Как поехать в командировку в европу

Обновлено: 14.01.2025

Хотя сегодня технологии позволяют решать все вопросы удалённо, личное общение может быть преимуществом. Как показывает практика, обсудить сотрудничество с потенциальными партнерами или подписать договор эффективнее вживую. Поэтому командировки — всё ещё большая часть корпоративной жизни.

Разберёмся, что такое командировка и как её правильно оформить. Вот основные признаки:

трудовые отношения между сотрудником и работодателем;
сотрудник отправляется в поездку по распоряжению работодателя и в его интересах;
для поездки определён срок;
служебное поручение будет выполняться вне места постоянной работы.

При этом, если работа и так имеет разъездной характер, служебные поездки не считаются командировками.

Выбор сотрудника

сотрудников моложе 18 лет;
сотрудников, с которыми заключён ученический договор.

По ст. 259 ТК РФ, некоторые сотрудники могут поехать в командировку только с их письменного согласия и при наличии медицинского заключения, это:

женщины с детьми до трех лет;
воспитывающие детей в возрасте до пяти лет без супруга;
воспитывающие ребенка-инвалида;
осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Гарантии распространяются также на отцов, воспитывающих детей без матери, и на опекунов (попечителей) несовершеннолетних. Во всех этих случаях работодатель формирует письменное уведомление для сотрудника.

Сотрудник знакомится с документом, ставит своё согласие и подпись, при отсутствии ограничений по медицинскому заключению. Он также может отказаться от командировки — указать это в уведомлении или написать отдельное заявление.

Приказ о командировке

Работодатель указывает цель, срок и место служебной командировки и выпускает приказ. Создать приказ можно по унифицированной форме Т-0 Госкомстата или по внутренней форме компании. В приказе должны быть:

наименование организации;
наименование документа и дата его составления;
Ф.И.О. работника, его должность и структурное подразделение;
место назначения (страна, город, организация);
срок командировки (количество календарных дней);
даты начала и окончания поездки;
цель командировки;
организация, которая оплачивает командировочные расходы.

Приказ должен быть подписан руководителем организации и сотрудником, который едет в командировку.

Оплата командировки

Штатному сотруднику, которого направляют в командировку, должны оплатить:

проезд;
проживание; ;
иные расходы, которые сотрудник произвел с разрешения руководителя.

Для возмещения расходов на проезд понадобятся билеты. Если вы летели на самолете, сохраните посадочный талон со штампом о досмотре. Если штамп поставить не удалось, подойдёт другой документ, который прямо или косвенно подтвердит факт использования билетов. Например, багажные квитанции или бирки. Для подтверждения затрат на проживание подготовьте документы из гостиниц.

Нормы и порядок оформления затрат компания выбирает самостоятельно. А вот порядок выплаты суточных прописан в законодательстве. Если суточные больше 700 рублей для поездок по России и больше 2500 рублей для заграничных поездок, удерживаются НДФЛ и взносы.

Во время командировки сотруднику выплачивают среднюю зарплату. Учитываются все дни работы по графику, плюс дни в пути. Работа в выходные или праздники оплачивается по общим правилам: в двойном размере или с предоставлением дополнительного выходного.

Оформление авансового отчёта

Отчёт о затратах (билеты, чеки, квитанции и т.п) сотрудник должен предоставить в течение трёх рабочих дней после командировки.

Работодатель может выдать денежные средства до командировки. Если сотрудник потратил большую сумму, то компания выплачивает компенсацию, если меньшую — сотрудник обязан вернуть разницу компании. Ещё можно оплатить всю командировку за счет личных средств, а потом возместить расходы по чекам из поездки.

Как видно, процесс оформления командировки достаточно прост, а сервис Aviasales для бизнеса делает его ещё легче и понятнее. В личном кабинете вы можете оперативно находить самые удобные и выгодные авиабилеты, оплачивать их одним нажатием, контролировать расходы на поездки, создавать необходимые отчёты и получать закрывающие документы.

Как получить бонусы в отеле, если вы часто ездите в командировки

Какие бывают программы лояльности, как получить отельные баллы и сколько нужно возмещать сотруднику, если в командировке он расплатился бонусами

Аренда жилья для работника за границей

Как оформить аренду жилья за границей для командировочного

Учёт и оплата дополнительных услуг, предлагаемых отелем помимо проживания

Какие услуги отеля можно компенсировать в командировке и как правильно всё оформить

Как не сойти с ума от частых перелетов

Одна из проблем регулярных перелетов — джетлаг. Это нарушение режима из-за резкой смены часовых поясов. Джетлаг сказывается на общем состоянии и внешнем виде — чтобы жить в нормальном ритме, необходимо заранее просчитывать часы сна и разницу временных поясов. Например, если перелет из Москвы в Нью-Йорк вечером, лучше не спать в самолете. Прилет по местному времени будет вечером того же дня — если выспаться в полете, потом ждет бессонная ночь.

В самолете низкая влажность и пониженное давление. По моему опыту, лучше отказаться от алкоголя, пирожных, сэндвичей, газированных напитков, бобовых: пониженное давление усиливает «газообразующий» эффект. В идеале стоит употреблять только воду. Еще в полете снижается восприимчивость к соленому и сладкому, поэтому в продукты добавляют больше приправ. Меня это не беспокоит, но тем, кто старается контролировать употребление соли и сахара, стоит иметь в виду. Есть лучше до и после перелета, при этом до вылета рекомендуется отказаться от всё тех же сложных для пищеварения продуктов.

Программы лояльности. При частых перелетах каждый час в общем зале ожидания означает боль в спине, а от мысли о том, чтобы вздремнуть на холодных металлических креслах, становится не по себе. Поэтому я сразу зарегистрировался в трех программах лояльности: «Стар-альянс», «Скай-тим» и «Уан-ворлд». У первого альянса слишком жесткие условия даже для меня, поэтому внимание сконцентрировано на оставшихся двух.

Для заметных привилегий нужен серебряный статус. У «Уан-ворлд» это 20 полетных сегментов, то есть 20 тысяч миль; у «Скай-тим» — 25. Заметные привилегии — это приоритетное обслуживание, дополнительное место багажа и кресла с расширенным пространством для ног. К сожалению, я еще не набрал достаточно миль в альянсе «Уан-ворлд», но вот с серебряным статусом в «Скай-тим» меня периодически балуют. Например, в США авиакомпания «Дельта-эйрлайнс» регулярно усаживала меня на места бизнес-класса, «Аэрофлот» тоже иногда сам по себе повышает класс обслуживания до бизнеса без доплат.

Статусные и бонусные мили, накопленные с помощью перелетов и партнеров программы, можно использовать для покупки авиабилета или повышения класса обслуживания. Расскажу о своем опыте.

Повышение класса обслуживания на рейсе Нью-Йорк — Москва до комфорта обошлось мне в 17,5 тысяч миль. В итоге я сидел в удобном кресле, которое раскладывается до полулежачего положения и не мешает соседям, и питался как в бизнес-классе: каре ягненка, шампанское и выбор из разнообразных десертов. Правда, посуда где-то между: в бизнесе керамические тарелочки, а в простом экономе подают гречку с курицей в контейнере из фольги.

Путешествие комфорт-классом: еда уже из бизнеса, но подача все еще в пластике, кроме приборов — они стальные Бизнес-класс на рейсе Москва — Уфа: скатерти, керамическая посуда, меню для искушенных

Бизнес-залы. Однажды оценив приоритетное обслуживание, сложно продолжить жить как прежде. Я забыл про очереди и нервотрепку при регистрации и посадке. Для меня работает круглосуточная выделенная линия поддержки, а при золотом статусе откроются двери в бизнес-залы авиакомпаний.

На золотой статус я еще не налетал, поэтому для прохода в бизнес-залы приходится пользоваться банковскими программами «Приорити-пасс». Стоимость пакета обслуживания обходится в 2500 Р в месяц.

Бизнес-зал освобождает от душного переполненного зала ожидания с железными креслами, дорогущими кафе, прожорливым дьюти-фри и грязными туалетами, а еще от вчерашнего бутерброда на борту самолета.

Практически в каждом более-менее проходном аэропорту мира (и на железнодорожном вокзале) есть залы повышенной комфортности «бизнес-лаундж». Это закрытый зал с ресепшеном, диванами и шведским столом. Обычно там есть бесплатный вайфай и розетки. В последнее время все чаще встречаю там бесплатный чистый душ. Такой зал может частично заменить гостиницу при длительной пересадке или задержке рейса. В них почти всегда есть нормальная еда (супы, каши, салаты), кофе, вода и алкоголь.

Шаг 4 — Составление авансового отчета

После возвращения из командировки сотрудник должен в течение трех дней предоставить авансовый отчет. В отчете следует указать, какая сумма была выдана авансом и сколько из этой суммы было потрачено, а также детализировать статьи расхода (билеты, гостиница, суточные). К отчету необходимо приложить подтверждающие документы — квитанции, чеки и т. п.

Если сотрудник потратил меньше, чем было выдано, ему нужно будет вернуть оставшиеся средства (однако это не касается суточных, которые сотрудник расходует по своему усмотрению). Если же был перерасход средств, траты были обоснованными и подтверждены документально, то работодатель обязан доплатить сотруднику недостающую сумму.

Что за работа

Моя должность — внутренний аудитор в международной компании. Если коротко, мы ездим по предприятиям холдинга, изучаем процессы на самых эффективных из них, внедряем в практику на остальных заводах и контролируем исполнение. У аудиторов в команде есть своя специализация — каждый изучает отдельное направление. Внутренние аудиторы в основном из стран Восточной Европы: тут дешевая рабочая сила при высоком уровне образования.

В составе холдинга 45 производственных площадок и сотни обслуживающих компаний. Все это раскидано по 27 странам мира.

Важное преимущество работы — постоянное расширение кругозора и общение с иностранным менеджментом. Каждый менеджер, которого мы проверяем, обычно занимает свою позицию не менее 10 лет и очень недоволен, когда его приходят проверять «студенты». И такое давление со стороны опытных и образованных — постоянный стимул развиваться. Забыл термин по-английски — провал. Представил анализ с ошибкой — провал. Составил заключение, основываясь на ошибочном анализе, — выговор или увольнение.

Что делать? 14.08.18

А еще в выходные во время проекта можно посетить новые места и посмотреть страну. За год работы я побывал во многих столицах: Вене, Варшаве, Будапеште, Анкаре, Риге, Берлине, Лондоне и Бухаресте. А также посетил другие красивые города: Питтсбург, Банска-Штьявница, Констанца, Лланголлен, Пустков и Краков.

Улочка в словацкой глубинке, куда я никогда бы не поехал за свой счет Прямо рядом с гостиницей на северо-востоке Уэльса находится акведук Понткисиллте — самый длинный и высокий акведук в Великобритании

Еду в командировку и хочу жить в нормальном отеле

Моя работа связана с командировками. Чаще всего это длительные поездки — от 4 до 9 недель.

Раньше нас размещали в гостиницах, в стандартных одноместных номерах. Но в последнее время организация в целях экономии стала снимать нам квартиры. Сначала это были двух- и трехкомнатные квартиры, у каждого сотрудника была отдельная комната. Но на следующую командировку нам сняли однокомнатную квартиру, в которой мы будем жить втроем.

Подскажите, пожалуйста, регламентирует ли трудовой кодекс нормы размещения сотрудников в командировках?

Сразу скажем, что в законе нет конкретных параметров жилья, в котором должны проживать командированные. Но побороться за свои права все-таки можно.

Анастасия Корнилова

В ТК РФ прописано, что у работника есть право на справедливые условия труда, которые отвечают требованиям безопасности и гигиены. А также право на отдых. И работодатель должен гарантировать соблюдение этих прав.

Еще трудовой кодекс говорит, что командировка — это поездка для исполнения служебного поручения вне места основной работы. Если вы едете на несколько дней или месяцев, получается, что в командировке вам придется и работать, и отдыхать.

Сотрудника в командировку отправляет работодатель. Он же должен обеспечить вам условия для проживания, в которых вы сможете полноценно отдыхать в нерабочее время.

Как минимизировать риски

Помимо очевидного совета соблюдать меры противовирусной безопасности перечислим здесь несколько рекомендаций, которые помогут снизить риски во время зарубежной командировки.

Шаг 3 — Бронирование билетов и гостиницы

За бронирование проживания и билетов в разных компаниях могут отвечать разные сотрудники — как сами командированные, так и HR-менеджеры или тревел-координаторы.

Если сотрудники часто ездят в командировки, то имеет смысл подключиться к корпоративной системе бронирования, например, OneTwoTrip for Business. Это позволит автоматизировать процесс, а также сократить расходы благодаря скидкам и корпоративным тарифам.

Личный опыт: работать по всему миру

За последний год я провел в командировках за границей 206 дней — больше, чем в России.

Максим Крашенинников в командировках чаще, чем дома

На первый взгляд, работа, связанная с постоянными поездками, кажется интересной. Знакомые завидуют и считают, что мне очень повезло. Но это пока они не узнают обо всех тонкостях и нюансах.

В этой статье я постараюсь обо всем рассказать.

Планирование поездки: что принять во внимание

Прежде чем приступить к планированию зарубежной командировки, стоит задаться вопросом: «есть ли в этом реальная необходимость?». Возможно, лучшим выбором будет провести переговоры в Zoom или поучаствовать в конференции в онлайн-формате.

Разрешен ли сейчас въезд в страну назначения и на каких условиях?

Первым делом стоит уточнить, открыта ли страна для въезда иностранцев (если, конечно, у вас нет гражданства этой страны) и какие формальности необходимо соблюсти, если ответ положительный. Например, в большинстве стран въезжающих просят предоставить справку с отрицательным результатом теста на коронавирус, сделанного не более чем за 2-3 дня до поездки.

Придется ли соблюдать карантин по прибытии?

Необходимость 10- или 14-дневной самоизоляции может сделать кратковременные командировки нерентабельными.

Какие ограничения действуют в стране назначения? Какие меры предосторожности нужно будет соблюдать?

Помимо общепринятых рекомендаций соблюдать масочный режим и социальную дистанцию в каждой стране могут действовать собственные рекомендации, требования и ограничения. Более того, они могут отличаться от региона к региону, если в стране решения о введении тех или иных ограничительных мер принимаются на региональном или муниципальном уровнях (как, например, в России).

Что необходимо будет сделать по возвращении в страну отправления?

Например, если вы возвращаетесь в РФ, еще до регистрации на рейс вам необходимо будет заполнить специальную форму на Едином портале госуслуг, а на борту самолета заполнить анкету прибывающего. Также в течение первых трех дней нужно сдать тест на коронавирус и разместить результат на Едином портале госуслуг.

Правила о расходах и жилье в командировках

Работодатель обязан возместить работнику расходы, связанные со служебной командировкой, в том числе расходы по найму жилого помещения. Порядок и размеры такого возмещения прописываются в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

Эти документы утверждает сам работодатель, но в строгом соответствии с трудовым законодательством. Норм, ухудшающих положение работников в сравнении с законом, в них быть не должно.

Когда вас принимали на работу, вам должны были дать коллективный договор и другие акты, чтобы вы прочитали, какие правила и нормы действуют в компании. Причем ознакомиться с документами вы должны были под роспись.

Если ваш работодатель хочет, чтобы командированные сотрудники жили в каком-то конкретном месте, это должно быть зафиксировано в локальных актах. Некоторые организации вписывают пункт о жилье в командировках в свои внутренние документы, потому что им так удобнее работать. Например, с гостиницей или владельцем квартиры заключен договор, по которому оплата идет безналом, не нужно выдавать деньги на расходы авансом, а потом оформлять отчеты сотрудника.

Еще раз внимательно прочитайте локальные акты. Проверьте, что в них написано по поводу проживания в командировках. Если до этого вы жили в гостиницах и разных квартирах, а теперь вас планируют поселить в новом жилье, вряд ли в них будет указано конкретное место проживания.

Как оформить командировку за границу

Мы уже рассказывали, как правильно оформить командировку сотрудника по России . Командировки за границу требуют аналогичных документов, но имеют специфику в финансах.

Как поехать в зарубежную командировку во время пандемии

Прошло уже больше года с начала пандемии, но, похоже, до окончательной победы над коронавирусом еще далеко. А значит, и связанные с пандемией ограничения в ближайшее время никуда не денутся. В этих условиях планирование зарубежных бизнес-поездок может оказаться весьма непростым занятием.

В этом обзоре мы перечислим основные риски путешествий во время пандемии, рассмотрим требования различных стран к въезду иностранных граждан, а также дадим несколько советов, как обезопасить себя и окружающих.

Оформляем загранкомандировку

Процесс оформления загранкомандировки многоэтапный — администрации компании требуется предусмотреть важные аспекты предстоящей служебной поездки сотрудника, подкрепив каждый этап набором документов.

Этап 1: предварительный

На этом этапе оформляются бумаги, обязательные по нормам ТК РФ.

Первое, на что следует обратить внимание администрации компании при отправке сотрудника в загранкомандировку, — это законодательные ограничения. Нужно проверить, не входит ли потенциальный командировочный сотрудник в список лиц:

которых запрещено отправлять в служебные поездки (например, по ст. 259 ТК РФ предусмотрен запрет на такие действия в отношении беременных женщин);
отправка которых в служебные поездки возможна только с их письменного согласия (к примеру, по ст. 259 ТК РФ к таким лицам относятся женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет).

Если сотрудник попал в запретный список, придется искать другую кандидатуру для служебной поездки. Если же потенциальный командировочный входит в группу лиц из ограничительного списка, необходимо:

ознакомить его (под расписку) с существующим у него правом отказа от командировки;
получить письменное согласие или отказ.

Этап 2: основной

На этом этапе издается главный документ — приказ на командировку с указанием в нем информации о цели служебной поездки, месте и сроках.

Образец унифицированной формы приказа см. по ссылке.

Если внутренними правилами компании предусмотрено оформление иных командировочных бумаг (задания на командировку, командировочного удостоверения и т. д.), необходимо заполнить их перед отправкой сотрудника в служебную поездку.

Кроме приказа (если в компании он оформляется по унифицированной форме) и иных внутрифирменных документов рекомендуем оформить дополнительное распоряжение, в котором следует прописать нюансы подготовки к командировке, а именно:

обязать командируемого работника заблаговременно оформить загранпаспорт (если он у него отсутствует или просрочен) и иные необходимые для выезда из страны документы (визу, медицинскую страховку и др.);
указать финансистам на необходимость составления предварительной сметы расходов по загранкомандировке для определения размера аванса, выдаваемого сотруднику до начала поездки;
поручить сотрудникам кадровой службы или иным ответственным лицам компании провести прочие необходимые процедуры (по приобретению проездных билетов, бронированию гостиницы и т. д.).

Когда нужна медстраховка для загранкомандировки, читайте здесь.

Этап 3: контрольный

В распоряжении (о котором было рассказано выше) необходимо также прописать такой важный аспект, как необходимость проверки у командируемого сотрудника:

отсутствия задолженности, отраженной в информационной базе службы судебных приставов;
прививок (если для въезда в определенную страну их наличие обязательно).

Подробнее об этом расскажем далее.

Как часто нужно летать

Ровно за год работы продолжительность моих командировок составила 206 дней: из них 121 в Евросоюзе, 34 в СНГ, 20 в Великобритании и 14 в США. Оставшиеся 17 дней — это последние дни командировок, когда я ехал домой.

В теории график командировок выглядит вполне сносно: 2 недели дома, 2 недели на выезде. В жизни все иначе: при мне уже в первый месяц работы ребят закидывали на срочные проекты по две-три недели, а у меня поездки идут практически в режиме нон-стоп. Над этой статьей я успел поработать из Словакии, Великобритании и Румынии. Причем в Румынии у меня была четырехнедельная командировка без выходных, потому что новые процессы стараются запускать в наименее загруженные дни, то есть в выходные.

Зарплату за работу в выходные и праздничные дни рассчитывают по двойной ставке, а еще за это начисляют дни отгула. У меня их всегда много, их удобно использовать вместо дней отпуска.

Что делать? 16.05.18

При трудоустройстве сразу предупреждают о поездках и специфике работы. Обязательно выясняют, есть ли у сотрудника дети. Если есть, ему подробно описывают, что его ждет. Многие отсеиваются на этом этапе. Но бывают случаи, когда люди переоценивают свои силы и соглашаются. Часто это касается специалистов в возрасте: средний возраст команды 28 лет, когда приходит человек за 40, ему бывает тяжело мотаться по всему миру и редко видеть семью — такие быстро уходят.

Бывают довольно капризные молодые ребята, которые воротят нос от тех или иных стран. Производственные площади часто располагаются в глубинке, а не в столицах, к этому тоже нужно быть готовым.

Железнодорожный вокзал в городке Лланголлен, север Уэльса

Можно попытаться отказаться от поездки без уважительной причины, но после двух или трех раз отношения с руководством накаляются, что в результате может привести к увольнению. Но начальство прислушивается к просьбам сократить поездки или дать паузу, если командировок очень много. Могут оставить на месяц дома и поставить на проект, на котором можно работать удаленно.

Был случай, когда я вышел из самолета после 9 часов полета Нью-Йорк — Москва и собирался домой в Уфу, но получил смс: «В Уфу не летишь, тебе взяли билет до Минска». Все планы, обещания и встречи приходится перестраивать.

Вид из окна гостиницы в Румынии Вид из гостиницы в маленьком городе на севере Турции

Шаг 2 — Выплата аванса и суточных

Чтобы получить аванс на оплату билетов и проживания, а также суточные, сотруднику необходимо подать соответствующее заявление. В заявлении следует указать запрашиваемую сумму и срок, на который она выдается (даты командировки).

Сумма аванса рассчитывается на основании текущей стоимости проезда до места назначения и обратно и примерной цены проживания в гостинице за весь период командировки. В эту же сумму включаются суточные, размер которых устанавливается каждой компанией самостоятельно.

Аванс выплачивается сотруднику наличными или перечисляется на карту. В течение трех дней после возвращения из командировки он должен будет отчитаться о потраченных средствах в авансовом отчете.

Оформление командировки в 2021 году

Почти каждая компания сталкивается с необходимостью отправлять сотрудников в командировки. Трудовое законодательство постоянно меняется, поэтому важно следить за новыми нормативами и требованиями, в том числе в сфере рабочих поездок. Например, с 2015 года были упразднены служебные задания и командировочные удостоверения, которые были ранее необходимы для служебной командировки.

В этом материале мы рассмотрим порядок оформления командировки в 2021 году и приведем пошаговую инструкцию, как это сделать.

Предварительный контроль и заблаговременные мероприятия

Чтобы не сорвалась запланированная служебная поездка, заранее проверьте, не включен ли ваш сотрудник в число должников на сайте ФССП (сервис «Узнайте о своих долгах»).

Сотрудник может быть ограничен в праве выезда за рубеж, если имеет:

неоплаченные счета по услугам ЖКХ;
штрафы;
судебные задолженности;
алименты;
налоги;
просроченные банковские займы или кредиты.

Решение о запрете выезда выносит судебный орган после того, как кредитор подал на должника в суд. Размер долга, ограничивающий загранпоездки, определен в п. 1 ст. 67 закона «Об исполнительном производстве» от 02.10.2007 № 229-ФЗ:

10 000 руб. — если есть долги по алиментам, возмещению вреда здоровью и др.;
30 000 руб. — при наличии задолженности по иным требованиям.

Учитывая, что информация о погашении долга появляется в информационном ресурсе ФССП в течение 3–7 дней после оплаты, планирующему командировку сотруднику важно заранее выявить и оплатить свои долги, иначе загранкомандировка сорвется.

Для обеспечения достаточной иммунной защиты организма необходимо время, поэтому администрации компании, планирующей загранкомандировку, следует заранее организовать прививочное мероприятие (хотя бы за месяц до предполагаемой поездки).

Как отстоять свои права

Если в локальных актах нет конкретного места проживания и есть сумма, которую предприятие выделяет на командировочные расходы, вы можете отказаться селиться в одной квартире с другими сотрудниками. Вы вправе снять номер в гостинице или другое жилье. Главное — уложиться в установленный работодателем денежный лимит на проживание.

Если ваш работодатель откажется возместить вам эти расходы, вы можете обратиться в суд, ссылаясь на статью 168 ТК РФ .

Теоретически ваш работодатель может сейчас по-быстрому вписать в локальные акты пункт о выбранной им маленькой квартире для командировок. В этом случае он должен ознакомить вас с новым порядком. А вы после ознакомления вправе обратиться в трудовую инспекцию. Она рассматривает заявления, письма и жалобы работников о нарушениях их трудовых прав.

Проживание трех посторонних друг другу людей в однокомнатной квартире в течение нескольких недель плохо соотносится с правами на отдых и на условия труда, которые отвечают требованиям гигиены. Это вы можете указать в своей жалобе.

После рассмотрения жалобы трудовая инспекция должна выдать вашему работодателю предписание об устранении нарушений трудового законодательства. Если руководство компании откажется выполнять его, инспекция вправе потребовать его исполнения и защиты ваших прав в судебном порядке. Вы и самостоятельно можете подать заявление в суд, но с помощью трудовой инспекции вам будет проще отстоять свои интересы: как минимум вам помогут с составлением заявления и подготовкой документов.

Если вы ездите в командировки не только по России, но и за границу, почитайте нашу статью о том, можно ли стать налоговым нерезидентом из-за командировок, чтобы не платить налоги по высокой ставке.

Если у вас есть вопрос о личных финансах, правах и законах, здоровье или образовании, пишите. На самые интересные вопросы ответят эксперты журнала.

Требования к въезжающим

Итоги

Отправляя сотрудника за границу по служебным делам, необходимо издать приказ с указанием цели и сроков командировки. При необходимости оформляются: загранпаспорт (если его нет или он просрочен), виза (если она требуется для въезда в страну), обязательная медицинская страховка и иные документы. Сотрудника желательно также снабдить инструкцией о том, какие документы ему надлежит привезти из поездки для обоснования командировочных расходов.

Расчет суточных

Для расчета суточных важны даты пересечения границ (чтобы понимать, в каком размере их начислить). При выезде из России день пересечения границы РФ считается нахождением за рубежом. Наоборот, при возвращении день пересечения границы РФ оплачивается в рублях как командировка по России (п. 17 и 18 Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Подтвердить длительность командировки помогут:

отметки о пересечении границы в паспорте сотрудника при поездках в страны с визовым режимом
проездные документы (билеты) при поездках в страны СНГ с безвизовым режимом: Азербайджан, Узбекистан и проч.
приказ о командировке, распечатки электронных билетов, посадочные талоны, гостиничные счета, отметки в миграционной карте при поездках в другие безвизовые страны или командировке сразу по нескольким странам .

Пример

В положении о командировках ООО “Компания” установлены лимиты суточных на командировки по зарубежным странам и РФ:

1 августа в сотрудник вылетел из Москвы в Германию в 20.00. Время прилета 23.15 по мск (22.15 по местному времени). Границу сотрудник пересек 1 августа. Суточные за 1 августа нужно выплатить в размере 60 евро.

На усмотрение компании деньги можно выдать в рублях или иностранной валюте (пп. 9 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ).

Отчетные документы

Для бухгалтерского и налогового учета подтверждающие документы (договоры найма, оплата трансфера, гостиничные чеки, квитанции об обмене валюты и проч.) на иностранном языке следует построчно перевести на русский.

Финансы

Я получаю около 50 тысяч рублей на руки. Премий или бонусов у нас не бывает. А еще на мне ипотека с ежемесячным платежом 35 тысяч рублей, так что экономить деньги и использовать привилегии я умею.

Несмотря на длительные переезды, я остаюсь налоговым резидентом РФ, потому что не все поездки считаются командировками, часть из них — это тренинги. Как резидент я планирую в следующем году получить налоговый вычет за покупку квартиры, несмотря на то, что за границей в прошедшем году провел больше 230 дней.

50 000 Р

я получаю в месяц за такую работу

Из зарплаты я сразу отдаю 35 тысяч за ипотеку, еще 5 тысяч откладываю на черный день. На время строительства квартиры переехал жить к родителям ради экономии 18 тысяч в месяц. И пересел с личного автомобиля на вахтовый автобус — экономлю 4,5 тысячи на топливе. С продуктами вопрос решен достаточно просто: на заводе я ем в бесплатной столовой для сотрудников — там трехразовое комплексное питание. За коммуналку не плачу, взамен договорился с родителями, что основные обязанности по поддержанию порядка в доме лежат на мне.

Тем не менее расходы на продукты составляют около 4 тысяч в месяц. Чистыми остается 5—6 тысяч в месяц: они уходят на кафе, мобильную связь и развлечения. Для жизни в Уфе этого мало, но если держать себя в руках — терпимо. Выживать помогают командировки и суточные.

Если в заграничных командировках не тратиться на бесполезные вещи и питаться в кафе или столовых, то в зависимости от страны можно сэкономить от 27 до 41 $ в день. Если я провожу в командировке полмесяца, получается около 500 $ остатка — это 33 тысячи рублей в месяц. Если работать эффективнее и получать больше проектов, то и суммы могут быть больше.

В итоге 6 тысяч остатка от оклада и 33 тысячи экономии на суточных складываются в 39 тысяч рублей ежемесячно. Этого уже вполне достаточно для досрочного погашения ипотеки и отпуска на море раз в год.

Средние суточные и расходы в командировках по миру, в долларах

Страна	Суточные	Завтрак	Обед	Ужин	Остаток
США	72	9	9	20	34
Великобритания	69	10	12	20	27
Венгрия	61	9	9	15	28
Беларусь	57	3	3	10	41
Украина	53	3	4	10	36
Среднее	62	7	7	15	33

США Великобритания Венгрия Беларусь Украина Среднее

Дополнительные расходы

Объем расходов в зарубежных командировках внушительнее, чем в поездках по России. Помимо расходов на проезд, найм жилья, компания дополнительно возмещает сотруднику затраты на (п. 23 Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):

оформление загранпаспорта, визы
оплату обязательных консульских сборов
сборы за право въезда/транзита автомобиля, если сотрудник едет в командировку на личном авто
оформление обязательной медстраховки
другие обязательные платежи, например, сборы в гостинице

Как оформить командировку за границу

Процесс оформления загранкомандировки практически не отличается от процесса оформления поездки внутри страны, но все же имеет свои особенности, на которые нужно обратить внимание.

Особенности загранкомандировок

Командировка в иностранное государство оформляется так же, как и внутри страны. Набор документов и порядок их оформления совпадает. Для командировки за границу также нужно командировочное удостоверение (форма N Т-10), которое подтвердит время поездки.

У зарубежной командировки есть дополнительные гарантии, которые прописаны в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки. В соответствии с ними, кроме возмещения стандартных расходов, работник также имеет право вернуть:

расходы на оформление загран. паспорта, визы и других выездных документов;
обязательные консульские и аэродромные сборы;
сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
иные обязательные платежи и сборы.

Ограничения для командировки за рубеж

сотрудников, которые не состоят в трудовых отношениях с работодателем. То есть работают по гражданско-правовому договору или являются сотрудниками сторонней организации;
сотрудников, проходящих обучение в компании, с которыми заключён ученический договор, если командировка не связана с ученичеством; ; ; (при мед. показаниях).

По ст. 259 ТК РФ, для оформления командировки некоторых работников потребуется их письменное согласие и мед. заключение, это:

женщины с детьми до трех лет;
воспитывающие детей в возрасте до пяти лет без супруга;
воспитывающие ребенка-инвалида;
осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Проверьте условия въезда в страну. Не забывайте о визе — она нужна в странах Евросоюза, США, Великобритании и некоторые других. Безвизовый режим действует в странах СНГ и других дружественных государствах.

Суточные в командировке за рубеж

До начала поездки командированный должен получить средства на командировочные расходы. Размер аванса определяет работодатель на основе длительности поездки, стоимости билетов, потенциальных затрат на жильё и другие нужды, а также суммы суточных, выбранной внутри компании. Особенно важно учесть это при длительных заграничных командировках. Но помните, что, по закону, для заграничных командировок с суточных больше 2500 рублей удерживается налог на доходы для физических лиц. Подробнее про суточные мы рассказываем в отдельной статье.

Суточные для зарубежных поездок выплачиваются в валюте той страны, куда направляется сотрудник. Если работник уезжает в командировку, пересекает границу РФ и возвращается в тот же день, то ему выплачивается 50% суточных в иностранной валюте. Не забывайте про учет выходных и нерабочих дней в командировке.

Обратите внимание, как считаются суточные для дней, когда сотрудник пересекает границу России. День выезда из страны относится к пребыванию за рубежом — суточные выплачиваются в иностранной валюте. Время, затраченное на переезд через границу на обратном пути, оплачивается уже в рублях.

Отчетные документы

После командировки у работника есть три дня, чтобы подготовить авансовый отчёт. В нём должна быть информация о всех расходах командированного во время поездки. Важно прикрепить документы, подтверждающие все траты. Не забудьте перевести их на русский язык.

Оформить командировку заграницу так же просто, как в соседний город России. А сервис Aviasales для бизнеса делает его ещё легче и понятнее. В личном кабинете вы можете оперативно находить самые удобные и выгодные авиабилеты, оплачивать их одним нажатием, контролировать расходы на поездки, создавать необходимые отчёты и получать закрывающие документы.

Как получить бонусы в отеле, если вы часто ездите в командировки

Аренда жилья для работника за границей

Как оформить аренду жилья за границей для командировочного

Учёт и оплата дополнительных услуг, предлагаемых отелем помимо проживания

Какие услуги отеля можно компенсировать в командировке и как правильно всё оформить

Ограничения для иностранцев

Чтобы устроиться на работу в России, гражданину другой страны нужно подтвердить, что ему дали разрешение на временное пребывание/на временное или постоянное проживание, а также разрешение на работу. Все эти статусы иностранного гражданина имеют свои особенности и создают специфичные условия для трудовой деятельности.

По закону, если сотрудник оформил временное пребывание или временное проживание в России, то ему нельзя работать за пределами одного субъекта.

Разрешение на работу будет действовать только там, где его выдали, например, только в Краснодарском крае или в Татарстане.

Когда у иностранца оформлен вид на жительство, и он может находиться в стране постоянно, никаких ограничений для работы нет.

Специальности-исключения

Если иностранец работает по одной из указанных ниже специальностей, работать за пределами субъекта ему всё же можно.

Пребывая в России временно, с разрешением на работу сотрудник может поехать в командировку не более, чем на 10 календарных дней. Это действует для профессий:

дорожный рабочий или каменщик;
матрос;
проводник;
артист или каскадёр;
корреспондент или переводчик и др.

Полный список специальностей в приказе Минздравсоцразвития РФ.

Для тех, у кого оформлено временное проживание в России, список тот же, но выезжать из региона можно не более, чем на 40 календарных дней в году.

Работа для граждан ЕАЭС

ЕАЭС — Евразийский экономический союз, в который входят Армения, Беларусь, Казахстан, Киргизия и Россия.

Граждане стран союза могут устроиться на работу в России в облегчённом режиме — получать отдельное разрешение на работу или патент им не нужно.

Трудовую деятельность регулирует Федеральный закон, который разрешает ездить в командировки даже за пределы субъекта. Ограничений по сроку и по специальностям тоже нет.

Миграционный учёт

Если компания обеспечивает иностранца жильём — предоставляет квартиру или иную жилплощадь, оформленную на юридическое лицо, на миграционном учёте сотрудник будет стоять по этому же адресу. Поэтому, когда он вернётся из командировки, работодатель обязан сообщить об этом в орган миграционного учёта МВД в течение семи дней.

В командировке сотрудника также нужно поставить на учёт по новому адресу.

В служебной поездке проще всего поселить сотрудника в отеле — персонал должен будет сам зарегистрировать иностранца в течение одного дня.

Как получить бонусы в отеле, если вы часто ездите в командировки

Аренда жилья для работника за границей

Как оформить аренду жилья за границей для командировочного

Учёт и оплата дополнительных услуг, предлагаемых отелем помимо проживания

Какие услуги отеля можно компенсировать в командировке и как правильно всё оформить

Как все устроено

Расходы на жилье и транспорт в командировках несет компания: билеты на самолет заказывает агентство, гостиницу и трансфер оплачивает принимающий завод. Иногда бывают исключения, когда за гостиницу необходимо заплатить самостоятельно, но в этом случае моя компания компенсирует затраты.

средняя сумма командировочных за границей в сутки

Сотрудникам в командировках выплачивают суточные — это сумма, которую работодатель выделяет на питание. В командировках по России работодатель платит всего 700 Р в сутки, но вот за пределами страны сумма заметно выше — в среднем 62,4 $.

Шаг 1 — Оформление приказа на командировку

Документальное оформление командировки начинается с выпуска приказа. Его можно составить в свободной форме, либо использовать унифицированную форму Т-9. В приказе должны быть отражены следующие сведения:

ФИО сотрудника, его должность и подразделение
Место назначения
Цель поездки
Даты поездки
Порядок компенсации расходов

После выпуска приказа необходимо ознакомить с ним сотрудника под подпись.

Также нужно внести изменения в табель учета рабочего времени, отметив даты поездки как командировку.

Как правильно оформляется командировка за границу?

Как правильно оформляется командировка за границу? Для этого потребуются усилия и администрации компании, и отправляемого за рубеж сотрудника. Подробнее о процедуре оформления командировки читайте в нашем материале.

Какими инструкциями снабдить командированного сотрудника?

До отправки сотрудника в загранкомандировку выдайте ему памятку с рекомендациями о том, как подтвердить те или иные «командировочные расходы». Мы подготовили для вас полезные подсказки:

Читайте также: