Куда поехать в командировку

Обновлено: 14.01.2025

Аналитики составили рейтинг городов, наиболее популярных у специалистов, которые ездят в командировки. Так, россияне с деловым визитом хотели бы посетить Санкт-Петербург, Москву и Сочи. А у жителей Екатеринбурга в приоритете, помимо столицы и курорта на Черном море, - еще и Калининград, сообщает сервис по поиску работы SuperJob.

В опросе участвовали трудоустроенные соотечественники, чья работа предполагает командировки по стране.

Так, за Санкт-Петербург голоса отдали 16 процентов респондентов, за Москву - 11 процентов (то есть каждый девятый опрошенный), за Сочи - пять.

Посетить Москву с деловым визитом чаще всего хотят сотрудники из Волгограда, Екатеринбурга, Казани, Красноярска, Перми, Ростова-на-Дону и Уфы. Санкт-Петербург желанным городом назвали жители Воронежа, Нижнего Новгорода, Новосибирска, Омска, Самары и Челябинска.

Выбирайте менее дорогие отели

На B2B.Ostrovok вы можете воспользоваться множеством фильтров, чтобы подобрать подходящие варианты проживания. Среди прочего можно указать максимальную стоимость за ночь проживания, а затем отсортировать все объекты от самой низкой до самой высокой. Так вы точно не пропустите выгодный вариант.

Используйте сортировку по цене, чтобы сразу увидеть самые бюджетные варианты проживания.

Сортировка по цене и фильтр по стоимости за ночь помогут быстрее выбрать подходящий вариант в рамках заданного бюджета.

Не откладывайте бронирование на последний момент

В статье о подготовке к командировке мы рассказывали, какое важное значение имеет время. Чем ближе к дате поездки, тем дороже могут быть билеты и проживание. Однако есть и другие наблюдения относительно того, когда лучше покупать билеты и на какой период планировать деловую поездку.

Согласно исследованию Cheap Air за 2018 год, основанном на 917 млн авиабилетов на более чем 8000 рынках, самый выгодный тариф на любую поездку меняется примерно каждые пять-шесть недель. По мнению аналитиков, лучшее время для покупки приходится на промежуток от трёх недель до четырех месяцев до поездки.

Если вам попалась новость о распродаже авиабилетов, уделите внимания условиям акции. Скидка может быть выгодна для физических лиц, но не для корпоративных клиентов.

А согласно отчету об авиаперелетах за 2018 год, подготовленному The Airlines Reporting Corporation совместно с Expedia, самые дешевые билеты на внутренние и международные рейсы эконом-класса были забронированы в воскресенье. При этом если вылетать в четверг и возвращаться в понедельник, удастся сэкономить примерно 20% — это выгоднее, чем вылететь в пятницу и вернуться в субботу.

По данным The Airlines Reporting Corporation и Expedia, вылетать в командировку лучше всего в четверг, а возвращаться — в понедельник.

Оформление документов для направления работника в командировку и выдача (перечисление) денежных средств на командировочные расходы

При направлении работника, с которым заключен трудовой договор, в командировку нужно оформить приказ (распоряжение) руководителя о направлении работника в командировку.

С 8 января 2015 года работодатели не обязаны оформлять служебное задание и командировочное удостоверение работникам, которые направляются в командировку, поскольку требование об оформлении указанных документов отменено (п. 2 Постановления Правительства РФ № 1595 от 29 декабря 2014 г.). Вместе с тем работодатели могут продолжать оформление служебных заданий и командировочных удостоверений (см. образцы в конце статьи) работникам (например, по унифицированным формам), если приняли решение и далее использовать эти формы, что отражено в учетной политике организации.

С 8 августа 2015 года работодатели также не обязаны вести журналы учета командированных работников, поскольку отменена норма, согласно которой на Минтруд России возлагалась обязанность по утверждению форм этих журналов и порядка и их заполнения (п. 3 Изменений, утв. Постановлением Правительства РФ № 771 от 29 июля 2015 г.). Сами формы указанных журналов и порядок их оформления, утвержденные Приказом Минздравсоцразвития России № 739н от 11 сентября 2009 г., отменены с 19 октября 2015 года (Приказ Минтруда России № 646н от 17 сентября 2015 г.).

Вместе с тем работодатели могут продолжать вести журналы учета работников, прибывающих и выбывающих в командировку, если приняли соответствующее решение. Если работодатель принял решение вести такие журналы, можно сделать их в свободной (самостоятельно утвержденной) форме.

Следует учесть, что при направлении работника в командировку в Республику Крым в период, когда изменилась его административно-территориальная принадлежность, не нужно переоформлять командировочные документы, поскольку для командировок по России и странам СНГ (в т. ч. по Украине) оформляется одинаковый пакет документов.

Вывод: изменение административно-территориального статуса территории командирования в данном случае не является основанием для внесения в документы каких-либо изменений.

Период нахождения работника в командировке необходимо отметить в табеле учета рабочего времени.

Подтверждение: ч. 4 ст. 91, ст. 166 Трудового кодекса РФ, п. 3, 7, 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

Работнику, который направлен в командировку, предоставляются предусмотренные трудовым законодательством гарантии, а именно:

сохранение места работы (должности);
сохранение среднего заработка на время нахождения в командировке;
возмещение расходов, связанных с командировкой (расходов по проезду, найму жилья, суточных и др.).

Указанные гарантии распространяются и на совместителей (как внутренних, так и внешних). При этом совместителю средний заработок за время нахождения его в командировке нужно сохранять только у того работодателя, который направил его в командировку. Если же работник направлен в командировку одновременно как по основному месту работы, так и по совместительству, средний заработок нужно сохранять у обоих работодателей. Возмещение расходов по командировке в этом случае распределяется между работодателями по соглашению между ними.

Подтверждение: ч. 1 ст. 168, ч. 2 ст. 287 Трудового кодекса РФ, п. 9 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

Спросите совета у коллег

Коллективный брейншторм — ещё один источник идей. Спросите сотрудников, на чём, на их взгляд, можно было бы сэкономить. Не исключено, что они предложат варианты, которые вам не приходили в голову.

Например, может оказаться, что завтрак в отеле — не такая уж необходимость, и многим удобнее взять кофе и перекус в близлежащем кафе.

Общение с коллегами — лучший способ найти варианты экономии.

Топ-7 российских городов для деловых поездок

По результатам опроса, проведённого среди пользователей социальных сетей, совершавших поездки по России с деловыми целями, мужчины путешествуют по деловым вопросам чаще, чем женщины: 53% против 47% соответственно. В целом в 2018 году такие поездки совершили только 16% российских туристов. Узнали, в каких городах бывают чаще всего.

1518 3 читать меньше минуты

Москва и Санкт-Петербург стали главными направлениями для деловых визитов, со значительным отрывом опередив остальные города рейтинга — такой результат ожидаем, ведь именно они являются деловыми центрами страны, в которых расположено наибольшее количество организаций и предприятий. Так, почти половина опрошенных туристов посещают столицу по работе (48%), еще 28% признались, что бывают в деловых поездках в Санкт-Петербурге.

Мужчины совершают деловые поездки чаще, чем женщины.

Борьба за третье и четвертое место развернулась между Нижним Новгородом и Казанью — эти города с деловым визитом посещает примерно одинаковое количество деловых туристов (8% и 7% соответственно).

В Екатеринбург совершают деловые поездки 6% туристов. Почти столько же (5%) бывают в командировке в наукограде Новосибирске.

По 3% туристов отметили, что отправляются по работе в Омск и «нефтяную столицу» России Сургут. Ещё 2% бывают в командировках в Челябинске, одном из крупнейших промышленных центров страны.

Москва и Санкт-Петербург — города-лидеры по деловым поездкам.

Чаще всего с деловым визитом женщины посещают Москву (49%) и Санкт-Петербург (28%). Реже всего – Сургут и Челябинск (по 2%). Мужчины, помимо столиц, активно посещают в деловых целях Нижний Новгород (8%), Казань (7%), Екатеринбург (7%), а также Новосибирск (6%).

Значительно реже туристы-мужчины отправляются в деловые поездки в Сургут (4%), Омск (3%) и Челябинск (3%).

Топ-7 российских городов, куда чаще всего ездят по деловым вопросам

1. Москва
2. Санкт-Петербург
3. Нижний Новгород
4. Казань
5. Екатеринбург
6. Омск
7. Сургут
8. Челябинск

Обеспечить безопасное перемещение

Многие люди стали предпочитать такси и личный автомобиль общественному транспорту, что весьма понятно. Однако оплата такси или аренды авто в командировке зависит от возможностей компании, так как законодательство не обязывает работодателя оплачивать проезд сотрудника по городу.

На B2B.Ostrovok вы можете забронировать трансфер для своих сотрудников: водитель встретит их на вокзале или в аэропорту и доставит к месту проживания, а в последний день отвезет обратно. Также можно заказать машину для перемещения между местом встреч (к примеру, бизнес-центром) и отелем.

Водители трансферов следуют всем требованиям эпидемиологической безопасности, автомобили проходят своевременную санитарную обработку.

Если сотруднику понадобится воспользоваться такси, необходимо будет предъявить чек ККТ или квитанцию бланка строгой отчетности. По возвращении эти расходы нужно будет внести в авансовый счет и приложить чеки.

Преимущества B2B.Ostrovok

Если вы думаете, что погружение сотрудника в тонкости онлайн-бронирования займет много времени и нервов — это не так. На B2B.Ostrovok мы предлагаем:

сопровождение личного куратора — он поможет разобраться в нюансах системы при первом бронировании, ответит на все вопросы и впредь будет на связи, чтобы помогать с заказами и документацией, если будет такая необходимость;
travel-политику — в скором времени анонсируем этот функционал, следите за новостями.

Мы собрали самые часто встречающиеся советы, но в каждой командировке есть свои нюансы. Не лишним будет узнать чуть больше о месте, куда вам предстоит ехать — например, мы собираем мини-гиды по городам России, которые помогут вам составить более полное впечатление о городе и лучше спланировать свою поездку.

Как подготовиться к командировке во время пандемии

Пандемия серьёзно повлияла на формат работы многих компаний, начиная от посещения офиса и заканчивая проведением офлайн-мероприятий. Однако не все встречи можно отложить или отменить — сегодня поговорим о том, как грамотно подготовиться к командировке во время пандемии, если поездка стала необходимостью.

216 3 минуты чтения

Знать, куда обратиться в случае плохого самочувствия

Если сотруднику предстоит зарубежная командировка, стоит оформить медицинскую страховку . Размер страхового покрытия определяет консульство страны. В текущих обстоятельствах многие страховые полисы включают случай заболевания COVID-19 и расходы на госпитализацию и лечение.

При недомогании и появлении соответствующих симптомов нужно сразу обратиться к врачу: для этого свяжитесь со страховой компанией по телефонам, указанным в полисе. Специалист расскажет, что делать дальше. Оплачивать какие-либо услуги без консультации страховой не нужно, в этом случае их стоимость могут не компенсировать.

Медицинскую страховку можно оформить как для поездок по России, так и для зарубежной командировки.

Принятие решения о направлении работника в командировку и проверка возможности ее оформления

Прежде чем оформить направление работника в командировку, необходимо проверить, не относится ли он к категории работников, которых работодатель не вправе направлять в командировку или которые могут отказаться от нее. Работодатель вправе направлять в командировку только работников, состоящих в трудовых отношениях с работодателем (в т. ч. совместителей, иностранных работников), за исключением отдельных категорий граждан. Если в отношении работника законодательством установлен запрет на направление в командировку, работодатель не вправе командировать его даже при наличии его согласия.

Подтверждение: ст. 166, ч. 2 ст. 287, ч. 8 ст. 11 Трудового кодекса РФ, п. 2 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письмо Минфина России № 03-03-04/1/844 от 19 декабря 2006 г.

Работодатель вправе в определенных случаях привлекать работника к дисциплинарной ответственности за отказ ехать в командировку.

Следует иметь в виду, что служебные поездки работников, постоянная работа которых проходит в пути или имеет разъездной характер, не признаются командировками.

Подтверждение: ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ, абз. 3 п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

Работники направляются в командировку на основании письменного решения работодателя (абз. 2 п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.), которое, как правило, оформляется в виде приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку.

Срок командировки

Срок командировки работодатель определяет самостоятельно с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).

Предварительный (расчетный) срок, на который работник направляется в командировку, нужно указать в приказе о направлении работника в командировку, который подписывает руководитель организации (или уполномоченное им на это лицо) или индивидуальный предприниматель.

Максимальный срок нахождения работника в командировке (как по России, так и в загранкомандировке) законодательством не установлен. Исключение – иностранные работники. В отношении них определение максимального срока нахождения в командировке имеет свои особенности (п. 6 ст. 13 Федерального закона № 115-ФЗ от 25 июля 2002 г., приложение к Приказу Минздравсоцразвития России № 564н от 28 июля 2010 г.).

Подтверждение: п. 1, 4 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письмо Минфина России № 03-03-06/1/304 от 28 апреля 2010 г.

При этом трудовое законодательство не предусматривает какого-либо разделения командировок на краткосрочные и длительные (письмо Минздравсоцразвития России № 924-12 от 16 марта 2010 г.). Однако работодатель в своем локальном нормативном акте (например, в Положении о служебных командировках) может определить продолжительность краткосрочных и длительных командировок, в частности, в целях установления сроков хранения командировочных документов (ч. 2 ст. 5, ст. 8 Трудового кодекса РФ).

При необходимости можно изменить срок командировки работника (сократить или продлить первоначально установленный ее срок). Трудовое законодательство не регулирует вопрос изменения срока командировки, однако и не содержит каких-либо запретов или ограничений на такие действия работодателя.

Подтверждение: ст. 166 Трудового кодекса РФ, Положение, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письма Минфина России № 03-04-06/4-5 от 14 января 2013 г., № 03-04-06-01/244 от 22 сентября 2009 г.

Будьте гибкими

Бывает, что расходы на поездку могут значительно уменьшиться, если сдвинуть даты командировки на день-два вперёд или назад. Иногда сотрудники закладывают несколько дней, чтобы перевести дух и отдохнуть до и после встреч и мероприятий, но если для конкретной поездки это не слишком обязательно, можно скорректировать даты и сэкономить на бюджете.

Бывают случаи, когда на командировке можно сэкономить, подвинув дату поездки на несколько дней вперёд или назад.

Разрешите сотрудникам самостоятельно бронировать командировку

При таком варианте не только снижается нагрузка на другие отделы (кадры, бухгалтерия, travel-менеджеры), но и повышается мотивация сотрудников.

О полной автоматизации заказа командировок читайте в отдельной статье — собрали мнение экспертов.

Они учатся соблюдать travel-политику компании (если командировку бронируют за них, просто нет надобности вникать во все тонкости), планируют бюджет, время, могут копить баллы программ лояльности и в итоге становятся более лояльны к своей компании.

Обращайте внимание на политики отмены

Никто не застрахован от форс-мажоров и изменения в планах, особенно учитывая ситуацию в travel-сфере в этом году. Чтобы не попасть на штраф при отмене бронирования отеля или авиабилетов, внимательно изучите политики отмены.

При выборе отеля на B2B.Ostrovok вы можете сразу посмотреть, до какого момента получится отменить бронирование бесплатно. Подробнее об этом читайте в отдельной статье . Выбирая авиабилеты на нашем сайте, вы можете воспользоваться фильтрами по возврату и обмену билета. Таким образом вы не будете рисковать командировочным бюджетом, если планы вдруг изменятся.

Раздел с политикой отмены поможет сориентировать по датам бесплатной отмены бронирования, чтобы не нарваться на штраф.

Как сократить бюджет на командировки: 11 советов

1666 5 минут чтения

Продление срока командировки

Необходимость продления срока командировки может возникнуть, в частности, по следующим причинам:

невозможность выполнения служебного поручения в установленные сроки (в силу форс-мажорных обстоятельств, когда для выполнения задания требуется дополнительное время, и др.);
выполнение работником дополнительного служебного поручения;
временная нетрудоспособность работника в период командировки;
вынужденная остановка (задержка) в пути (например, по метеоусловиям, из-за поломки транспортного средства, сбоя в движении транспортных средств и т.п.);
невозможность выезда из места командирования в связи с отсутствием билетов.

Для продления срока командировки работника нужно издать соответствующий приказ. Поскольку унифицированная форма такого приказа не утверждена, он составляется в свободной форме. В приказе необходимо указать:

фамилию, имя, отчество командированного работника;
должность (профессию), структурное подразделение (при наличии), в котором работает командированный работник;
реквизиты приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку;
причину продления командировки;
новый срок командировки (количество дней, на которое она продлевается);
поручение бухгалтеру (иному уполномоченному работнику) о перерасчете расходов на командировку и среднего заработка, сохраняемого за работником за дни пребывания в командировке (ст. 167-168 Трудового кодекса РФ).

По причине отсутствия работника на работе договоренность с ним о продлении срока командировки достигается устно (например, по телефону, электронной почте). В момент издания приказа о продлении срока командировки работник находится в командировке, поэтому он знакомится с приказом под подпись по возвращении на работу. Следует учесть, что если работник относится к категориям, которые можно направлять в командировку только с их письменного согласия, при необходимости продления командировки до издания приказа нужно повторно запросить согласие работника на командировку. Если невозможно сразу оформить согласие письменно, оно оформляется по возвращении работника из командировки.

Поскольку об изменении (продлении, сокращении) срока командировки издается отдельный приказ, в котором учитываются все нюансы такого продления (сокращения), нет необходимости вносить изменения (исправления) в ранее составленные командировочные документы (приказ о направлении работника в командировку и т.д.).

Подтверждение: ч. 2 ст. 5, ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ.

Также при необходимости работодатель может:

отозвать работника из командировки (сократить ее срок, установленный первоначально);
отменить командировку работника (отказаться от направления работника в командировку) в ситуации, когда она документально оформлена, но работник еще не выехал к месту командирования.

Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, которые представляет работник после возвращения из командировки.

Если работник едет к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном или личном транспорте (в т. ч. по доверенности), то фактический срок пребывания в командировке указывается в служебной записке. Служебная записка оформляется на основании и с приложением оправдательных документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевого листа, маршрутного листа, счетов, квитанций, кассовых чеков и т.п.). Ее работник представляет работодателю после возвращения из командировки. Данные правила применяются и в ситуации, когда работник добирается к месту командирования транспортом лица, которое оказывает автотранспортные услуги на основании соответствующего договора, но не оформляет проездные документы (билеты).

В случае отсутствия проездных документов фактический срок своего пребывания в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. Например, при проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается договором об оказании гостиничных услуг, оформленным в соответствии с Правилами, утв. Постановлением Правительства РФ № 1085 от 9 октября 2015 г.

Если у работника нет ни проездных документов, ни документов по проживанию, то фактический срок пребывания в месте командирования он подтверждает иными документами, содержащими подтверждение принимающей стороной (организацией либо должностным лицом) срока прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командирования). Например, это может быть служебная записка и (или) письмо принимающей стороны. В служебной записке о сроке пребывания в месте командирования должностное лицо организации, куда был направлен работник, должно поставить отметку и свою подпись, которые подтвердят даты прибытия работника в место командирования и убытия из него.

Подтверждение: п. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письма ФНС России № СД-4-3/20427 от 24 ноября 2015 г., Роструда № 2450-6-1 от 19 октября 2015 г.

Соблюдение санитарно-эпидемиологических норм в отеле

Во время пандемии многие отели усилили меры дезинфекции в общих зонах и номерах. Чтобы узнать, какие меры принимает выбранный отель на B2B.Ostrovok, найдите «Санитарные меры» в разделе «Услуги и удобства».

Соблюдать рекомендованные меры безопасности

Собираясь в командировку, убедитесь, что берёте с собой достаточно масок и дезинфицирующих средств. Во многих общественных местах и транспорте ношение масок всё ещё обязательно. Напомним, что маску стоит менять каждые два-три часа.

Соблюдайте социальную дистанцию 1,5-2 метра — сейчас во многих местах (магазинах, отелях, транспортных узлах) есть специальная разметка, которая помогает держать расстояние.

Перед командировкой можно разослать сотрудникам памятку Роспотребнадзора о мерах профилактики COVID-19.

Постарайтесь минимизировать рукопожатия и объятия — коллеги и партнеры вас поймут, ведь вы заботитесь и об их безопасности в том числе.

Не забывайте протирать антибактериальными салфетками технику, когда возвращаетесь в номер.

Роспотребнадзор выпустил памятки для профилактики коронавирусной инфекции, их можно рассылать сотрудникам, которые отправляются в командировку.

Тревел-лайфхаки от тех, кто часто ездит в командировки

ДЕНИС КОСТУСЕВ

ВИЦЕ-ПРЕЗИДЕНТ ПО РАЗВИТИЮ БИЗНЕСА ITRANSITION

– В командировки езжу практически ежемесячно. В пиковые месяцы бывает до 14 перелетов. Например, недавно я вернулся из США, а весь март пробыл в Денвере, Колорадо. Скоро собираюсь в наш лондонский офис. До этого был в Москве, Калифорнии, по Европе колесил – география поездок обширная.

Когда-то на заре Itransition я лично бронировал билеты и присматривал гостиницы, сейчас этим занимается служба офис-сервисов. Я подаю заявку на командировку, а коллеги бронируют все, что необходимо. Вещи я собираю за час-два до отъезда, вне зависимости от пункта назначения. И вот полезный лайфхак: бери с собой правильный рюкзак, так называемый «travel light». Он идеально подходит для отделения с ручной кладью, и в него вмещается достаточно вещей на недельную командировку. Так ты сэкономишь не только деньги, но и драгоценное время на его сдачу и получение. У меня есть любимый рюкзак от компании Red Oxx, который со мной уже лет шесть. Рюкзаки этого бренда разработаны человеком, который всю жизнь занимался логистическими перевозками в самолетах. Он выработал оптимальную форму ручной клади для погрузки в салон. Шьют их бывшие морские пехотинцы в Монтане из специальных материалов, поэтому рюкзаки получаются очень прочными. А еще они предоставляют пожизненную гарантию на свои изделия.

Любимые сервисы по трекингу авиаперелетов – Skyscanner и Matrix Airfare. Они интегрированы с максимальным количеством перевозчиков и предоставляют полную информацию о наличии билетов, цене и времени перелетов. Начиная знакомиться с новым местом командировки, использую стандартные источники: TripAdvisor, HomeAway, Airbnb. Пользуюсь и самым нужным в жизни путешественника приложением – Google Maps. Если к интернету подключиться невозможно, на помощь приходят офлайн-карты maps.me.

Для поездок заграницу хорошо подойдет золотая карточка. Она предоставляет больше возможностей оплаты, бонусные программы, а также кэшбек. Это очень кстати, когда много путешествуешь, – накапливаешь мили, получаешь баллы и компенсируешь затраты. Тем, кто часто летает, рекомендую стать участниками клиентских программ авиакомпаний, таких как Aeroflot Bonus, Lufthansa Miles&More.

Как-то после деловой встречи в Амстердаме мы с моим другом решили посмотреть город. У нас совершенно закончились наличные и оставались только командировочные, зачисленные на карт-счет. Карточка принадлежала другу, только он знал пин-код. После прогулки по городу около часа ночи мы подошли к своей машине, которая, как оказалось, была заблокирована за парковку в неположенном месте. Прибывшая в скором времени парковочная служба пообещала снять капсулу за 250 евро. При попытке расплатиться картой оказалось, что друг забыл пин-код, и первые две попытки его ввода оказались неудачными. Нам было холодно, перспектива остаться без денег посреди города рядом с машиной, на которой невозможно уехать в отель, просто ужасала. На третьей попытке ввода пин-кода нервы были на пределе. К счастью, транзакция прошла успешно, и мы были спасены.

КАТЯ САКОВИЧ

ДИРЕКТОР DIGITAL-АГЕНТСТВА GETBOB

– Стараюсь раз в сезон выезжать на конференции в другие страны, чтобы вдохновляться кейсами коллег, посещать воркшопы и подхватывать глобальные тренды. Поиск билетов организую через агрегаторы (Skyscanner, Momondo), либо напрямую через сайты авиаперевозчиков. Жилье стараюсь выбирать на Airbnb. Учитываю не только внешний вид и расположение, но и профиль хоста, так как полезный и интересный нетворкинг может начаться, не выходя из дома. Так, например, в Нью-Йорке популярны коливинги по интересам (дизайн, геймдев, стартап-тусовка и другие), в которых ты должен пройти небольшое собеседование, чтобы получить возможность арендовать комнату. Иногда можно отследить хорошие предложения на Booking. Так нам повезло в Бельгии снять номер в отеле, который находится в замке. До города, где проходила конференция, пришлось добираться на машине, но даже дорога доставляла ежедневное эстетическое удовольствие.

Уровень продуктивности имеет прямую зависимость от уровня комфорта. Учитывая, что посещение насыщенных обучающих мероприятий требует максимального включения и ресурсов (ранний подъем, частая смена тем и спикеров, профессиональная лексика, плотный нетворкинг на афтерпати до утра), лучше не экономить на себе и исключить выматывающие пересадки, некомфортное жилье и фастфудные перекусы. Всегда стараюсь прилететь за день и осмотреть территорию, найти парковку, места для ланча, чтобы к старту быть подготовленной и свежей.

У меня есть несколько карточек, так как в зависимости от страны бывают нюансы по скорости обработки транзакций. В США не любят дебетовые карты. Однако самая простая зарплатная Visa принималась везде: как в Европе, так и в США. Наличные деньги нужно иметь обязательно. Конференции любят проводить в небольших городах, где во многих заведениях картой рассчитаться нельзя, а в магазинах оплата по карте возможна только от какой-то крупной суммы. Тем не менее, всегда удавалось найти банкомат и снять кэш.

МЕЛИТИНА СТАНЮТА

– Часто езжу заграницу, чтобы провести мастер-классы по художественной гимнастике для детей. Это популярный вид спорта, поэтому приглашают дать уроки: обруч, мяч, булавы, лента.

Путешествовать предпочитаю налегке. Даже не всегда беру ноутбук, если понимаю, что все необходимое есть в телефоне.

Условия, на которых я провожу мастер-классы, – это перелеты и проживание. Сама почти не занимаюсь этими вопросами, когда еду по рабочим делам. Но если все же приходится найти или купить что-то самостоятельно, то помогают карточки с налетанными милями. Есть любимые аэропорты, но чаще всего главным аргументом в пользу выбора билетов становится наименьшее количество пересадок – очень не люблю терять время в аэропорту.

Для поиска авиабилетов чаще всего использую Lufthansa или приложения Аэрофлота. К сожалению, они не всегда присылают чек, который нужно потом предъявить приглашающей стороне, поэтому иногда покупаю билеты в авиакассах. Для поиска жилья использую самое популярное приложение –Booking.

В Америке и Европе проще использовать безналичный расчет, поэтому валютная карта у меня уже давно. Но после поездки в Нью-Йорк я задумывалась о второй карте. Как-то после чекаута мою единственную карту со всеми деньгами заблокировали. Из налички осталось буквально $100, а в планах было съездить в Центральный парк. В итоге пришлось долго и сложно добираться на метро. Поэтому я бы советовала брать с собой две карты. И хорошо, если есть немного наличных, даже если на карте достаточно денег.

Изучить правила въезда

Зарубежная командировка будет возможна только в том случае, если страна назначения разрешила въезд российских граждан по бизнес-вопросам или, к примеру, границы открыты на взаимной основе для всех россиян. Текущий статус по ограничениям в странах мира можно узнать на нашей отдельной странице .

Для поездки по России также нужно изучить требования в регионах. Необходимую информацию можно уточнить здесь .

Далее нужно понять, какие требования необходимо соблюсти для въезда: сдать ПЦР-тест, заполнить онлайн-документы или анкеты, оформить страховку, пройти карантин по прибытии. От этого будет зависеть подготовка и детали поездки: так, если нужна справка, подтверждающая отрицательный результат теста, на анализ нужно записаться за определенное количество дней; если необходимо соблюдать карантин, отель стоит бронировать с учётом периода изоляции.

Сокращение срока командировки

Необходимость сокращения срока командировки может возникнуть, в частности, по следующим причинам:

работник досрочно выполнил служебное поручение;
работодателю требуется немедленное присутствие работника на работе по производственной необходимости (отзыв из командировки);
возникли семейные обстоятельства или иные уважительные причины, по которым требуется немедленное возвращение работника (например, в связи со смертью близкого родственника).

фамилию, имя, отчество командированного работника;
должность (профессию), структурное подразделение (при наличии), в котором работает командированный работник;
реквизиты приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку;
причину изменения срока командировки;
новый срок командировки (количество дней, на которое она сокращается);
поручение бухгалтеру (иному уполномоченному работнику) о перерасчете расходов на командировку и среднего заработка, сохраняемого за работником за дни пребывания в командировке (ст. 167-168 Трудового кодекса РФ).

По причине отсутствия работника на работе договоренность с ним об отзыве из командировки достигается устно (например, по телефону, электронной почте). В момент издания приказа об изменении срока командировки работник находится в командировке, поэтому он знакомится с приказом под подпись по возвращении на работу.

Не все сотрудники могут поехать в командировку

Обратите внимание, что сотрудникам 60+ с хроническими заболеваниям лучше избегать поездок. Иностранным сотрудникам без ВНЖ также не стоит отправляться в бизнес-путешествия — возвращение в Россию может стать проблемой.

Что отвечать сотрудникам на самые частые вопросы по командировкам

Отвечаем на самые распространённые вопросы о деловых поездках. Рассказываем о том, какие расходы компенсируют компании, можно ли отказаться от командировки и кто может рассчитывать на дополнительные отгулы после поездки.

Чем суточные отличаются от командировочных?

На командировку вам даётся две суммы: командировочные (для проживания и проезда) и суточные для свободного использования (обычно подразумевается питание и мелкие траты). По командировочным нужен отчёт, по суточным — нет (п. 3 ст. 217 НКРФ, то есть сэкономленные суточные — ваши).

Суточные должны платить до командировки авансом (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Какие в 2020 году суточные?

Размер суточных не ограничен ничем, и компания может устанавливать размер на своё усмотрение. При этом п. 1 ст. 217 НК РФ предусматривает максимальные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ, это 700 ₽ за каждый день командировки на территории России и 2500 ₽ за каждый день командировки в других странах. Обычно эти суммы и ставятся как суточные.

Единый порядок для федеральных учреждений назначен Правительством (постановление от 02.10.2002 № 729) и составляет 100 ₽ за каждый день пребывания в командировке.

Суточные в увеличенном объёме положены руководителю только в том случае, когда деятельность компании определена как приносящая доход, либо за счёт экономии средств из бюджета.

Если в течение командировки случаются официальные праздники, заплатят ли за эти дни суточные?

Да. Суточные положены за каждый день, включая праздники и выходные.

А ещё суточные начисляются за дни, на которые целиком или частично выпала дорога к месту командирования и обратно и периоды вынужденных остановок. То есть если вы приехали в 00:10 — вам заплатят за эти 10 минут дороги ночью как за целый день.

Правда, что платят вдвое больше, если я работаю в командировке в выходной?

Да. По статье 153 ТК РФ, каждый час работы в командировке в выходной оплачивается не менее чем в двойном размере, либо работник может выбрать компенсацию в виде отгула.

Дорога тоже считается работой, поэтому если вы едете куда-то в воскресенье, то получите повышенное вознаграждение за работу в выходной и надбавку за работу в ночное время, если дорога пришлась на период с 22:00 до 6:00. Но оплата пойдёт не за весь выходной, а только за часы в дороге.

А дорога в аэропорт считается временем командировки?

Обычно да. Днём выезда в командировку признаётся дата отправления поезда, самолёта, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы, а днём приезда из командировки считается дата прибытия в указанное место. Например, если работник едет в командировку на поезде, который отправляется 9 апреля в 23:55, днём начала командировки считается 9 апреля.

В Положении о служебных командировках в пункте 12 уточняется, что в расходы на проезд к месту командировки входит дорога к аэропорту, станции или пристани, при условии, что они находятся за пределами населённого пункта. Сотрудник может добираться туда на автобусе, маршрутке, поезде или судне.

А если я заканчиваю командировку отпуском?

Бывает так, что сотрудник планирует остаться и провести свой отпуск в том же месте, куда его направили в командировку. Компания обязана оплатить билеты на проезд к месту командировки и обратно, даже если из командировки сотрудник сразу идёт в отпуск. Но от стоимости обратного билета у сотрудника удержат НДФЛ 13%.

Кто платит за такси в городе командировки?

Как договоритесь. Трудовой кодекс и Положение о служебных командировках напрямую не обязывают компанию оплачивать сотруднику поездки на городском транспорте во время командировки. Если иное не оговорено заранее, считается, что вы платите за проезд на общественном транспорте из суточных. Но обычно для руководителей есть отдельные пункты внутренних документов, регламентирующие использование такси.

Платный выбор места в салоне самолёта — что с этим?

По статье 264 Налогового кодекса РФ, в расходы на командировку включаются стоимость дороги в обе стороны, аэродромные сборы и подобные платежи, включая плату за смену места в самолёте. Выбрать и оплатить конкретное место в салоне можно на сайте авиакомпании. Распечатку электронного чека необходимо сдать вместе с авансовым отчётом.

Можно ли компенсировать командировку в выходные отгулом в будний день?

Да, такая возможность есть. Право сотрудника на отгул реализуется в том случае, если часы работы в командировке будут оплачены не в двойном размере, а в одинарном. Вид компенсации работник выбирает самостоятельно. То есть в конце поездки вам предложат подписать на выбор либо получение отгулов, либо двойную оплату дней командировки.

Могу ли я отказаться от командировки?

Если вы в отпуске или на больничном — да, можете. Если командировка приходится на выходной — тоже. Ещё в служебные поездки нельзя отправлять беременных, несовершеннолетних (кроме спортсменов и творческих работников), людей с ограниченными физическими возможностями (в случае, если поездка противоречит программе реабилитации).

Есть ограничения для матерей с тремя детьми; родителей и опекунов, единолично воспитывающих детей до 3 лет; родителей с детьми-инвалидами; и для тех, кто ухаживает за больными членами семьи.

Во всех остальных случаях отказ от командировки ведёт к дисциплинарному взысканию и может быть причиной увольнения.

Минимизируйте расходы на транспорт

Если в командировку отправляется несколько сотрудников, они могут разделить стоимость поездки на такси из аэропорта и обратно при заказе через приложение. Если чек все равно получается приличным, можно организовать трансфер из отеля. При бронирования проживания на B2B.Ostrovok вы можете указать соответствующее пожелание в разделе с комментариями или добавить услугу позднее.

В некоторых компаниях есть отдельная политика в отношении командировок, согласно которой сотрудники могут пользоваться только общественным трансфером от аэропорта — его резервируют заранее. Вы также можете согласовать и внедрить собственные правила относительно транспорта.

На трансфере от аэропорта/вокзала также можно сэкономить — разделите чек на такси с коллегами или закажите трансфер от отеля при бронировании.

Следите за переплатами при аренде автомобиля

Что касается GPS-навигации, то оцените, насколько эта опция вам нужна. Если нет — не переплачивайте за то, чем не будете пользоваться. При получении выписки не забудьте проверить, что все платежи указаны корректно.

Скорректируйте суточные

Автор статьи в American Express рассказывает, что во времена его работы маркетинговым представителем он часто путешествовал по миру с коллегами. В какой-то момент владелец компании попросил их предложить варианты экономии в каждом городе, который они посещали.

В итоге им удалось найти более бюджетные услуги по трансферу и варианты конференц-залов и пересмотреть некоторые другие статьи расходов. Таким образом получилось скорректировать суточные в зависимости от стоимости дня проживания в конкретном городе.

Проверьте, можно ли сдвинуть даты командировки на пару дней — иногда это помогает сэкономить бюджет.

Как правильно оформить командировку

Фото Бориса Мальцева, Кублог

Оформлять командировку нужно в следующем порядке:

Принять решение о направлении работника в командировку и проверить возможность ее оформления.
Оформить документы для направления работника в командировку и выдать (перечислить) денежные средства на командировочные расходы.
Произвести окончательный расчет с работником по возвращении его из командировки.

Работодатель вправе направлять работников в командировки как по России, так и за рубеж, при этом загранкомандировка оформляется в общем порядке.

Отслеживайте снижение цен и изменение валютного курса

Если бронируете отель, следите за курсом — при оплате заказа онлайн вы зафиксируете стоимость, и дальнейшие валютные колебания будут вам не страшны.

Окончательный расчет с работником по возвращении его из командировки

При возвращении из командировки нужно произвести окончательный расчет с работником по оформленному авансовому отчету.

Дооформлять командировочное удостоверение и отчет о выполненной в командировке работе (оборотную сторону служебного задания) не нужно, поскольку требование об оформлении указанных документов отменено (п. 2 Постановления Правительства РФ № 1595 от 29 декабря 2014 г.).

К авансовому отчету работника потребуется приложить документы, подтверждающие командировочные расходы, которые заявлены в авансовом отчете (например, документы, подтверждающие расходы на проезд, наем жилья и др.).

Если документы, подтверждающие расходы, составлены на иностранном языке, организация должна обеспечить их построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности). Сделать это может как сторонний профессиональный переводчик, так и специалист организации, на которого возложена обязанность по переводу (даже при отсутствии у него специального образования (диплома)) (письма Минфина России № 03-03-06/1/202 от 20 апреля 2012 г., № 03-03-06/1/725 от 3 ноября 2009 г.).

При переводе на русский язык реквизитов электронного билета также существуют свои особенности.

Авансовый отчет вместе со всеми подтверждающими документами работник должен представить работодателю в течение трех рабочих дней по возвращении из командировки. Указанный срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки. При этом если работник вернулся из командировки в выходной (праздничный) день, то трехдневный срок нужно отсчитывать с первого рабочего дня, следующего за днем возвращения.

Подтверждение: п. 6.3 Указания о порядке ведения кассовых операций, п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., Указания по применению и заполнению формы № АО-1, утв. Постановлением Госкомстата России № 55 от 1 августа 2001 г., Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (№ Т-10, № Т-10а), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (образец формы Т-10а)

Поощряйте экономию в поездках

Один из самых незамысловатых способов — общение с сотрудниками и поощрение тех, кому удалось сэкономить командировочный бюджет. Можно ввести денежное вознаграждение, бесплатные командные ланчи или систему баллов, чтобы у сотрудников был стимул снижать траты во время поездок.

Читайте также: