Организация рабочих мест в японии
Катарина Андреева, директор по лин-технологиям Ак Барс Банка, в своей авторской колонке, посвященной бережливому производству (см. части 1, 2) рассказывает, как управление пространством и рациональная организация рабочего места помогают крупным компаниям оптимизировать бизнес и сокращать издержки.
5S или как организовать свое рабочее место
Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke. Знаете, что значат эти 5 непонятных японских слов? Не знаете? Я постараюсь объяснить.
Но сначала немного истории. В 50-х годах прошлого века Японии пришлось очень не сладко, страна оказалась в сильнейшем кризисе: отделенная от материка, без особых ресурсов и с множеством других проблем. Но… японцы — молодцы. Они собрались, много учились и много работали. Они перенимали все лучшие технологии, модернизировали и улучшали их. Единственным спасением Японии в тот момент было стать намного более эффективной, чем весь остальной мир.
И японцы это сделали. Они стали работать очень и очень эффективно. А способы работы они очень аккуратно, как кирпичики, сложили в систему. Система работы у японцев получилась стройная, но живая, и, что очень важно, постоянно улучшающаяся.
Wikipdia знает кое-что о бережливом производстве, Тойоте и их производственной системе, Кайдзен и Масааки Имаи.
Так вот эта система вся создана для того, чтобы максимально минимизировать и исключить все затраты, какие можно. И сделать процесс просто супер эффективным.
И одним из маленьких, но очень важных кирпичиков этой системы стала методика 5S, методика эффективной организации рабочего места. Состоит она в применении 5 простых принципов. Принципов, позволяющих экономить время и силы и работать эффективно.
Что же это за принципы?
Чистота, стандартизация и совершенствование
- «Чисто не там, где убирают, а там, где не мусорят» — это принцип третьего этапа — соблюдения чистоты.
Главное — определить критерии уборки и соответствующий график. Чаще всего сотрудники компании сопротивляются на внедрении этого этапа. Они ссылаются на наличие клинингового персонала. Но ответственность за чистоту своего рабочего места лежит на каждом сотруднике.
Приведем простой пример. Менеджер А оставил на столе беспорядок после рабочей смены. Менеджер В в следующую смену будет вынужден убирать за коллегой, прежде чем приступить к работе. Это влияет и на рабочий настрой, и на психологическую обстановку в коллективе, и в целом на уровень удовлетворенности трудом.
Введите стандарт ежедневной уборки по окончании рабочего дня — не должно оставаться открытых документов, канцелярские принадлежности должны быть убраны, компьютер выключен. Эти правила обговариваются, фиксируются командой, составляются критерии уборки, контрольный лист и график.
Он нужен потому, что в каждой организации есть «чистюли» и «грязнули». Подавляющее большинство сотрудников — средней чистоплотности. Наша задача — приучать всех без исключения к системе 5С.
Когда мы все привели в порядок, начинаем формулировать стандартные правила для всех сотрудников с элементами визуализации. Все видели надписи с навигацией в ИКЕА — так покупателям проще ориентироваться в большом магазине. В офисах нужно использовать такой же подход. Все сотрудники должны знать, где лежат папки с прошлогодними отчетами или где находится «супермаркет» канцтоваров.
Залог успеха — регулярные аудиты. Сотрудники проверяют рабочие места по чек-листу и выставляют оценки. Здесь присутствует нематериальная мотивация — сотрудники соревнуются за «звание» самого чистого офиса.
Использование системы организации и рационализации рабочего места 5S на практике
5S — это мягкий переход в бережливое производство. В идеале цели бережливого производства достигаются за счет коучинга и участия команды, но на практике свою эффективность чаще доказывают контроль, приказы и наложение незначительных штрафов. Почему так происходит?
Дело в том, что, говоря о 5S, мы говорим об изменении мышления. Как следствие, причины неудачного внедрения новой парадигмы — это чаще всего субъективные причины. И речь прежде всего о руководстве компании. Внедрение 5S с последующим переходом к этапам внедрения бережливого производства вскрывает большинство болезней, распространенных в той или иной мере, но на всех предприятиях. Сформулируем наиболее частые ограничения, с которыми приходится сталкиваться на практике:
- Отсутствие поддержки первого лица компании или его нежелание участвовать в проекте. Не стоит отпускать столь важный вопрос на самотек или на уровень формального подхода.
- Неэффективное совмещение деятельности руководителями. Руководители, имеющие доходы или интересы «на стороне», не могут уделять должного количества времени компании. Потери от найма таких сотрудников необязательно превышают выгоды, но практически всегда недооцениваются.
- «Управление по телефону». Если строите что-то новое, готовьтесь минимум на 70% находится «в поле», в данном случае — на производственной площадке.
- Ошибочное представление, что культура формируется для подчиненных, специалистов, но не для руководства. Культура формируется для всех в компании, воспитывается командный дух. Желание проводить лишнюю черту между топ-менеджментом и специалистами может навредить проекту.
- Неготовность первого лица принимать серьезные кадровые решения. В любом предприятии находится менеджер, пассивно или активно саботирующий изменения. От таких подчиненных рано или поздно приходится избавляться, но редко это происходит своевременно.
- Несправедливое решение в пользу нужных людей. Решение принимается не из принципа «лучше для компании», а из принципа «лучше для меня». Кто нужнее, тот и прав. Например, специалист отдела охраны труда на микробиологическом производстве настаивал на существенной реорганизации работы и смене позиций оборудования, считая текущее положение небезопасным. Однако главный инженер наотрез отказывался от изменений, ссылаясь на срыв производственных планов. Генеральный директор, понимая свою зависимость от главного инженера, принял решение в пользу текущего положения. В итоге случилась авария, в результате которой по счастливой случайности, люди не пострадали, но пострадало оборудование. В конечном итоге, замечания специалиста охраны труда были учтены, но компания понесла убытки.
- Нарушение дисциплины самим руководством.
- Публичная замена решений руководителя другим решением. Если решение подчиненного менеджера не нравится, лучше обсудить с ним лично. Это проблема общего руководства компанией, но она нередко обостряется при внедрении 5S, обостряется. Например, главный инженер принял решение в рамках своей компетенции и принципов 5S заменить устаревшее оборудование, как небезопасное. Генеральный директор публично отменил это решение, ссылаясь на бюджет, хотя стоимость оборудования была небольшой и главный инженер действовал в рамках своих полномочий. В итоге проект внедрения 5S был реализован без соблюдения принципов безопасности сотрудников в полной мере.
- Неумение делегировать задачи. Это проблема общего характера, но обостряется при внедрении проекта 5S. Применение 5S затрагивает все подразделения компании и является трудозатратным. При неумении расставлять приоритеты, проект рискует затянуться, и более того, может вызвать абсурдные дискуссии. На примере из реальной практики: на рабочих совещаниях проекта 5S генеральный директор уделял приоритетное внимание правилам пользования офисной кухней и столовой. Вместо того, чтобы отдать решение возникающих вопросов соответствующим службам и сосредоточится непосредственно на производственной площадке.
- Недостаток ресурсов для реализации проекта внедрения 5S.
- Нежелание том-менеджмента менять парадигмы и полная неготовность к рискам. Работа по стандартам 5S — это всегда дополнительные затраты и изменения. Иными словами, это инвестиции со своими рисками. Перестановка оборудования, загрузка производственного персонала могут показаться слишком высоким рискам и привести к отказу от проекта.
- Предвзятое отношение к определенным сотрудникам, функциям или департаментам. Приведем пример. В обязательной инвентаризации при внедрении 5S участвовали сотрудники бухгалтерии, с которыми у лаборатории «не сложились отношения». В итоге ненужного выяснения отношений, решение относительно простой задачи затянулось на месяц.
- Непонимание принципов работы новых методик первым лицом и топ-менеджментом компании.
- Невыполнение руководством обещаний и взятых на себя обязательств.
- Открытый или скрытый саботаж отдельных менеджеров. В этом случае руководителю проекта, внедряющего 5S, помогает работа с одним из подчиненных такого менеджера «напрямую». При этом приказом необходимо закрепить ответственность за самим менеджером, чтобы обеспечить его вовлеченность. Генеральный директор требует отчет не у специалиста, а у саботирующего менеджера, не нарушая при этом принципы субординации.
- «Аутсорсеры в штате». Речь идет о сотрудниках, которые не заточены на результат. Если есть причина, которая позволит отложить задачу, они ей обязательно воспользуются. При возможности, такие сотрудники переложат устранение причины на руководство, независимо от того насколько причина весома. Так как руководство часто перегружено, то решение важного вопроса откладывается, а «аутсорсер» получает законную причину ничего не делать.
1. Seiri (Рассортировать)
Выделите все программы, документы, инструменты, материалы и прочие вещи, которые вы используете, или которые помогают вам в работе. Остальное либо сотрите, либо выкиньте, либо куда-то подальше уберите. Оставьте, только то, что на самом деле нужно. Будьте честны и объективны. Если есть сомнения, уберите вещь в дальний ящик, понадобится — достанете.
Выводы
5S — это способ организации рабочего пространства, основанный на принципах бережливого отношения к сотрудникам, коммуникациям, оборудованию и материалам. Внедрение 5S — это процесс изменения мышления всех сотрудников компании. Чаще всего успех проекта зависит от наличия ресурсов и руководства компании к изменениям. Большое внимание стоит уделить общению с сотрудниками и контролю за исполнением принятых решений.
Японская система организации рабочего места 5S
Toyota знают во всем мире. Японское чудо знаменито тем, что за короткий срок компания превратилась в автомобильного гиганта с чистой прибылью, исчисляемой миллиардами долларов. В чем секрет успеха и можно ли его повторить в современных условиях.
После окончания Второй мировой войны экономика Японии оказалась в весьма плачевном состоянии. Большинство предприятий были закрыты. Инфляция, безработица, отсутствие необходимых товаров, резкое снижение уровня жизни японцев требовали немедленного проведения серьезных реформ и восстановления промышленности.
Неважно шли дела и в японской компании по производству автомобилей Toyota — объемы сборки упали до минимума. Но в 50-х годах прошлого века ситуация резко изменилась: за какое-то десятилетие, будто по мановению волшебной палочки, гадкий утенок превратился в прекрасного лебедя. О Toyota заговорили как о японском чуде, ведь за короткий срок она стала автомобильным гигантом с ежегодной чистой прибылью в несколько миллиардов долларов.
Но никакого волшебства здесь не было, просто в компании были разработаны абсолютно новые принципы работы, благодаря которым она стала крупнейшим автомобильным производителем в мире.
И все же никому не удается полностью постичь и воспроизвести уникальные принципы Toyota и сравниться с ней по эффективности. По словам ее руководителей, никто не формулировал их специально. Они сложились внутри компании сами по себе, самостоятельно, они были заложены внутри каждого работника, и понять их и проникнуться ими людям со стороны невероятно сложно.
Этапы перехода на систему 5S
Реализация принципов 5S в компании происходит в несколько этапов, структура и названия которых остаются на усмотрение компании. Хорошим обобщением возможных вариантов будет представление в виде стандартного цикла P-D-C-A (Plan/Prepare – Do – Check – Act, см. рисунок 6).
Рисунок 6 . Фазы внедрения 5S
Результатом стандартизации должны стать пакет документов, регламентирующий предыдущие фазы 5S, система средств визуального контроля и информирования сотрудников
Фаза 1. Подготовка. Выполняет следующие задачи:
- Принимается решение о внедрении 5S.
- Определяется лидер проекта.
- Формируется команда проекта.
- Определяются целевые зоны изменений.
- Создается и исполняется план обучения.
- Диагностируется текущее состояние, создаются фотоотчеты.
- Определяются целевые показатели.
- Персонал информируется о планируемых изменениях.
Каждый из шагов важен. Акцент следует сделать на объяснении того, как 5S может способствовать повышению безопасности, предотвращению несчастных случаев на рабочем месте, снижению затрат, облегчению работы и т.д. Двигателем изменений станет топ-менеджмент компании, поэтому лидеру проекта необходимо выстроить эффективные коммуникации прежде всего с ними.
Фаза 2. Исполнение. Детальное планирование и исполнение принципов 5S.
2.1. Сортировка: определяются критерии сортировки, организовываются временные склады для условно лишних предметов, выполняется сортировка, организовывается утилизация ненужных предметов (см. таблицу 2).
Таблица 2. Пример критериев сортировки
| Решения | Частота использования предмета | Критерий |
| Ненужные | ||
| Не использовался в течение последнего года | Временный склад для принятия дальнейших решений | |
| Не используется в рабочем процессе | Временный склад для принятия дальнейших решений | |
| Не подлежит ремонту | Удалить | |
| Необходимые редко | Использовался не больше 3 раз за последние полгода | Хранить в пределах рабочей зоны на среднем расстоянии |
| Используется не чаще 2 раз в год | Хранить в пределах рабочей зоны на удаленном расстоянии | |
| Необходимые часто | Используется еженедельно | Хранить в пределах рабочей зоны на близком или среднем расстоянии |
| Используется ежедневно | Хранить в пределах рабочей зоны на близком расстоянии | |
| Используется ежечасно | Хранить в непосредственной близости либо носить с собой |
2.2. Соблюдение порядка. Продолжается тотальная инвентаризация с сопутствующей расстановкой вещей на определенные позиции. Примерами новых правил могут являться следующие:
- маркировка инструментов, оборудования и материалов любым заметным способом, например, используя цветовой код;
- хранение предметов рядом с местом их использования, согласно последовательности производственного процесса;
- похожие предметы хранятся вместе;
- определяется запас каждого вида необходимых предметов;
- запрещается хранение предметов навалом, в глубоких емкостях;
- обеспечивается свободный доступ к часто используемым предметам;
- используются инструментальные доски;
- размещение предметов должно быть безопасным и т.п.
Предметы и их маркировку следует подготовить не только для сотрудников, использующих их постоянно. Удобный доступ к предмету и обозначениям следует организовать для любого сотрудника, имеющего соответствующее право на использование предмета.
Результатом стандартизации должны стать пакет документов, регламентирующий предыдущие фазы 5S, система средств визуального контроля и информирования сотрудников.2.3. Содержание в чистоте. Этот пункт может играть ключевую роль на производственных площадках с высокими требованиями к чистоте. Например, микробиологическое производство особенно чувствительно к заражениям сторонними микроорганизмами. Спецификой технологического процесса определяется степень регламентации и контроля. Можно выделить несколько общих шагов:
- Делегируются назначения на уборку. Чистота — ответственность каждого сотрудника и рабочие места разделяются на разные зоны по степени требования к чистоте.
- Формируется расписание уборок и диагностике оборудования.
- Детализируются объекты чистки и проверки на функциональность.
- Определяются методы, инструменты и материалы, используемые при очистке и проверке оборудования.
- Уборка практикуется ежедневно, но по возможности, не занимает много времени.
Сочетание функций очистки и диагностики дефектов и поломок приводит к более комфортной и безопасной среде, создает лучшие условия для посещений сторонними людьми (например, кредиторами).
2.4. Стандартизация. Не представляет большой сложности для компаний в России. Десятилетия бюрократизации процессов сформировали высокий уровень компетенции в регламентации действий сотрудников. Но нередко за толстыми томами положений и регламентов теряется смысл этапа стандартизации, который заключается в постоянном улучшении процесса. На этом этапе документируются или улучшаются:
- должностные обязанности в части обеспечения чистоты и безопасности работы с оборудованием;
- инструкции по работе с оборудованием, правила эксплуатации;
- графики обслуживания и диагностики;
- средства визуального контроля;
- процедуры аудита рабочей зоны.
Результатом стандартизации должны стать пакет документов, регламентирующий предыдущие фазы 5S, система средств визуального контроля и информирования сотрудников.
Если процесс не работает, то не стоит спешить с поиском причин в сотрудниках. Нередко существуют объективные причины, о которых сотрудники по разным причинам не могут сообщить руководству.Фаза 3 и 4. Оценка и совершенствование. Цель этих фаз в преобразовании принятых решений в образ мышления, в культуру бережливого отношения к производственному процессу, сотрудникам, материалам и оборудованию. Необходимо найти баланс между дисциплиной и собственным участием сотрудников в восприятии новых ценностей.
3.1. Оценка. Аудит исполнения принятых решений является обязательной частью проекта внедрения 5S. Примером чек листа, который можно использовать на этом этапе, является приложенный файл.
3.2. Реагируй и улучшай. Если процесс не работает, то не стоит спешить с поиском причин в сотрудниках. Нередко существуют объективные причины, о которых сотрудники по разным причинам не могут сообщить руководству. Важно стимулировать сотрудников на генерацию новых идей, но не в ущерб основным обязанностям. В этом случае важно не оставлять инициативы без ответа.
Говоря о 5S, мы говорим об изменении мышления. Как следствие, причины неудачного внедрения новой парадигмы — это чаще всего субъективные причины. И речь прежде всего о руководстве компании.ШАГ 1 «1С»
- Разделение всех предметов в операционной зоне на нужные и ненужные.
- Удаление из операционной зоны ненужных предметов.
Для удаления ненужных предметов из операционной зоны на первоначальном этапе внедрения мы использовали так называемую «кампанию красных ярлыков», когда на каждый предмет — кандидат на удаление — приклеивается или вывешивается красный ярлык (флажок). Все сотрудники подразделения, где проходила сортировка, были вовлечены в этот процесс, в итоге выявили предметы, которые:
- должны быть немедленно вынесены, выброшены, утилизированы;
- должны быть перемещены в более подходящее место для хранения;
- должны быть оставлены и для них должны быть созданы и обозначены свои места.
Для предметов с красными флажками организовали «зону карантина», которую раз в месяц перебирали. Предметы, которые пролежали в зоне карантина свыше 30 дней, либо перемещали в место постоянного хранения, как правило, в складской зоне, либо продавали, а иногда и утилизировали.
Красный ярлык может представлять собой обычный красный стикер с нанесенной на него датой перемещения этого предмета в зону карантина, а может быть более сложный по форме: с информацией о подразделении, причинах перемещения в зону карантина, ответственных и т.д. Пример красного ярлыка на рисунке 2.
Рисунок 2. «Зона карантина» с помещенными в нее предметами с красными флажками Рисунок 2. «Зона карантина» с помещенными в нее предметами с красными флажкамиНиже приведена таблица с рекомендациями по сортировке предметов с различной частотой использования в рабочей зоне:
Японский секрет
Составляющая японской философии бережливого производства — система 5S (или 5С). Благодаря этой системе сотрудникам компании удалось оптимизировать производственный процесс, а значит, и сделать свой труд более эффективным. Суть системы 5S — в правильной организации рабочего места.
Мы хотим получить волшебный совет, как быстро стать успешными и богатыми, а нам предлагают углубиться в нудные принципы тайм-менеджмента, один из которых — правильная организация своего рабочего места. Точно так же, как, заболев, мы ищем волшебную таблетку, которая мгновенно сделает нас здоровыми. И не хотим ничего слышать о здоровом образе жизни, который у многих ассоциируется с ботаниками и занудами.
Тем не менее, японская система 5Sстала необычайно популярной во многих странах мира, и это говорит о том, что она работает! Ее совсем не обязательно применять исключительно на производстве — она прекрасно подходит и для повышения личной эффективности.
Организация рабочего пространства по японской системе 5S
Одной из основ тайм-менеджмента является правильная организация места для работы. Система 5S позволит усовершенствовать рабочие процессы и повысить продуктивность работы, что, несомненно, является важным условием для оптимизации жизни каждого человека.
Система 5S была придумана японцами для ускоренного восстановления экономики, которая пришла в упадок после Второй мировой войны. Эта методика используется в Японии, а также в ряде других стран и посей день.
Система 5S состоит из 5 этапов:
Sort (Сеири) – сортировка. Все предметы, находящиеся на рабочем столе, делятся на 3 категории: нужные, иногда нужные и совершенно ненужные для работы вещи. Это необходимо для того, чтобы выявить ненужные предметы и убрать их со своего рабочего места.
Set in order (Сэитон) – соблюдение порядка. Нужные для работы вещи распределяются так, чтобы ими можно было максимально удобно пользоваться. Они должны всегда находиться в поле зрения, чтобы их можно было в любой момент просто взять и также просто вернуть на место. Те предметы, использование которых не подразумевает их перемещение (например, компьютер), должны располагаться максимально удобно.
Shine (Сэисо) – содержание в чистоте. Рабочее место всегда должно быть чистым. Это проще сделать, разбив рабочее пространство на функциональные зоны, а также выделив по 5 минут на наведение порядка утром, сразу после прихода на рабочее место, во время перерыва на обед и вечером перед уходом домой.
Standardize (Сэикэцу) – стандартизация. Постоянное соблюдение всех предыдущих этапов системы. Отклонение от этих правил приведет к возврату в первоначальное состояние. Во время внедрения системы 5S на каком-либо предприятии все правила системы прописываются в виде правовых документов, выполнять которые работник обязан. Если же эта методика используется отдельным человеком, то здесь поможет только самодисциплина.
Sustain (Сицукэ) – совершенствование. Все вышеперечисленные действия должны постепенно войти в привычку, что позволит в дальнейшем усовершенствовать весь рабочий процесс.
В результате использования системы 5S возможно выявить и сократить основные потери производства, которые снижают коэффициент полезности примерно на 50%. Выделяют 7 типов потерь:
- исправление;
- ожидание;
- лишние передвижения;
- излишняя обработка;
- простои оборудования;
- излишние запасы;
- проверки.
Исправление. Потери на исправлении ошибок и переделки брака появляются из-за невнимательного, неправильного выполнения работы. Это влечет за собой трату дополнительных ресурсов, времени и энергии.
Ожидание. Потери от ожидания каких-либо важных в производстве ресурсов влекут за собой приостановку рабочего процесса. Избавление от причины этих потерь поможет обнаружить и другие помехи в работе.
Лишние передвижения. Потери от лишних движений и перемещений происходят за счет нерационального расположения оборудования и материалов. Чтобы уменьшить необходимость лишних передвижений, нужно правильно организовать рабочее пространство.
Излишняя обработка. Потери на излишнюю работу, которая в итоге оказывается ненужной, и за которую никто не будет платить, ведет к растрачиванию впустую рабочего времени и ресурсов.
Простои оборудования. Плохой уход за оборудованием, неправильное распределение его работы влечет за собой поломки, уменьшение продуктивности, изменение графиков работы и, как следствие, потерю рабочего времени.
Излишние запасы. Излишние запасы оборудования, материалов, инструментов, документации, которыми в ближайшее время не планируется пользоваться, являются потерей свободного пространства при их хранении, а также потерей денежных ресурсов.
Проверки. Некорректное выполнение работы влечет за собой потери на разнообразные проверки. Чтобы этого избежать, необходимо правильно выполнять свои обязанности.
Система 5S также позволяет снизить количество производственных травм, придать опрятный вид рабочему месту, увеличить работоспособность, улучшить эмоциональное и духовное настроение рабочего коллектива.
5. Shitsuke (Поддерживать)
После того, как ваша работа более-менее стандартизирована, на столе и в целом на рабочем месте порядок, нет ничего лишнего и все на своем месте — не останавливайтесь! Очень важно все это поддерживать и постепенно улучшать.
Определение и принципы системы 5S
Система 5S – это способ организации рабочего пространства, основанный на следующих принципах (см. таблицу 1 и рисунок 1).
Таблица 1 . Принципы 5S
| № | Японский | Английский | Русский |
|---|---|---|---|
| 1 | Seiri | Sort | Сортировка |
| 2 | Seiton | Set in Order | Соблюдение порядка |
| 3 | Seiso | Shine | Содержание в чистоте |
| 4 | Seiketsu | Standartise | Стандартизация |
| 5 | Shitsuke | Sustain | Совершенствование |
Являясь, на первый взгляд, набором простых и очевидных правил, 5S призван сформировать определенную культуру. Это больше чем инструкции, это часть идеологии бережливого отношения к самому себе и своему рабочему окружению.
Рисунок 1. Что такое система 5S
- Сортировка.Освобождение рабочего пространства от ненужных предметов. В стандартном сценарии все предметы рабочего места разделяются несколько групп, в зависимости от частоты их использования:
- ненужные;
- необходимые редко;
- необходимые часто.
- Соблюдение порядка. В системе организации и рационализации рабочего места 5С этот принцип означает рациональное размещение объектов в пределах рабочей зоны (см. рисунок 2). Важно обеспечить безопасный и удобный доступ к рабочим предметам и объектам. Большое внимание уделяется визуализации: области хранения подписываются, выделяются цветом или светом и т. д. Рисунок 2. До и после применения этапов 1 и 2
- Содержание в чистоте. Полная чистота производственных и офисных помещений, содержание оборудования и инструментов в исправности (рисунок 3). Важно обеспечить регулярную проверку рабочих на поддержание порядка и наличие неисправностей. Рисунок 3. Пример применения этапа «Содержание порядка»
- Стандартизация. Регламентация достижений предыдущих принципов. Необходимо сформировать пакет документов, например:
- информационные стенды (рисунок 4);
- схемы с указаниями местоположений объектов рабочей зоны;
- знаки обозначения опасных зон, зон временных складов и бракованной продукции;
- приказы, распоряжения, чек листы аудиторов;
- прочие предостережения и важные указания;
- краткие инструкции и памятки.
- Совершенствование.Поддержание и улучшение выполнения установленных процедур первых четырех пунктов. Самая важная часть методологии организации рабочего места 5S. Обычно сотрудники компании способны сделать единовременное героическое усилие и внедрить сложные процессы. Но неизбежные ошибки первого внедрения и сила сформированных привычек стремительно возвращают процессы к исходной позиции (рисунок 5).
Этот принцип призван преобразовать успешные решения 5С в культуру. Для этого необходимо продолжать контролировать исполнение положений принятых регламентов, создавать условия для предложений и их своевременного анализа, быть готовым признавать свои ошибки и меняться. Рисунок 5 . Организация рабочего пространства в офисе. До и после 5S
3. Seiso (Убраться)
Систематическая уборка — вещь просто необходимая. Тратьте немного времени в конце вашего дня, или, когда вы заканчиваете работать, на уборку. Уберите мусор, разложите все по своим местам. Сделайте так, чтобы утром следующего дня было приятно снова начать работать. Ключевой момент – это регулярность. Важно, чтобы уборка была частью вашего рабочего дня, а не совершалась время от времени, когда «уж слишком большой беспорядок».
Сортировка и соблюдение порядка
Система 5С названа так неслучайно. Именно пять шагов должны совершить сотрудники и топ-менеджмент компании, чтобы эффективно организовать рабочее пространство.
У многих на рабочих столах скапливаются ненужные предметы — старые черновики, непишущая ручка, сломанный степлер. Среди этого беспорядка сложно быстро найти нужные документы. Для этого нужно разложить все предметы на две стопки — нужное и ненужное.
Затем нужное раскладывается на стопки: «используется часто и постоянно», «используется редко», «почти не используется». На этом сортировка закончена. Если вы сразу не можете определить, нужна вещь или нет, — повесьте на нее красный ярлык с датой и поместите в специальную зону временного хранения.
В моей практике в результате «гениальной» уборки из офисов вывозились целые «Газели» макулатуры, сломанной офисной техники и т.п. В процессе сортировки нужно задавать себе несколько контрольных вопросов: применяется ли предмет в данной зоне, кому он нужен, как часто используется? Если я уберу этот предмет, что-то изменится?
- Следующий этап — соблюдение порядка.
Рабочее пространство должно быть организовано рационально. Главное правило — у каждой вещи есть свое место. Предмет, который нужен ежедневно, должен лежать под рукой, а то, что необходимо раз в месяц, — на дальней полке. В любом случае информация должна быть в свободном доступе. Ответьте себе на вопрос: может ли любой ваш сотрудник найти нужный документ в кипе бумаг? Или этой информацией обладает только один-единственный человек?
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО ПРОСТРАНСТВА ПО ПРИНЦИПУ 5С
5С находится на втором месте после картирования по популярности использования в ТЕХНОНИКОЛЬ. Внедрение 5С мы начали в Компании около 10 лет назад и продолжаем до сих пор. Этот инструмент помогает добиваться удовлетворенности клиентов, лидерства в издержках, безопасности, высокой производительности труда. Проблемы не видны до тех пор, пока не организовано рабочее место. Чистка и уборка рабочего места помогает вскрыть проблемы, а обнаружение проблем — это первый шаг к улучшениям. 5С — это пять слов, начинающихся с буквы «с»:
Шаг 1 — «сортировка» — четкое разделение вещей на нужные и ненужные и избавление от последних.
Шаг 2 — «соблюдение порядка» (аккуратность) — организация хранения необходимых вещей, которая позволяет быстро и просто их найти и использовать.
Шаг 3 — «содержание в чистоте» (уборка) — соблюдение рабочего места в чистоте и опрятности.
Шаг 4 — «стандартизация» (поддержание порядка) — выполнение установленных процедур первых трех шагов.
Шаг 5 — «совершенствование» или «самодисциплина» (формирование привычки) — улучшение, поддержание результатов, достигнутых ранее.
Рисунок 1. Организация рабочего пространства по принципу 5C Рисунок 1. Организация рабочего пространства по принципу 5CОсновные цели 5С:
- Обеспечение чистоты на рабочем месте.
- Экономия времени, главным образом на поиск необходимого в работе.
- Обеспечение безопасного труда, снижение числа несчастных случаев.
- Повышение уровня качества продукции, снижение количества дефектов.
- Создание комфортного психологического климата, стимулирование желания работать.
- Исключение всех видов потерь.
- Повышение производительности труда (что в свою очередь ведет к увеличению прибыли предприятия и соответственно росту уровня дохода рабочих).
Система 5С
Японская система 5С — философия того, как эффективно организовать рабочее место, клиентские зоны, пространства для отдыха, склад и другие локации. Некоторые компании называют 5С генеральной уборкой, но более подходящее определение — гениальная, так как это не бездумное наведение порядка, а целая система, первоначальный инструмент бережливого производства.
У Майкла Ливайна есть хорошая книга «Разбитые окна, разбитый бизнес. Как мельчайшие детали влияют на большие достижения». В ее основе — теория разбитых окон Уилсона и Келлинга. Авторы исследования заметили, что если в офисе разбито одно из стекол и на это закрывают глаза, то условно через неделю все стекла будут разбиты. Мелкая небрежность, будь то фантик на столе менеджера или пыль на витрине магазина, влияет на впечатление клиента о компании. Поэтому очень важно трепетно относиться к небольшим мелочам.
В компании необходимо внедрять 5С, если:
- нужен документ, а его невозможно найти в ворохе прочих бумаг;
- документы находятся в папках, которые сложно отыскать среди прочих;
- шкафы заставлены чем-то ненужным (папками, техникой и пр.);
- свободное место в офисе занято неработающей техникой: сканером, кассой и т.д.
Порядок в офисе по системе 5С — примеры было/стало
Чтобы понять как выглядит влияние системы 5С на офис, рекомендуем посмотреть следующие фотографии - примеры от экспертов Федерального центра компетенций в сфере производительности труда ( ФЦК ), представленные на международном форуме производительности (International Productivity Forum).
1. Фотографии БЫЛО - Обычный офис
Обычное рабочее место в офисе
Обычное рабочее место в офисе
Хаос на рабочем столе, хаос в компьютере, лишние вещи
Хаос на рабочем столе, хаос в компьютере, лишние вещи
Удаленное расположение принтера, лишний стол, лишние вещи, склад
Удаленное расположение принтера, лишний стол, лишние вещи, склад
Захламленный шкаф — непонятный состав и лишние вещи
Захламленный шкаф — непонятный состав и лишние вещи
Лишние вещи на шкафу
Лишние вещи на шкафу
2. Фотографии СТАЛО - Офис по системе 5С
Рабочий стол. Ничего лишнего
Рабочий стол. Ничего лишнего
Шкаф с продуманным доступом к подписанным документами и необходимым вещам
Шкаф с продуманным доступом к подписанным документами и необходимым вещам
Инфостенд организованный в рабочей зоне
Инфостенд организованный в рабочей зоне
Тумбочка разделенная на отсеки, сверху вниз — документы, канцелярии и личные вещи
Тумбочка разделенная на отсеки, сверху вниз — документы, канцелярии и личные вещи
В чем же ее суть?
Остановимся на каждом из них подробнее.
Сортировка
Все предметы, находящиеся на рабочем месте, нужно разделить на три категории. В первую нужно включить вещи, которые всегда должны быть под рукой, потому что без них мы просто не сможем работать, — это будут всегда необходимые вещи.
Ко второй категории отнесем вещи, которые могут нам понадобиться, а могут и не понадобиться. То есть мы ими пользуемся, но не всегда. И это будут вещи, которые нужны иногда.
И в третью категорию попадут вещи, которые неизвестно как оказались на нашем столе и непонятно что там делают, потому что для работы они нам совершенно не нужны. Это просто ненужные вещи.
Вещи третьей категории нужно убрать туда, где им место, а вещи первой и второй категории разложить в порядке их надобности. Но об этом — далее.
Соблюдение порядка
Теперь мы должны разложить необходимые вещи и вещи, нужные иногда, так, чтобы было максимально удобно ими пользоваться: чтобы мы не тратили время на их поиск, а могли найти каждую из них быстро и едва ли не с закрытыми глазами и при этом случайно себя не травмировать. И здесь японцы предлагают исходить из 4-х критериев:
- Нужная вещь должна лежать на видном месте;
- Она должна лежать так, чтобы до нее можно было легко дотянуться, не вставая со своего рабочего места;
- Вещь, необходимая для работы, может использоваться на расстоянии, потому что она не предназначена для того, чтобы ее брали в руки, — например, тот же монитор. Если рабочий процесс предполагает параллельную работу с компьютером, то он должен стоять так, чтобы мы периодически не пересаживались в поисках удобного положения, а заняли его сразу;
- Необходимые предметы должны быть расположены так, чтобы их можно было не только быстро взять, но и так же быстро вернуть на свое прежнее место после того, как они станут не нужны. В противном случае к концу дня наш стол будет загроможден лишними предметами, мешающими отыскать нужную вещь.
Содержание рабочего места в чистоте
Во-первых, его нужно разбить на зоны. Каждая из них будет предназначена для определенной группы предметов: например, все документы займут одну зону, канцелярские принадлежности — другую, компьютерная техника — третью и т. д.
Стандартизация
Она означает то, что вышеперечисленные правила должны восприниматься как некий единый стандарт, обязательный для соблюдения абсолютно всеми работниками.
На предприятиях предлагается закрепить эти стандарты нормативными документами, с которыми должен ознакомиться каждый сотрудник. Если же система 5S используется в личных целях, то ее выполнение зависит от самодисциплины и сильного желания повысить эффективность своей работы.
Стоит сказать, что ни один нормативный документ не заставит человека работать продуктивно, пока он сам внутренне не проникнется необходимостью оптимизировать свой труд. Очевидно, что японцев не нужно было заставлять и уговаривать: им свойственно стремление к порядку, и они привыкли работать в команде, отвечая не только за себя, но и за остальных ее членов. Они не только сами стараются работать хорошо, но присматривают и помогают другим сотрудникам. И в результате команда работает быстро и слаженно.
Совершенствование
Совершенствование предполагает доведение всех действий до автоматизма — они должны стать необходимой привычкой, когда не нужно будет контролировать их напоминать себе о том, что нужно навести порядок на рабочем столе.
Система 5S на производстве: секреты успешного внедрения
Система 5S на производстве: секреты успешного внедрения
Финансовый директор группы компаний «Радиус». Имеет большой опыт работы в финансовом консалтинге, а также в управлении финансовой службой инвестиционной компании, специализирующейся на вложениях в высокотехнологичные проекты.
Термин «5S» стал популярен в 1980-х годах в производственном секторе Японии. В это время успехи компании Toyota Motor Corporation обоснованно связывали с Toyota Production System (TPS) – системой управления качеством производством. Одним из составляющих TPS был регламентированный способ организации рабочего места – «5S». В настоящее время 5S широко применяется во всем мире, и является признанным методом, способствующим повышению производительности и безопасности труда. В чем его суть, практическая польза, а также сложности применения на практике? В данной статье ответим на эти вопросы.Ну что, прочитали?
Слишком всё просто и очевидно? Посмотрите на стол вокруг себя и на свой десктоп.
Я очень рад, если у вас все в порядке, Если нет, попробуйте сегодня убрать лишнее со стола, прибраться, разложить все по местам, описать (хотя бы у себя в голове), как проходит ваш рабочий день. И хотя бы пару недель постараться выполнять эти до невозможности очевидные принципы.
4. Seiketsu (Стандартизировать)
Стандартизируйте по возможности ваш рабочий процесс. Если существуют регулярно повторяющиеся действия, опишите их, продумайте все моменты и не тратьте больше время на обдумывание, когда понадобится сделать это действие опять. Старайтесь выработать себе лучшие линии поведения. Имея под рукой готовые алгоритмы действий, вы будете экономить огромную кучу времени. И перестанете упускать из виду важные моменты.
2. Seiton (Упорядочить)
Инструменты и документы, которые вы посчитали важными, расположите по удобным и легко доступным местам. По местам, наилучшим образом соответствующим вашему рабочему процессу. Наведите порядок на рабочем столе и в компьютере. Настройте сервисы, которыми пользуетесь. Разложите справочники и книги, к которыми регулярно обращаетесь, по полкам. Сделайте свое место работы удобным.
Важно, чтобы было место подо все и все на своем месте.
На японских (а теперь уже и практически на всех современных) заводах используется так называемый метод теней — там где должен лежать конкретный инструмент рисуется контур этого инструмента. Это сделано для того, чтобы было сразу видно, если какого-то инструмента нет или он лежит не на своем месте. То, что не нужно каждый раз проверять все ли на месте и искать чего же не хватает, экономит кучу времени.
Читайте также: