой производственной необходимости, то перенос отпуска признается незаконным.
Исходя из вышеприведенных норм закона работодатель не имеет права изменять график отпусков работников в связи с простоем предприятия, к примеру, в связи с заранее запланированным ремонтом.
Штатное расписание
Это внутренний организационно-правовой документ компании, который не имеет законодательно утвержденной формы, разрабатывается самостоятельно и обычно содержит следующие данные:
– название структурных подразделений;
– количество штатных единиц;
– должностные оклады, надбавки;
– общее количество работников;
– размер месячного (годового) фонда заработной платы.
В Трудовом кодексе понятие «штатное расписание» не встречается, однако встречается словосочетание «штат работников» (ст. 46, 52, 131 Трудового кодекса), при этом указанное словосочетание используется как альтернативное к слову «численность». Во всех случаях речь идет о сокращении численности или штата работников.
В штатном расписании закрепляется должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание составляется на бланке предприятия и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.
Штатное расписание подписывается заместителем руководителя, визируется главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия. В грифе утверждения указываются общая штатная численность предприятия и месячный фонд заработной платы. Гриф утверждения заверяется печатью.
Для предприятий негосударственной сферы рекомендуется штатное расписание утверждать на общем собрании учредителей (акционеров).
В связи с инфляционными процессами и индексацией заработной платы в штатное расписание необходимо периодически вносить изменения либо устанавливать оплату труда в системе индексации.
Грамотно составленное штатное расписание может быть весомым доказательством .
Составляем график отпусков на 2021 год
При формировании графика отпусков нужно совершить 6 обязательны действий.
Шаг 1 - Определение работников, которые не включаются в график отпусков
В график отпусков не нужно включать работников, если с ними оформлен трудовой договор на срок до 6-ти мес. По сотрудникам, срок трудового договора которых больше 6-ти мес., действуют обычные правила. Кроме того, нужно не забывать о тех, кто в организации временно не работает - в отпуске по БиР, по уходу за ребенком, в отпуске без оплаты или на длительном больничном.
Кроме того, при составлении графика отпусков нужно учитывать мнение работников, которым период отпуска предоставляется по их желанию. Изначально уточняется информация, когда они хотят уйти в отпуск, а потом она вносится в график.
В графике отпусков нужно отразить также внутренних и внешних совместителей, при этом внутренние указываются дважды - по обеим должностям. Периоды отпусков по этим должностям должны совпадать.
Шаг 2 - Включение в график отпусков остатков предыдущих отпускных периодов
Бывает так, что у работника остаются дни отпуска, не использованные за прошлый год. Эти периоды нужно указать в новом графике отпусков вместе с тем периодом, который планируется на 2021 г. Но предоставлять эти дни нужно только с согласия сотрудника.
Работодателю нельзя не предоставлять отпуск сотруднику 2 года подряд. При составлении графика нужно, чтобы сначала работник использовал отпускные дни предыдущего периода, а затем уже нового.
Шаг 3 - Учет пожеланий работников по датам и периодам отпусков
Чтобы минимизировать риск возникновения конфликтных ситуаций с сотрудниками, желательно согласовать с ними даты и периоды отпусков. И предоставить по возможности отдых в те периоды, когда хотят работники. Кроме того, такой подход позволяет избежать переносов сроков отпускных периодов.
Если компания больших размеров, целесообразно задачу по сбору информации об отпусках возложить на руководителей подразделений. Они соберут сведения, проанализируют, согласуют с работниками в связи с особенностями деятельности, а затем передадут информацию в отдел кадров или бухгалтерию.
Шаг 4 - Составление проекта графика отпусков
Когда информация от всех сотрудников получена, можно приступать к составлению проекта графика отпусков. Заполнять можно как унифицированный бланк, утвержденный Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1, так и шаблон, самостоятельно разработанный компанией. Во втором случае документ должен содержать обязательные реквизиты и сведения, а сам бланк нужно закрепить в локальной документации работодателя.
При составлении графика нужно определить последовательность внесения работников в график отпусков. Можно заполнять в алфавитном порядке, в хронологической последовательности по периодам отпусков или же по подразделениям.
В графике отпусков нужно указать дату начала отпуска и количество дней периода или же указать несколько дат, если отпуск делится на части. Дату окончания отпускного периода можно не ставить.
Для грамотного формирования графика отпусков можно заполнять документ в программе 1С: ЗУП, в которой предусмотрен как управленческий, так и регламентированный учет.
Шаг 5 - Подписание и утверждение графика отпусков
Если в компании есть профсоюз, то согласно ст. 372 НК РФ график отпусков сначала нужно утвердить у него. Профсоюз рассматривает проект графика в течение 5-ти рабочих дней, а затем оформляет мотивированное решение. В нем могут указываться правки, которые либо принимаются кадровиком, либо отклоняются, и тогда назначается дополнительная консультация по этому вопросу.
Затем график отпусков утверждается у руководителя компании. При формировании документа на унифицированном бланке не нужно издавать приказ об утверждении графика, т.к. в нем уже есть гриф утверждения. Достаточно, чтобы руководитель поставил дату и подпись в правом верхнем углу графика отпусков.
Если в самостоятельно разработанной форме нет грифа утверждения, то график отпусков нужно утвердить через приказ руководителя.
Окончательный вариант графика отпусков нужно утвердить не позднее, чем за 2 недели до начала 2021 г., т.е. до 17 декабря 2020 г. Дата не выпадает на выходной, а потому срок не переносится.
Шаг 6 - Ознакомление работников с графиком отпусков
Чтобы избежать конфликтных ситуаций с работниками, а также претензий со стороны трудовой инспекции, лучше ознакомить персонал с графиком отпусков. В него включаются две дополнительные графы - для подписи сотрудника и даты ознакомления.
Как вариант, можно к графику отпусков оформить лист ознакомления. В нем каждый работник будет ставить подпись и дату ознакомления с документом. Если сотрудник откажется ставить подпись, что ознакомился с графиком отпусков, нужно составить акт по данному факту.
Даже если сотрудник отказался ставить подпись об ознакомлении с графиком отпусков, работодатель все равно должен уведомить его об отпуске за 2 недели до его начала.
Составляем график отпусков с учётом нововведений на 2021 год
График отпусков формируется, чтобы облегчить и узаконить процесс ухода работников в ежегодный основной и допотпуск. Наличие данного документа помогает в таких ситуациях:
- работодатель будет выплачивать отпускные согласно сроку, регламентированному законодательством. В этом случае он обезопасит себя от риска получения штрафа за нарушение норм трудового права;
- работодатель сможет найти сотрудника, который будет выполнять работу при уходе основного работника в отпуск. В такой ситуации появляется реальная возможность не приостанавливать производственный процесс;
- работодатель сможет видеть всю информацию о количестве сотрудников, непосредственно работающих в конкретный момент времени;
- работодателю не нужно будет получать заявления от сотрудников о предоставлении им отпусков;
- сотрудники компании будут заранее знать, что человека в определенный период не будет на работе и смогут решать свои взаимосвязанные задачи заранее. Эта визуализация может быть также расположена на корпоративном портале, если настроить интеграциюБитрикс с 1С ЗУП.
Составляем график отпусков с учётом нововведений на 2021 год
График отпусков формируется, чтобы облегчить и узаконить процесс ухода работников в ежегодный основной и допотпуск. Наличие данного документа помогает в таких ситуациях:
- работодатель будет выплачивать отпускные согласно сроку, регламентированному законодательством. В этом случае он обезопасит себя от риска получения штрафа за нарушение норм трудового права;
- работодатель сможет найти сотрудника, который будет выполнять работу при уходе основного работника в отпуск. В такой ситуации появляется реальная возможность не приостанавливать производственный процесс;
- работодатель сможет видеть всю информацию о количестве сотрудников, непосредственно работающих в конкретный момент времени;
- работодателю не нужно будет получать заявления от сотрудников о предоставлении им отпусков;
- сотрудники компании будут заранее знать, что человека в определенный период не будет на работе и смогут решать свои взаимосвязанные задачи заранее. Эта визуализация может быть также расположена на корпоративном портале, если настроить интеграциюБитрикс с 1С ЗУП.
Составляем график отпусков на 2021 год
При формировании графика отпусков нужно совершить 6 обязательны действий.
Шаг 1 - Определение работников, которые не включаются в график отпусков
В график отпусков не нужно включать работников, если с ними оформлен трудовой договор на срок до 6-ти мес. По сотрудникам, срок трудового договора которых больше 6-ти мес., действуют обычные правила. Кроме того, нужно не забывать о тех, кто в организации временно не работает - в отпуске по БиР, по уходу за ребенком, в отпуске без оплаты или на длительном больничном.
Кроме того, при составлении графика отпусков нужно учитывать мнение работников, которым период отпуска предоставляется по их желанию. Изначально уточняется информация, когда они хотят уйти в отпуск, а потом она вносится в график.
В графике отпусков нужно отразить также внутренних и внешних совместителей, при этом внутренние указываются дважды - по обеим должностям. Периоды отпусков по этим должностям должны совпадать.
Шаг 2 - Включение в график отпусков остатков предыдущих отпускных периодов
Бывает так, что у работника остаются дни отпуска, не использованные за прошлый год. Эти периоды нужно указать в новом графике отпусков вместе с тем периодом, который планируется на 2021 г. Но предоставлять эти дни нужно только с согласия сотрудника.
Работодателю нельзя не предоставлять отпуск сотруднику 2 года подряд. При составлении графика нужно, чтобы сначала работник использовал отпускные дни предыдущего периода, а затем уже нового.
Шаг 3 - Учет пожеланий работников по датам и периодам отпусков
Чтобы минимизировать риск возникновения конфликтных ситуаций с сотрудниками, желательно согласовать с ними даты и периоды отпусков. И предоставить по возможности отдых в те периоды, когда хотят работники. Кроме того, такой подход позволяет избежать переносов сроков отпускных периодов.
Если компания больших размеров, целесообразно задачу по сбору информации об отпусках возложить на руководителей подразделений. Они соберут сведения, проанализируют, согласуют с работниками в связи с особенностями деятельности, а затем передадут информацию в отдел кадров или бухгалтерию.
Шаг 4 - Составление проекта графика отпусков
Когда информация от всех сотрудников получена, можно приступать к составлению проекта графика отпусков. Заполнять можно как унифицированный бланк, утвержденный Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1, так и шаблон, самостоятельно разработанный компанией. Во втором случае документ должен содержать обязательные реквизиты и сведения, а сам бланк нужно закрепить в локальной документации работодателя.
При составлении графика нужно определить последовательность внесения работников в график отпусков. Можно заполнять в алфавитном порядке, в хронологической последовательности по периодам отпусков или же по подразделениям.
В графике отпусков нужно указать дату начала отпуска и количество дней периода или же указать несколько дат, если отпуск делится на части. Дату окончания отпускного периода можно не ставить.
Для грамотного формирования графика отпусков можно заполнять документ в программе 1С: ЗУП, в которой предусмотрен как управленческий, так и регламентированный учет.
Шаг 5 - Подписание и утверждение графика отпусков
Если в компании есть профсоюз, то согласно ст. 372 НК РФ график отпусков сначала нужно утвердить у него. Профсоюз рассматривает проект графика в течение 5-ти рабочих дней, а затем оформляет мотивированное решение. В нем могут указываться правки, которые либо принимаются кадровиком, либо отклоняются, и тогда назначается дополнительная консультация по этому вопросу.
Затем график отпусков утверждается у руководителя компании. При формировании документа на унифицированном бланке не нужно издавать приказ об утверждении графика, т.к. в нем уже есть гриф утверждения. Достаточно, чтобы руководитель поставил дату и подпись в правом верхнем углу графика отпусков.
Если в самостоятельно разработанной форме нет грифа утверждения, то график отпусков нужно утвердить через приказ руководителя.
Окончательный вариант графика отпусков нужно утвердить не позднее, чем за 2 недели до начала 2021 г., т.е. до 17 декабря 2020 г. Дата не выпадает на выходной, а потому срок не переносится.
Шаг 6 - Ознакомление работников с графиком отпусков
Чтобы избежать конфликтных ситуаций с работниками, а также претензий со стороны трудовой инспекции, лучше ознакомить персонал с графиком отпусков. В него включаются две дополнительные графы - для подписи сотрудника и даты ознакомления.
Как вариант, можно к графику отпусков оформить лист ознакомления. В нем каждый работник будет ставить подпись и дату ознакомления с документом. Если сотрудник откажется ставить подпись, что ознакомился с графиком отпусков, нужно составить акт по данному факту.
Даже если сотрудник отказался ставить подпись об ознакомлении с графиком отпусков, работодатель все равно должен уведомить его об отпуске за 2 недели до его начала.
Читайте также: